Personalverwaltungssoftware
Geschützte Aufbewahrung aller Personaldaten Ihrer Mitarbeitenden an einem Ort
Zentralisieren Sie Ihre Personalverwaltung und Ihre HR-Daten: Onboarding, Überwachung der Genehmigungen, Reporting… Verwalten Sie alle Aktualisierungen der persönlichen Daten ganz einfach mit der Kelio Software!
Dematerialisierung und Zentralisierung der Personaldaten Ihrer Mitarbeitenden
Das Modul Personaladministration ist in einer Personalverwaltungssoftware unentbehrlich. Damit können alle Daten und Dokumente Ihrer Mitarbeitenden zentralisiert werden.
Für jeden Mitarbeitenden wird in der HRIS-Software eine digitale Personalakte erstellt. Dieses Personalverwaltungsmodul heißt „HR Core“ und enthält alle Daten Ihrer Mitarbeitenden:
- Persönliche Daten: Adresse, Nummer für den Notfall, Familienstand, ...
- Berufliche Daten: Kontaktdaten, besetzte Stelle, Beschäftigung, zugehörige Abteilung, Fähigkeiten, Ausstattung, …
- Verwaltung der Historie: Vergütung, Prämien, Vorsorgeuntersuchungen, Impfungen, Genehmigungen, …
- Überwachung des Laufbahndaten: Historie der Gespräche, Fortbildungen, …
- Verträge, HR-Dokumente etc.
Mit der Verwaltung der Zugangsrechte in der Software sind die Daten Ihrer Mitarbeitenden geschützt und nur für befugtes Personal zugänglich.
Das Modul Personalverwaltung macht es möglich, die Aktualisierung der Informationen voranzutreiben und zu zentralisieren. Mittels Benachrichtigungen werden Sie über alle in den Dateien der Mitarbeitenden vorgenommenen Änderungen informiert.
FORDERN SIE EINE DEMONSTRATION DER VERWALTUNG VON PERSONALDATEN AN
Automatisieren Sie Ihre Personalverwaltung mit integriertem Mailing und elektronischer Signatur.
Personalverwaltung ohne Mehrwert hat nun ein Ende!
Generieren Sie Ihre HR-Dokumente mühelos und profitieren Sie von der integrierten Direktmailing-Funktion in Kelio.
Erstellung von zahlreichen personalisierten HR-Dokumenten
Egal, ob persönliche bzw. berufliche Daten oder Laufbahnhistorie: Erstellen Sie Ihre Dokumente (Word®-Format) und integrieren Sie die Daten der Mitarbeitenden automatisch aus ihren Personalakten.
Ihre Unterlagen sind aktuell und enthalten die neuesten HR-Daten!
Automatisierung der elektronischen Signatur
Mit einem Klick können Sie Ihre HR-Dokumente zur elektronischen Signatur verschicken. Sie können den Fortschritt und die Rückmeldungen direkt über ein Dashbord in der HRIS-Software von Kelio nachverfolgen. Egal, wie kompliziert Ihre Verwaltung aus sein mag (mehrere Unterschriften, Gegenunterschrift…): Das signierte Dokument wird ohne manuelle Bearbeitung automatisch in Kelio gespeichert.
HR-Prozesse: Aufgabenplanung und Vereinfachung des Onboardings
Die Einstellung, der Austritt oder die Versetzung eines Mitarbeitenden erfordern eine koordinierte Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen im Unternehmen (Personalwesen, Informatik, allgemeine Verwaltung usw.), damit für den Tag X alles bereit ist.
Mit dem Modul zur Verwaltung des Personals und der HR-Prozesse von Kelio planen Sie gemeinsam alle Aufgaben zum Preboarding, Onboarding oder Offboarding und weisen sie bestimmten Personen zu. Jeder Mitarbeitende wird per E-Mail über die ihm anvertrauten Aufgaben benachrichtigt und kann den Fortschritt in seinem HR-Portal Kelio nachverfolgen.
- Machen Sie es Ihren zukünftigen Mitarbeitende möglich, ihre Daten noch vor der Aufnahme der Beschäftigung in Kelio einzugeben (Preboarding)
- Verwalten Sie die Prozesse der Zuweisung eines PCs, der Netzrechte, eines Telefons, eines Dienstwagens oder eines Zutrittsausweises.
- Bereiten Sie den Austritt aus dem Unternehmen, die Dokumente zur Arbeitsmittelrückgabe usw. vor
Überwachung des Fortschritts und der Verwaltung von verschiedenen Aufgaben auf einem Dashboard in Echtzeit. Sie können die betroffenen Mitarbeitenden bei Bedarf erinnern und damit sicher sein, dass Sie nichts vergessen!
Genehmigungen und Vorsorgeuntersuchungen Ihrer Mitarbeitenden: Überwachung der Erneuerungen
Behalten Sie für jeden Mitarbeiter den Überblick über Vorsorgeuntersuchungen, Impfungen oder Akkreditierungen, die für die Ausführung seiner Tätigkeit nötig sind: Fahrerlaubnis, Sicherheit, erste Hilfe usw.
- Erhalten Sie Warnungen und verfolgen Sie die Erneuerungen der Vorsorgeuntersuchungen und Befugnisse Ihrer Mitarbeitenden im Unternehmen
- Planung der Arzttermine oder Befugnisse sowie ihrer Erneuerung mittels praktischer Dashboards von Kelio. Verwaltung Ihres eigenen Befugnisverzeichnisses mit den zugehörigen Gültigkeitszeiträumen und Erneuerungsfristen
- Müheloses Einladen Ihrer Mitarbeitenden zu Gesprächen: Personalisierbare Einladungen per E-Mail, automatische Terminerstellung in ihren Outlook©-Kalendern
- Automatische Erstellung von Abwesenheitsgründen für Vorsorgeuntersuchungen in den Softwaremodulen Zeiterfassung und Planung (optional), um die Abwesenheiten der Mitarbeitenden aufzuzeichnen und zu rechtfertigen.
- Erleichterte Archivierung von Belegen und Historie der Genehmigungen in den Personalakten der Mitarbeitenden
Entlasten Sie Ihre interne Personalverwaltung!
Gewinnen Sie kostbare Zeit mit den kollaborativen Funktionen der Kelio Software:
- Dezentralisieren Sie die Aktualisierung der HR-Informationen, indem Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Mitarbeitende anzusehen und/oder zu ändern
- Erleichtern Sie den Zugriff auf die Verzeichnisse für Personen und nützliche Nummern über PC oder Mobiltelefon
- Bieten Sie Ihren Mitarbeitende einen gesicherten internen Nachrichtendienst über das Kelio Portal.
Kelio wird zu Ihrem treuen Verbündeten zur Vereinfachung der Verwaltung und der internen Kommunikation.
Wie kann ich Kelio Personalverwaltungssoftware in meinem Unternehmen implementieren?
Die Integration der Kelio Personalverwaltungssoftware in Ihr Unternehmen ist ein durchdachter Schritt zur Verbesserung Ihrer HR-Verwaltungsprozesse. Hier sind die Schritte zur erfolgreichen Implementierung:
- Bedarfsanalyse: Beginnen Sie mit einer gründlichen Überprüfung Ihrer HR-Anforderungen und Ziele, um festzustellen, wie Kelio am besten in Ihr Unternehmen passt.
- Planung und Schulung: Entwickelung eines Implementierungsplans, der sicherstellt, dass Ihre Mitarbeitenden ausreichend geschult werden, um das System effektiv zu nutzen.
- Datenmigration: Wir helfen Ihnen bei der sicheren Übertragung Ihrer bestehenden Personalakten in das Kelio-System, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.
- Anpassung: Mithilfe unserer Experten konfigurieren Sie Kelio entsprechend den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens, einschließlich der Einrichtung von Zugangsrechten.
- Testphase: Führen Sie ausführliche Tests durch, um sicherzustellen, dass das System ordnungsgemäß funktioniert und Ihren Erwartungen entspricht.
- Rollout und Schulung: Einführung des Systems im gesamten Unternehmen und Schulung der Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass sie alle Funktionen nutzen können.
- Support und Wartung: Wir bieten Ihnen kontinuierlichen Support und planmäßige Wartung, um sicherzustellen, dass Kelio reibungslos läuft.
Mit dieser klaren Implementierungsstrategie können Sie das volle Potenzial der Kelio Personalverwaltungssoftware in Ihrem Unternehmen nutzen.
Welche Funktionen sind in der Personalverwaltungssoftware enthalten?
Die Kelio Personalverwaltungssoftware überzeugt mit einer breiten Palette an Funktionen, die die HR-Verwaltung optimieren. Neben den bereits erwähnten Vorteilen finden sich folgende Features:
- Einheitliche Datenarchivierung: Kelio ermöglicht die sichere und zentrale Aufbewahrung aller Daten von Mitarbeitenden an einem Ort, wodurch der Zugriff und die Aktualisierung vereinfacht werden.
- Überwachung und Benachrichtigungen: Das System überwacht fortlaufend die Daten von Mitarbeitenden und benachrichtigt Sie über relevante Aktualisierungen und wichtige Fristen, wie Vorsorgeuntersuchungen und Befugnisse.
- Intuitive Benutzeroberfläche: Kelio bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die eine reibungslose Navigation und Nutzung der Software gewährleistet. Mitarbeiter und HR-Verantwortliche können sich leicht zurechtfinden und alle Funktionen problemlos nutzen.
Diese weiteren Funktionen machen Kelio zu einer vielseitigen Lösung, die Ihre HR-Verwaltung auf ein höheres Niveau hebt und die Effizienz Ihrer HR-Prozesse steigert.
Für welche Unternehmen ist die Personalverwaltungssoftware geeignet?
Die Kelio Personalverwaltungssoftware ist vielseitig und eignet sich für Unternehmen jeder Größe und Branche. Kleinunternehmen, Mittelständler und große Konzerne können gleichermaßen von den Funktionen profitieren, die dabei helfen, die HR-Verwaltung zu optimieren. Selbst Branchen mit spezifischen Anforderungen und Unternehmen, die strenge Compliance-Vorschriften erfüllen müssen, finden in Kelio eine passende Lösung zur Effizienzsteigerung ihrer Personalprozesse.
Häufig gestellte Fragen
Welche Daten werden in der Personalverwaltungssoftware von Kelio zentralisiert?
Die Software zentralisiert persönliche Daten wie Adresse, Kontaktnummern, Familienstand, berufliche Informationen wie Kontaktdaten, Stellenbesetzung, Abteilung und Fähigkeiten, und Daten zur Gehaltshistorie, Fortbildungen und Verträge. Auch HR-Dokumente und Verträge werden erfasst.
Wie werden die Daten der Mitarbeitenden geschützt?
Die Zugangsrechte in der Software sind so verwaltet, dass nur befugtes Personal Zugriff auf die Daten hat, wodurch die Sicherheit gewährleistet ist. Zusätzlich benachrichtigt die Software über alle Änderungen in den Personalakten.
Kann ich HR-Dokumente automatisch erstellen?
Ja, die Kelio-Software ermöglicht die einfache und unkomplizierte Erstellung personalisierter HR-Dokumente, indem sie Daten direkt aus den Personalakten integriert. Dies garantiert, dass Ihre Unterlagen stets aktuell sind
Wie vereinfacht die Software HR-Prozesse?
Mit dem Modul zur Verwaltung des Personals und der HR-Prozesse können Sie Aufgaben für Preboarding, Onboarding oder Offboarding planen und Personen zuweisen. Dies erleichtert die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und ermöglicht die Nachverfolgung von Aufgaben in Echtzeit.
Kann die Software Vorsorgeuntersuchungen und Genehmigungen überwachen?
Ja, die Software hilft bei der Überwachung von Vorsorgeuntersuchungen, Impfungen und Genehmigungen, die für die berufliche Tätigkeit Ihrer Mitarbeitenden erforderlich sind. Sie bietet auch Funktionen zur Terminplanung und Erinnerungen für Mitarbeitende.
Welche Vorteile bietet eine Personalverwaltungssoftware?
Eine Personalverwaltungssoftware wie Kelio bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Ihr Unternehmen:
- Zentrale Datenverwaltung: Eine Personalverwaltungssoftware bietet die Möglichkeit, alle Daten Ihrer Mitarbeitenden an einem zentralen Ort sicher aufzubewahren. Dies ermöglicht eine effiziente und übersichtliche Verwaltung der Personalakten.
- Automatisierung von HR-Prozessen: Die Software automatisiert wiederkehrende HR-Aufgaben wie die Erstellung von HR-Dokumenten und die Planung von HR-Prozessen. Dies spart Zeit und reduziert Fehler.
- Überwachung von Vorsorgeuntersuchungen und Genehmigungen: Die Software erleichtert die Überwachung von Gesundheitsuntersuchungen, Impfungen und Genehmigungen der Mitarbeitenden. Fällige Termine werden automatisch benachrichtigt.
- Sicherheit und Zugangsrechte: Mit Hilfe der Software können Zugangsrechte verwaltet werden, um sicherzustellen, dass Daten Ihrer Mitarbeitenden nur für autorisiertes Personal zugänglich sind. Dies gewährleistet den Datenschutz und die Vertraulichkeit der Informationen.
- HR-Reportings und Steuerung: Eine Personalverwaltungssoftware bietet Zugriff auf aussagekräftige HR-Reportings und Grafiken. Dies ermöglicht eine bessere Steuerung und Entscheidungsfindung in der Personalabteilung.
Die Implementierung einer solchen Software erleichtert die Personalverwaltung erheblich, steigert die Effizienz und trägt dazu bei, HR-Prozesse transparenter und sicherer zu gestalten.
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