Onboarding Software

 

Was ist ein Onboarding-Prozess?

Onboarding kann als Integration übersetzt werden (oder „an Bord gehen“) und ist der Empfangs- und Betreuungsprozess von neuen Angestellten, der darauf abzielt, ihnen das Ankommen im Unternehmen zu erleichtern.

Der Onboarding-Prozess zielt darauf ab:

• Die neuen Mitarbeiter mit ihrer neuen Arbeitsumgebung vertraut zu machen: Entdeckungsparcours zum Kennenlernen des Unternehmens, seiner Werte, seiner Missionen, seiner internen Verfahrensweisen… und über ihre Position, Rolle und Verantwortung in der Organisation zu informieren
• Eine gute Integration des Mitarbeiters in seinem Team zu garantieren, um die individuelle und gemeinsame Arbeit zu erleichtern
• Erforderliche Arbeitswerkzeuge und Informationen zu liefern, die zur Ausführung seiner Missionen nötig sind: PC, Zugangsausweis zum Unternehmen, persönliche Schutzausrüstung, interne Dokumentation usw.
• Eine effiziente Übernahme des Arbeitspostens mit einer schnellen Steigerung der Kompetenz mittels Gespräche und im Voraus geteilter Dokumente zu garantieren
• Die Eindrücke des Mitarbeiters über das Onboarding-Feedback nach seinem Eintreffen und/oder Gesprächen am Ende der Probezeit zu protokollieren, um den Onboarding-Prozess kontinuierlich zu verbessern.

Das Onboarding ist eine wichtige Phase, die eine wesentliche Rolle bei der Aufrechterhaltung der Mitarbeitermotivation, der Bindung der Talente und damit der Reduzierung von Personalfluktuation spielt.

Mit Kelio Software bieten Sie Ihren neuen Mitarbeitern eine einwandfreie und personalisierte Integrationserfahrung, und das noch vor ihrem Eintreffen im Unternehmen! Vereinfachen Sie Ihre Onboarding-Prozesse und koordinieren Sie mühelos alle Beteiligten bei der Integration Ihrer neuen Mitarbeiter!

Preboarding: Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Integration

Das Preboarding stellt eine wesentliche Etappe im Onboarding-Prozess dar. Es handelt sich um eine Phase, die sofort nach der Einstellungszusage und noch vor dem Eintreffen der neuen Mitarbeiter im Unternehmen stattfindet.

Diese Phase vor dem Onboarding kann mehr oder weniger lang sein und sieht verschiedene Austausche sowohl auf der Verwaltungsebene als auch im Zusammenhang mit den Themen der Integration vor. Es geht hier darum, die Motivation des Mitarbeiters bis zu seinem Eintreffen im Unternehmen aufrechtzuerhalten.

Dafür bietet die HRIS-Software Kelio eine umfassende Preboarding-Lösung. Nach dem Erhalt der Login-Daten haben die neuen Mitarbeiter die Möglichkeit, sich im Kelio Mitarbeiterportal einzuloggen und können:

• Ihre persönlichen Daten direkt in ihre Kelio Mitarbeiterdatei eingeben und bestimmte administrative Dokumente einreichen
• Ihren Arbeitsvertrag, die Unternehmenscharta und alle anderen HR-Dokumente vervollständigen und via elektronische Signatur unterschreiben
• Ihre neue Arbeitsumgebung mit den personalisierbaren Farben des Unternehmens noch vor ihrem Eintreffen im Unternehmen kennenlernen und Informationen abrufen (Begrüßungsbroschüre, letzte Neuigkeiten usw.)
• Mit den künftigen Kollegen und Manager mittels integrierter Nachrichtenfunktion interagieren
• Alle wichtigen Informationen für den ersten Arbeitstag erhalten: Anfahrtsskizze, Fortbildungsplanung,…

Diese gesamten dezentralisierten Funktionen vereinfachen die Verwaltungsaufgaben der Personalabteilung und machen es möglich, die neuen Mitarbeiter in den Integrierungsprozess einzubinden, wobei sie ihr künftiges Leben im Unternehmen schrittweise entdecken.

Die Preboarding-Etappe wird oft vernachlässigt. Sie spielt jedoch eine entscheidende Rolle bei der Konsolidierung der laufenden Einstellungen und bei der Hervorhebung des Unternehmensimage.

Wie gestaltet man einen HR Onboarding-Prozess? Vereinfachen Sie die Verwaltung der Aufgaben zur Integration

Die Onboarding-Software Kelio ermöglicht eine automatisierte und erleichterte Verwaltung von Aufgaben zur Integration der neuen Mitarbeiter in Unternehmen.

Als HR-Manager können Sie die auszuführenden Aufgaben auflisten, um das Eintreffen der neuen Mitarbeiter vorzubereiten, und die betroffenen Mitarbeiter bzw. Abteilungen (Informatikabteilung, direkter Manager usw.) in der Kelio Lösung bestimmen.

Diese Checklisten können entsprechend der spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens personalisiert werden und beinhalten zum Beispiel:

• Verfassen und Signieren der HR-Vertragsdokumente
• Konfiguration eines PCs oder eines Zugangsausweises
• Zurverfügungstellung von Arbeitswerkzeugen: Individuelle Schutzausrüstung des Mitarbeiters, Smartphone, Dienstwagen usw.
• Vorbereitung des Welcome Package
• Programmierung von obligatorischen Terminen: Vorsorgeuntersuchungen, Fortbildung zu Sicherheitsprozessen im Unternehmen usw.

Geben Sie eine Frist für die Bearbeitung dieser Aktionen an und verlangen Sie das Ausfüllen der Pflichtfelder oder das Hochladen von Dokumenten.

Erstellen Sie Aufgabenabfolgen: Die Zuweisung einer Aufgabe kann von der Ausführung einer vorausgehenden Aktion abhängen.

Als HR-Manager können Sie die Ausführung der Aktionen des Onboarding-Prozesses in Echtzeit auf Ihrem Dashboard nachverfolgen und bei Verspätung benachrichtigt werden. Die Kelio Lösung hilft zu überprüfen, dass jede Aufgabe innerhalb der vorgegebenen Frist von Ihren Mitarbeitern ausgeführt wurde. Mit Kelio Software werden Fehler und Verspätungen während Ihres Onboarding-Prozesses verringert!

Es ist nicht mehr nötig, den Onboarding-Prozess bei jeder Neueinstellung neu zu erfinden! Die Kelio Software wendet Ihre im Voraus festgelegten und personalisierten Prozesse je nach Mitarbeiterkategorie an!

Offboarding, Reboarding…: Warum sollte man langfristig an seinem Onboarding arbeiten?

Mit personalisierbaren Funktionen ist es mit der Kelio Software möglich, die Bearbeitung der internen HR-Prozesse nach dem gleichen Prinzip wie das Onboarding zu vereinfachen. Auf diese Weise zentralisieren und automatisieren Sie die Verwaltung der HR-Prozesse wie:

• Reboarding: Erleichtern Sie den Wiedereinstieg eines Mitarbeiters nach längerer Abwesenheit (lange Krankheit, Mutterschaftsurlaub oder Sabbatical, Rückkehr aus dem Ausland usw.)
• Crossboarding: Vereinfachen Sie den Stellenwechsel eines Mitarbeiters innerhalb des Unternehmens
• Offboarding: Begleiten Sie den Austritt Ihrer Angestellten, die das Unternehmen verlassen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Aufgaben erfüllt werden: Rückgabe der Arbeitswerkzeuge und Zugangsausweise, Deaktivierung der PC-Logins, Kündigung von Abonnements und andere Verwaltungsformalitäten, Bildung des Saldos aller Konten und der Lohnabrechnungen, usw.

Die Onboarding-Software Kelio bietet eine umfassende Lösung zur Verwaltung des Lebenszyklus der Mitarbeiter von der Einstellung bis zum Ende der Zusammenarbeit mit dem Unternehmen.