Zeiterfassung im SaaS-Betrieb – Cloud Computing

Eine SaaS Zeiterfassung ist eine kosteneffiziente, einfache und schnell umsetzbare Lösung zur präzisen Arbeitszeiterfassung der Mitarbeitenden. Die Nutzung ist über eine Internetverbindung rund um die Uhr verfügbar. Dafür ist keine eigene Server-Infrastruktur erforderlich, wodurch der IT-Aufwand entfällt. Betrieb und Wartung wird hier von Kelio übernommen. Zusätzlich gibt es keine hohen Anfangsinvestitionen und es sind monatliche Mietmodelle möglich. So können auch kleine Betriebe, die noch mit Excel-Tabellen arbeiten, leichter umsteigen. Ein weiterer wesentlicher Vorteil sind die flexiblen Buchungsoptionen per Terminal, PC oder Smartphone.

Neben der einfachen Nutzung profitieren Unternehmen auch von einer hohen Ausfallsicherheit und regelmäßigen Updates, die stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. So bleibt das System immer auf dem neuesten Stand – ohne zusätzlichen Aufwand für IT oder HR. Auch wachsende Unternehmen können flexibel skalieren, da die SaaS-Lösung jederzeit um weitere Funktionen erweitert werden kann.

Die SaaS Zeiterfassung von Kelio umfasst eine Vielzahl von wesentlichen Funktionen, die für Mitarbeitende und HR-Verantwortliche erhebliche Vorteile bedeuten. Dazu gehört unter anderem die präzise Arbeitszeiterfassung inklusive einfacher Buchung per Terminal, PC oder Smartphone. Die erhobenen Daten über variable Lohnbestandteile – etwa Überstunden, Zuschläge oder Prämien – werden automatisch berechnet und gegebenenfalls Projekten, Aufträgen oder Kostenstellen zugeordnet.

Neben der Verwaltung von Anwesenheiten ist auch die Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlauben, Arbeitsunfähigkeiten oder Fortbildungen mit vorher festgelegten Genehmigungsprozessen leicht umsetzbar. Weitere Funktionen wie automatisierte Warnmeldungen bei Abweichungen, umfassende Reporting-Tools und die Integration in Lohnabrechnungs- oder ERP-Systeme sorgen für Effizienz und Transparenz. Dies erleichtert die langfristige Personaleinsatzplanung erheblich – alles DSGVO-konform und jederzeit mobil abrufbar.

Ja, die Nutzung der Kelio SaaS Zeiterfassung ist datenschutzkonform. Das Hosting erfolgt in ISO-zertifizierten Tier-III-Rechenzentren mit Datenverschlüsselung und regelmäßigen Backups. Personaldokumente werden DSGVO-konform abgelegt und nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht. Auch rollenbasierte Zugriffsrechte und Protokollierungen aller Aktivitäten sorgen für maximale Sicherheit. So haben nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Daten, während alle Zugriffe nachvollziehbar bleiben. Das Risiko von Manipulationen wird so ausgeschlossen.

Für die Integration einer SaaS Zeiterfassung sind im ersten Schritt die passenden Schnittstellen erforderlich. Die Kelio SaaS Zeiterfassung ist mit über 160 Lohn- und ERP-Systemen kompatibel, wodurch die nahtlose Übertragung von Arbeitszeitdaten zur Effizienzsteigerung und Fehlervermeidung leicht umsetzbar ist. Ergänzend stellt Kelio Schulungen und Weiterbildungen zum Umgang mit der SaaS Zeiterfassung bereit.

Durch diese nahtlose Integration entfällt der Aufwand für doppelte Datenpflege, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Datenqualität erheblich verbessert. So können Lohnabrechnungen, Projektmanagement und Personaleinsatzplanung auf einer konsistenten Datenbasis arbeiten.

Ja, die Kelio SaaS Zeiterfassung ist auch für kleine Betriebe und Unternehmen geeignet. Die Implementierung erfolgt schnell, ist mit monatlichen Mietmodellen ohne hohe Anfangsinvestitionen kosteneffizient und bedeutet keinen zusätzlichen Aufwand für HR-Verantwortliche. Auch eine eigene Server-Infrastruktur wird nicht benötigt. Für einen reibungslosen Betrieb übernimmt Kelio Support und Updates.

Dank des modularen Aufbaus können kleine Betriebe nur die Funktionen wählen, die sie wirklich benötigen. Die Funktionen können bei Bedarf flexibel erweitert werden. So passt sich die Lösung den wachsenden Anforderungen an, ohne den betrieblichen Alltag zu überfrachten.

Ja, der Kelio Employee Self-Service ist mobil per Smartphone, Tablet oder Terminal nutzbar. Die standortunabhängige Zeiterfassung ist so ideal für Außendienst oder Homeoffice, da die Buchungen in Echtzeit an das übergeordnete System übertragen werden. Genauso können Mitarbeitende ihre Zeiten mobil in Echtzeit einsehen und verwalten. Das sorgt nicht nur für aktuelle Daten, sondern erleichtert auch die Abstimmung im Team. Selbst kurzfristige Änderungen oder Korrekturen können ortsunabhängig vorgenommen werden – effizient und flexibel, egal wo gearbeitet wird.