Urlaubsverwaltung: Vereinfachen Sie Ihr Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement mit Kelio
Eine einfache Verwaltung der Urlaube und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden mit der Kelio-Lösung.
Das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement ist eine komplexe Tätigkeit für Personalabteilungen und Personalmanager. Kontrolle und Validierung der Urlaubsansprüche, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Erstellung einer darauf abgestimmten Sozialversicherungserklärung sowie Gehaltsabrechnung sind zeitaufwändige Aufgaben.
So erfassen Sie Urlaubs- und Abwesenheitszeiten von Mitarbeitenden einfach und effizient
Krankheit, Arbeitsunfall, Berufskrankheit, Mutterschaft, Dienstgang vor Ort, externer Dienstgang, Abwesenheit aus familiären Gründen, Vorsorgeuntersuchung usw. – An Abwesenheitsgründen fehlt es im Unternehmen nicht und für jeden Mitarbeitenden ist eine konsequente Erfassung unverzichtbar.
Abrechnung nach Stunden, Arbeits-, Werk- oder Kalendertagen, Befristung, Rückkehrbedingungen, Belege: Jede Art von Abwesenheit verlangt nach besonderer Kontrolle und Übersicht.
Kelio-Software passt sich allen Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen von Unternehmen jeglicher Art und Niederlassung an. Dadurch können Abwesenheiten genau erfasst und sicher berechnet werden.
Ihre Abwesenheitsdaten sind so zuverlässiger und können optimaler in der Gehaltsabrechnung und im Rahmen Ihrer Sozialversicherungs- und Steuererklärungen berücksichtigt werden.
Automatisieren Sie den Urlaubs- und Abwesenheitsantragsprozess
Mithilfe der Kelio-Software kann eine Lösung zur dezentralen Erfassung von Urlaubsanträgen implementiert werden, die folgende Funktionen bietet:
- Berücksichtigung der individuellen Wünsche von Mitarbeitenden
- Verwaltung von Genehmigungsworkflows
- Berücksichtigung von behördlichen und unternehmensinternen Kontrollen
- Transparenz hinsichtlich sämtlicher Ergebnisse und Einflussfaktoren in den Planungen.
Mitarbeitenden und Manager werden so stärker eingebunden und die Personalabteilung wird von der zeitintensiven Aufgabe befreit, Daten erneut eingeben zu müssen, was eine potenzielle Fehlerquelle darstellt.
Mitarbeitenden bietet die Schnittstelle die Möglichkeit:
- Anfragen online vom eigenen Arbeitsposten, Smartphone oder den Touch-Terminals aus einzureichen
- vor dem Einreichen eines Antrags, die Resturlaubstage abzufragen
- eine Übersicht über die abwesenden Kollegen in ihrer Abteilung oder Projektgruppe zu erhalten
- automatisch über den Fortschritt ihres Antrags benachrichtigt zu werden
Managern bietet die Anwendung folgende Funktionen:
- eine Übersicht über die Abwesenheitsanträge ihrer Teams sowie die Möglichkeit, die Anträge zu verarbeiten
- die Einsicht in die Urlaubsplanung ihres Teams und die Fehlzeitenquote
- die gerechte Behandlung von Abwesenheitsanträgen entsprechend den Zielvorgaben in ihren Planungen
- im Falle einer unerwarteten Abwesenheit informiert zu sein, um angemessen reagieren zu können
Kontaktieren Sie uns für die Digitalisierung Ihrer Urlaubsanträge
Personalisierung der Genehmigungsworkflows
Die Leistungsfähigkeit eines guten Urlaubsverwaltungssystems hängt von der Personalisierung der Genehmigungsverfahren ab. Mit Kelio haben Sie die Möglichkeit:
- eine oder mehrere hierarchische Genehmigungsebenen nacheinander oder gleichzeitig zu verwalten
- verschiedene Genehmigungsverfahren je nach Abwesenheitsgründen zu verwalten
- im Falle einer Abwesenheit manuell oder automatisch Ersatzpersonen für das Genehmigungsverfahren zu ernennen, um dieses nicht zu behindern
- Genehmigungen einzeln oder gruppiert vorzunehmen
Erstellen Sie in Echtzeit eine digitale Übersicht über Ihre Urlaubstage und das Abwesenheitsmanagement
Mithilfe von Kelio erhalten Manager eine Echtzeit-Übersicht über die gesamte Abwesenheitsplanung und über ihre Rechte.
Durch die perfekte Integration in Ihr Informationssystem bietet die Software Ihnen die Möglichkeit, alle Urlaubs- und Abwesenheitsereignisse mit Ihren Kalendern wie Microsoft Outlook®, Google Kalender® und Lotus Notes® zu synchronisieren. Die ideale Lösung, damit Ihre gemeinsam benutzten Kalender die Verfügbarkeiten jedes Mitarbeitenden in Echtzeit berücksichtigen.
Eine Synchronisierung ist ebenfalls mit dem Modul Personalplanungs-Software möglich. Die verschiedenen gültigen, auf Bestätigung oder Löschung wartenden Urlaubsanträge werden in Ihrer Planungsübersicht grafisch dargestellt. So können Sie die Zahl der abwesenden Mitarbeitenden nach Tag, Grund und bei Bedarf nach Arbeitsposten anzeigen, um Ihren Personalstand in Echtzeit anzupassen.
Exportieren Sie Ihre Daten direkt in die Lohnabrechnung
Mit der Kelio-Software, die mit über 160 Lohnabrechnungsprogrammen kompatibel ist, lässt sich die Eingabe von Abwesenheitsereignissen automatisieren – ohne erneute Eingabe und ohne Fehlerrisiko – um Lohnabrechnungen zu erstellen und sozialrechtliche und administrative Abgabeerklärungen zu synchronisieren. Kelio verfügt über Berichtsfunktionen, mit denen zum Zwecke der strategischen Entscheidungsfindung einzelne und kollektive Urlaubsstatistiken erstellt werden können.
Die Erstellung von Berichten über die Verteilung der Urlaubstage je nach Grund, Mitarbeitenden oder Abteilung war noch nie so einfach.
Verwaltung der Dienstgänge
Wenn ein Mitarbeitender die Geschäftsräume des Unternehmens im Rahmen eines externen Dienstgangs verlässt, sollte die Abwesenheit aufgezeichnet werden, jedoch ohne Abzug von der Arbeitszeit. Weiterhin leisten die Mitglieder des Personalrats Arbeitsstunden, die ermittelt und gezählt werden sollen, ohne dass diese jedoch als Abwesenheit im Unternehmen gelten. Die Kelio-Lösung bietet verschiedene Möglichkeiten, um diese Fälle zu reglementieren.
Die Mitarbeitenden können ihren eigenen Intranet-Bereich nutzen, um ihre Dienstgänge anzugeben. Alternativ können sie diese bequem direkt an den im Unternehmen verfügbaren Touch-Terminals buchen. Diese Systeme haben eine begleitende Funktion für die Mitarbeitenden und informieren diese genau über ihre Salden und Rechte. Mithilfe dieser Systeme kann das Unternehmen garantieren, dass alles im rechtlichen Rahmen liegt. Dies gilt insbesondere dann, wenn das Unternehmen für die Vorfälle haftbar gemacht wird, die sich während der Dienstgänge ereignen.
Intuitive Benutzeroberfläche
Die Lösung von Kelio ist einfach zu installieren und zu verwenden. Darüber hinaus können Sie diese Software problemlos mit anderen Modulen integrieren, die für die Urlaubsplanung oder die Abrechnung von Abwesenheitstagen und Gehältern erforderlich sind.
Mit Kelio können Sie schnell und einfach nahezu jeden Bericht erstellen und alle Daten abrufen, die Sie zur Zeiterfassung benötigen, wodurch Sie effektivere Entscheidungen treffen können.
Für den Einstieg ist keine spezielle Schulung Ihrer Mitarbeitenden erforderlich. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche kann jeder die Arbeit mit Kelio in wenigen Minuten meistern.
Schnelle Implementierung
Die Kelio-Software kann problemlos mit anderen Programmen zusammenarbeiten. Ein Beispiel dafür ist die Möglichkeit, mithilfe einer Schnittstelle Daten aus Kelio direkt in Ihre Abrechnungssoftware zu übertragen.
Dank unserer Schnittstellen und der Verwendung von Webservices ist auch die Integration mit anderen ERP-, MES- oder CRM-Systemen möglich.
Eine praktische Anwendung ist die Verbindung Ihres Kelio-Abwesenheitskalenders mit Ihrem Outlook®, Google Kalender® oder Lotus Notes®. Auf diese Weise können Sie direkt in Outlook sehen, ob Ihr Kollege an einem bestimmten Tag im Urlaub ist, ohne Kelio öffnen zu müssen.
Diese flexible Anpassungsfähigkeit ermöglicht es, die Software den Anforderungen von Unternehmen jeder Größe und Branche anzupassen. Die Verwaltung von Urlauben und die Zeiterfassung werden durch Kelio erheblich vereinfacht.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Urlaubsverwaltung und warum ist sie wichtig für Unternehmen?
Der Urlaubsplan dient der Erfassung und Systematisierung der Abwesenheit der Mitarbeitenden Ihrer Firma. Abgedeckt sind Urlaubstage sowie krankheitsbedingte und andere Abwesenheiten.
Die Erfassung der Zeit, die Mitarbeitende außerhalb des Betriebs verbringen, ist ein wichtiger Aspekt in jedem Unternehmen. Dies betrifft nicht nur das Gehalt, sondern auch einige rechtliche Aspekte, wie z. B. Sozialversicherung und Steuererklärungen. Eine Zeiterfassung ist auch dann notwendig, wenn der Arbeitgeber für bestimmte Situationen haftet.
Eine praktische Software hilft Ihnen außerdem dabei, den Überblick über die Abwesenheiten aller Ihrer Mitarbeitenden zu behalten und Doppelarbeit innerhalb von Teams zu vermeiden. Eine effektive Urlaubsmanagementlösung wie Kelio kann Ihnen helfen, den Papierkram Ihres Unternehmens besser zu organisieren und die Arbeit Ihrer Personalabteilung zu vereinfachen.
Welche Funktionen sind in einer modernen Urlaubsverwaltung unerlässlich?
Kelio bietet viele nützliche Funktionen. Die wichtigsten, die für eine effektive Urlaubsplanung unverzichtbar sind, sind die folgenden:
- Abwesenheitsanfragen
- Verwaltung der Dienstgänge
- Integration mit dem Teamkalender
- Verwaltung der Genehmigungsworkflows
- Einrichten einer Vertretung
- Plattformübergreifende und benutzerfreundliche Oberfläche
- Datensicherheit
Ist Urlaubsplanung Pflicht?
Nach § 7 Abs. 1 Bundesurlaubsgesetz muss der Arbeitgeber bei der Urlaubsplanung die Wünsche der Arbeitnehmer berücksichtigen. Der jedem Arbeitnehmer in einem Kalenderjahr zur Verfügung stehende Urlaub muss grundsätzlich in diesem Jahr genommen werden. Auch hierfür muss der Arbeitgeber sorgen.
Kann die Kelio Urlaubsverwaltung mit anderen HR-Softwarelösungen integriert werden?
Die Lösung von Kelio lässt sich problemlos in andere Tools integrieren, sodass Sie die Zusammenarbeit Ihrer Personalabteilung mit anderen Abteilungen bestmöglich optimieren können.
Wie werden Fehlzeiten in der Kelio Urlaubsverwaltung erfasst und verwaltet?
Sie können die Plattform entsprechend Ihren Wünschen oder Anforderungen anpassen. Die Zeiterfassung kann nach Stunden, Arbeits-, Geschäfts- oder Kalendertagen, Rückkehrbedingungen oder Befristungen erfolgen. Jede Art von Abwesenheit kann mit den entsprechenden Bedingungen zur Lohnberechnung und Abrechnung der Urlaubstage im Programm erfasst werden.
Die Lösung passt sich allen Arbeitsverträgen aller Arten von Unternehmen und Institutionen an. Dadurch können Abwesenheiten genau und fehlerfrei erfasst werden.
Wie funktioniert die Integration der Kelio Urlaubsverwaltung mit Kalendersystemen wie Google Kalender oder Outlook?
Mit nur wenigen Klicks können Sie Ihre Apps mit Kelio verbinden. Sie müssen hierfür keinen separaten Spezialisten beauftragen. Über die intuitive Benutzeroberfläche können Sie alle Ihre vorhandenen Daten synchronisieren und aktualisieren und gleichzeitig eine Verbindung zu den gängigsten Anwendungen wie Google Kalender und Outlook herstellen.
Umfang und Funktionalität von Kelio können je nach Bedarf erweitert werden.
Wie richte ich rollenbasierte Zugriffsrechte in der Kelio Urlaubsverwaltung ein?
Sie möchten unberechtigte Zugriffe oder Manipulationen durch Mitarbeitende vermeiden? Mit Kelio können Sie ganz einfach Zugangsebenen einrichten. In den Softwareeinstellungen gibt es einen entsprechenden Bereich, der es Ihnen ermöglicht, Ihren Mitarbeitenden Rollen zuzuweisen.
Auf diese Weise kann jeder nur die Daten eingeben/ändern/anzeigen, für die er die Erlaubnis bzw. Unternehmensbefugnis hat.
Unterstützt die Kelio Urlaubsverwaltung mehrere Sprachen für internationale Teams?
Für die internationale Interaktion ist die Kelio-Software in mehreren Sprachen nutzbar. Kontaktieren Sie den Support, um mehr zu erfahren. Die Liste der Sprachen wird ständig aktualisiert.
Darüber hinaus ermöglicht Ihnen Kelio die Verwaltung mehrerer Kalender je nach Land, Religion oder anderen Anforderungen.
Warum Kelio für meine Urlaubsverwaltung wählen?
Dabei handelt es sich um eine praktische Software, mit der man die Arbeit der Personalabteilung automatisieren kann. Mit Kelio können Sie nicht nur den Urlaub jedes einzelnen Angestellten planen, sondern auch den gesamten Prozess der Abwesenheitsabrechnung optimieren.
Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
- Dezentralisierung der Urlaubsanträge
- Abfrage der voraussichtlichen Urlaubssalden
- Automatische Berechnung der Urlaubsansprüche
- Genehmigung einzelner oder gruppierter Anträge durch die Manager
- Gesamtübersicht in Echtzeit über die Abwesenheiten in einer Abteilung
- Vereinfachte Verwaltung der Genehmigungsworkflows
- Vereinfachte Übertragung von Abwesenheitsdaten an die Lohnabrechnung und an sozialrechtliche und administrative Abgabeerklärungen
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