Zeiterfassungssoftware, der schon über 1.000 Unternehmen vertrauen
Erleichtern Sie die Verwaltung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter und gewährleisten Sie die Einhaltung von Vorschriften mit der Kelio Zeiterfassungssoftware!
Minimierung rechtlicher Risiken, Automatisierung von Prozessen, Aufrechterhaltung eines gesunden Arbeitsklimas und Ressourcenoptimierung: Die Verwaltung von Anwesenheitszeiten stellt für Personalabteilungen heute eine größere Herausforderung dar als je zuvor.
Verwalten Sie die Arbeitszeiten mit einer umfassenden Zeiterfassungssoftware
Vereinfachen Sie die Verwaltung der Arbeitszeiten Ihrer gesamten Belegschaft mit Ihrer Workforce Management Software (WFM), und zwar unabhängig davon, wie Ihre Arbeitsabläufe organisiert sind.
- Verwaltung aller Arbeitszeitmodelle: wöchentlich, flexibel, Schichtarbeit oder zyklische Arbeitszeiten, Jahresplanung der Arbeitszeiten, Tagessätze usw.
- Verwaltung aller Arten von Arbeitsverträgen: unbefristet, befristet, Teilzeit, Leiharbeit, etc.
- Berücksichtigung der verschiedenen Betriebsvereinbarungen, Branchen, Tarifverträge, Organisationsstrukturen (Unternehmen, Verwaltung, Verein...) und Unternehmenskategorien (KU bis GU).
- Erfassung der tatsächlichen und geplanten Arbeitszeiten in Echtzeit.
- Arbeitszeiterfassung für mehrere Unternehmen, mehrere Standorte und mehrere Tarifverträge.
Wie lässt sich die Erfassung der Arbeitszeiten vereinfachen?
Zentrales Erfassen der Arbeitszeiten unter Ihrer Leitung mit einer Zeiterfassungssoftware.
- Buchung über Stempeluhr, Computer oder Smartphone, unabhängig davon, ob der Mitarbeiter vor Ort ist oder mobil arbeitet (Telearbeit, Außendienst usw.)
- Verwaltung von Tagessätzen durch Anwesenheitsmeldung und Erfassung von Ruhezeiten über das Terminal Kelio Visio oder über ihr HR-Portal von Ihrem Smartphone oder PC aus.
- Nachtrag der Anwesenheit in Stunden oder als Gesamtdauer.
- Erfassung der Stunden gemäß der vertraglich vereinbarten Sollzeit (keine Buchung durch Mitarbeiter).
- Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten (kompletter Prozess vom dem Antrag des Mitarbeiters bis zur Genehmigung).
- Verwaltung von Ruhezeiten und Pausenzeiten.
- Analytische Erfassung der Arbeitszeiten.
Wenn wir alle Teilzeitoptionen und die möglichen Abwesenheitstage berücksichtigen, müssen wir eine Menge Daten programmieren. Kelio erleichtert uns wirklich das tägliche HR-Management!
Sorgen Sie für die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze
Durch den Einsatz eines Systems zur Erfassung der Arbeitszeiten lassen sich eventuelle Konflikte bei der Einhaltung der geltenden Arbeitszeitgesetze besser kontrollieren.
- Automatische Berechnung der veränderlichen Lohnkomponenten: Überstunden, Sonderstunden (Sonntage, Feiertage usw.), Prämien.
- Verbuchung und Berücksichtigung der verschiedenen Arten von Urlaub und Abwesenheiten: bezahlter Urlaub, Krankheit, Ausbildung usw.
- Überwachung der verschiedenen Ist- und Soll-Konten: Arbeitsstunden, Anwesenheitszeiten, Ruhezeiten, Pausenzeiten, Überstunden, Nachtstunden, Sonntagsarbeit, Prämien, Jahresarbeitszeiten, etc.,
- Meldung von Abweichungen und Warnungen (Verspätungen, Nichteinhaltung der Pausenzeiten, Überschreitung der gesetzlichen Arbeitszeit, Überstunden usw.) in Echtzeit.
- Verwaltung beruflicher Vorsorgekonten.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die erforderlichen Unterlagen für die Arbeitszeitberechnung zu erstellen. Andernfalls drohen dem Arbeitgeber und den Mitarbeitern im Falle eines Rechtsstreits hohe Bußgelder, die vom Arbeitsgericht festgelegt werden.
Zuverlässige Erstellung der Lohnabrechnung mit einer Zeiterfassungssoftware
Mit einer Zeiterfassungssoftware gehören zeitraubende und fehleranfällige manuelle Eingaben der Vergangenheit an. Lohnabrechnungen lassen sich zuverlässiger und schneller erstellen.
- Kontrolle der Lohnvariablen vor dem Export durch Berichte und Ausdrucke (Standard oder benutzerdefiniert).
- Automatische Berechnung und Übertragung von variablen Arbeitszeitdaten wie Kumulierungen, Abwesenheiten, Sonderstunden, Überstunden, Prämien usw. an Ihre Lohn- und Gehaltssoftware.
- Kompatibel mit einer Vielzahl an Lohnprogrammen: Datev®, Sage®, ADP®, SAP®...
Durch die Verknüpfung mit der Lohnabrechnungssoftware wird das Fehlerrisiko bei der Verarbeitung der Variablen am Monatsende deutlich verringert. Die Angaben sind festgelegt, wir müssen sie nicht erneut verarbeiten und es ist daher sicherer und zuverlässiger.
Die Vorteile der Erfassung von Arbeitszeiten nach Profilen
Personalabteilung
- Digitalisieren Sie wiederkehrende Aufgaben und Bestätigungsprozesse.
- Sichere Dezentralisierung der Arbeitszeitenübersicht
- Vereinfachen und optimieren Sie die Lohnabrechnung durch die Übertragung der variablen Lohnkomponenten.
Manager
- Sorgen Sie für eine gerechtere Arbeitsverteilung.
- Erkennen Sie den Bedarf an Ressourcen und optimieren Sie die Produktivität durch einen umfassenden und analytischen Überblick über die Tätigkeiten.
Mitarbeiter
- Rufen Sie Ihre Konten, Buchungen, Abwesenheitsanträge usw. eigenständig über das HR-Portal ab.
- Transparenz bei der Erfassung der Arbeitszeiten.
Warum Kelio für meine Verwaltung der Arbeitszeiten wählen?
- Genaue Überwachung der geleisteten Arbeitszeit
- Einhaltung der Gesetzgebung
- Datenschutz (DSGVO)
- Buchungen über Terminal, Smartphone oder Computer
- Verwaltung der Tagessätze für Führungskräfte
- Kompatibel mit mehr als 160 Lohnprogrammen und ERP-Systemen
- Erhältlich für mobile Endgeräte
Häufig gestellte Fragen
Welche Vorteile bietet eine digitale Zeiterfassungssoftware?
Eine digitale Zeiterfassungssoftware stellt nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben durch regelmäßige Updates gemäß aktueller Gesetzeslage sicher, vVielmehr wird der administrative Aufwand für HR-Verantwortliche und Mitarbeitende erheblich reduziert. Mit einer digitalen Zeiterfassungssoftware können Arbeitszeiten ortsunabhängig per PC, Smartphone, Tablet oder Stempeluhr erfasst werden, während alle Arbeitszeitdaten zentral und in Echtzeit gespeichert werden.
Gleichzeitig werden variable Lohnbestandteile automatisch berechnet und an das Tool zur Lohnabrechnung übertragen. Das Risiko von Fehlern und Manipulationen sinkt deutlich, während die Effizienz für HR-Verantwortliche und Mitarbeitende spürbar steigt. Zusätzlich ermöglichen umfangreiche Analysefunktionen die fortlaufende Optimierung von Personalprozessen.
Mit der digitalen Zeiterfassungssoftware von Kelio erfassen Mitarbeitende ihre Zeiten direkt vor Ort – einfach, transparent und ohne zusätzlichen Aufwand. So bleibt die Dokumentation jederzeit aktuell und nachvollziehbar – für alle Beteiligten.
Ist die Zeiterfassungssoftware von Kelio mit anderen HR-Systemen kompatibel?
Insbesondere die Flexibilität, die Software nahtlos in bestehende Systeme zu integrieren, zeichnet die Kelio Zeiterfassungssoftware aus. Die Software ist kompatibel mit mehr als 160 Lohnprogrammen und ERP-Systemen. Diese zahlreichen Integrationsmöglichkeiten erleichtern die Implementierung erheblich, senken das Fehler- und Manipulationsrisiko und beschleunigen HR-Prozesse nachhaltig.
Wie funktioniert eine Online-Zeiterfassungssoftware im Homeoffice?
Dank Online-Zeiterfassungssoftware können auch Mitarbeitende im Homeoffice ihre Arbeitszeit unkompliziert und einfach erfassen - ohne, dass Arbeitgebende den Überblick verlieren. Mittels digitaler Stempeluhr wird die Arbeitszeit genau erfasst und variable Lohnbestandteile automatisiert berechnet. Automatische Benachrichtigungen z.B. bei Überschreitung der Maximalarbeitszeit gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben auch im Homeoffice.
Was unterscheidet Kelio von anderen Zeiterfassungslösungen?
Die Kelio Zeiterfassungssoftware zeichnet sich insbesondere durch ihre hohe Flexibilität aus. Von Kleinbetrieben über Mittelstände bis hin zu internationalen Konzernen - die modulare und skalierbare Struktur der Kelio Software bietet maßgeschneiderte Lösungen, die exakt zur Unternehmensgröße und zu den individuellen Anforderungen passen.
Erfüllt die Zeiterfassungssoftware alle gesetzlichen Anforderungen in Deutschland?
Ja, die Kelio Zeiterfassungssoftware erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen in Deutschland. Fortlaufende Updates gewährleisten die Aktualität der gesetzlichen Vorgaben. Zusätzlich können in der Kelio Zeiterfassungssoftware tarifliche oder arbeitsvertragliche Bedingungen abgebildet werden.
Ist die Zeiterfassungssoftware auch für kleine Unternehmen geeignet?
Durch ihren modularen Aufbau lässt sich die Kelio Zeiterfassungssoftware flexibel an jede Unternehmensgröße anpassen – vom kleinen Betrieb bis zum großen Unternehmen. Funktionen und Module werden je nach Bedarf kombiniert, sodass eine maßgeschneiderte Lösung entsteht. Dabei können Betriebe zwischen einer On-Premise- und Cloud-Variante wählen. Besonders für kleinere Unternehmen ohne eigene Server-Infrastruktur bietet die Cloud-Lösung eine kosteneffiziente Alternative.
Welche Funktionen sollte eine moderne Zeiterfassungssoftware mitbringen?
Wesentlich für eine moderne Zeiterfassungssoftware ist die Abbildung jeglicher Arbeitszeitmodelle – ob flexibel, klassisch, remote oder vor Ort. Dafür ist auch die Verwaltung verschiedener Vertragsarten (z.B. unbefristet, befristet, Teilzeit oder Leiharbeit) unter automatischer Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben erforderlich.
Eine weitere wesentliche Funktion einer modernen Zeiterfassungssoftware ist die Erfassung von Arbeitszeiten in Echtzeit kombiniert mit der automatischen Berechnung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit, Pausen und Überstunden. Für die erhebliche Effizienzsteigerung sollte ein modernes System zur Zeiterfassung die Arbeitszeitdaten automatisch an die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungssystem übertragen. Dies erfordert Schnittstellen, die eine solche Integration ermöglichen.
Auch die Verwaltung von Abwesenheiten – etwa für Urlaube - ist eine wichtige Funktion, die HR-Prozesse verbessert.
Weitere Funktionen sind unter anderem:
- Analysetools für einen umfassenden Überblick über Ressourcen, Tätigkeiten und Produktivität
- Self-Service für Mitarbeitende, um das HR zu entlasten
Die Kelio Zeiterfassungssoftware vereint all diese Funktionen – flexibel anpassbar an die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens.
Wie sicher sind die Daten bei einer digitalen Zeiterfassung?
Bei der digitalen Zeiterfassungslösung von Kelio gibt es eine Vielzahl von Maßnahmen, die die Sicherheit der Daten gewährleisten. Hier ist Datenschutz direkt in die Systemarchitektur integriert. Die erhobenen Daten werden auf ISO 27001 zertifizierten Servern gesichert und nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt, während redundante Backups vermieden werden. Zusätzlich begrenzen individuell einstellbare Rollen und Berechtigungen den Zugriff auf sensible Daten. So haben zum Beispiel Mitarbeitende lediglich Leserechte für ihre eigenen Daten. Für die lückenlose Nachvollziehbarkeit werden alle Aktivitäten innerhalb der Zeiterfassung protokolliert. Regelmäßige Sicherheitsaudits und Firewalls in Kombination mit Zugriffsschutz sorgen für die umfassende IT-Sicherheit.
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