Wie kann die Verwaltung von Spesenabrechnungen in Fremdwährungen vereinfacht werden?
Das im Jahre 1795 gegründete französische Unternehmen Vitry Frères spezialisiert sich auf Schneidwaren und Kosmetikprodukte. Heute wird sein Savoir-faire in über 30 Länder, darunter Kanada, Brasilien, USA und Dänemark exportiert.
Diese internationale Präsenz stellt eine Herausforderung für die Teams von Ort dar. Mit etwa 80 Mitarbeitenden, die regelmäßig auf Geschäftsreisen sind, sieht die Verwaltung von Kostenabrechnungen besonders komplex aus: Unterschiedliche Erstattungsvorschriften je nach Land, verschiedene Währungen, zeitraubende Eingaben und häufige Fehler.
Das Unternehmen verwendet Kelio seit 2020 für seine Personalverwaltung und entscheidet sich nun Anfang 2025 dafür, einen Schritt weiterzugehen und das neue Kelio Kostenabrechnungsmodul zu nutzen. Diese Neuerung soll den Verwaltungsaufwand reduzieren, die Eingabe automatisieren, den Genehmigungs-Workflow beschleunigen und die Daten schützen.
Kunde seit
2020
Besonderheiten
Kostenabrechnungen in verschiedenen Fremdwährungen, nach verschiedenen Vorschriften
Beschäftigte
150
Art des Projekts
Kostenabrechnungen
Gespräch mit Cécilia Chouc
Verwaltung der Lohnabrechnung
Die Ausgangslage
Für viele Mitarbeitende stellte die Verwaltung von beruflich veranlassten Ausgaben eine schwere und immer wiederkehrende Belastung dar. Der Ablauf basierte hauptsächlich auf langwierigen manuellen Vorgängen: Aufbewahrung der Papierbelege, gebündelter Versand am Ende der Woche, manuelle Eingabe der Beträge.
Die Kaufleute warteten oft bis Freitag, um alles gebündelt zu erfassen. Man musste sich Zeit nehmen, die Belegdaten eingeben und hoffen, dass man nichts vergisst…
Diese Methode führte zu einer erheblichen Zeitverschwendung sowohl für die Mitarbeitenden vor Ort als auch für das Buchhaltungs- / HR-Team.
Im internationalen Kontext machten die Vielfalt der Profile, die unterschiedlichen Erstattungsregeln je nach geografischen Zonen und die Verwaltung von Fremdwährungen die Genehmigungen noch komplexer.
Problem gelöst
Im Februar 2025 koordinierte Cécilia Chouc den Einsatz des neuen Kostenabrechnungsmoduls von Kelio. Der Ansatz ist pragmatisch und entspricht den tatsächlichen Bedürfnissen der Nutzer: Parametrierung der geografischen Zone, Usability-Tests, Schulungen auf Mobilgeräten.
Ich habe sie direkt auf ihren Mobilgeräten geschult und die Vorgehensweise erklärt: Den Beleg unmittelbar nach der erfolgten Ausgabe fotografieren und alle Aufnahmen am Ende der Woche weiterleiten. Das ändert alles.
Die automatische Datenerkennung, die sofortige Darstellung der Nachweise, der vereinfachte Genehmigungs-Workflow und natives Multiwährungs-Managementmachen den Unterschied.
„Die Tatsache, dass die Manager eine Zeile anklicken und das Bild des Nachweises direkt sehen können, ist eine echte Veränderung. Es ist einfach, klar und intuitiv. “ Dazu berücksichtigt das Modul 7 Fremdwährungen, die von den Teams tagtäglich verwendet werden: Euro, Schweizer Franken, Kandischer Dollar, US-Dollar, Pfund Sterling, Dänische, Schwedische und Norwegische Krone.
Wie die Bearbeitung von Kostenabrechnungen vereinfacht wird?
Mehrere Hundert Kostenabrechnungen jeden Monat zu bearbeiten stellt für Vitry Frères keine Herausforderung mehr dar, sondern einen fließenden Prozess, der optimal in den Alltag der Teams integriert ist.
Die Mitarbeitenden geben ihre Ausgaben nach und nach ein, die Manager genehmigen diese unverzüglich und die Personalverwaltung / Buchhaltung kann sich auf die Integration in die HR-Systeme konzentrieren, ohne zeitraubende Erinnerungen verschicken zu müssen.
Vom Hochladen der Belege bis zur endgültigen Genehmigung ist jeder Schitt fließend und sicher dank intelligenter Blockierungen, die im Kelio Modul integriert sind. Der Ablauf ist klar, schnell und an die Bedingungen vor Ort angepasst.
Durch die wöchentliche Genehmigung können bis zu 2 Stunden Zeit pro Woche gespart werden.
Die Vorteile der Kostenabrechnungssoftware
- Einfache und intuitive Nutzung auf Mobiltelefonen
- Automatische Erkennung der Beträge, der Umsatzsteuer, des Datums
- Natives Multiwährungs-Management
- Erhöhte Sicherheit mit integrierten Schutzfunktionen
- Schnelle Reaktion und Betreuung durch die Teams von Kelio