Workforce management

Definition von Workforce Management (WFM)

Die Personaleinsatzplanung umfasst sämtliche Aspekte und Abläufe, die zur effizienten Verwaltung von Mitarbeitern erforderlich sind. Dazu gehören Budgetierung, Planung, Prognosen, Zeiterfassung und die Einhaltung von Vorschriften. Sie dient auch der Zusammenführung von variablen Lohnbestandteilen am Monatsende, wie geleisteten Arbeitsstunden, genommenem oder verfügbarem Urlaub, Abwesenheiten usw., die für die Lohnabrechnung benötigt werden.

Der Begriff „Workforce Management“ wird üblicherweise für HR-Softwarelösungen verwendet, die eine vollständige Erfassung der Arbeitszeiten und Abwesenheiten der Mitarbeiter in einem Unternehmen ermöglichen.

Was ist der Zweck von Workforce Management?

Workforce Management in zweierlei Hinsicht interessant:

  1. Es ermöglicht die Erfassung, Überwachung und Berechnung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter.
  2. Arbeitszeiten können nach Auftrag, Abteilung, Projekt oder einer anderen Gliederung verfolgt werden.

Workforce Management geht dabei weit über eine einfache Zeiterfassungssoftware hinaus. Moderne Zeiterfassungssysteme vereinfachen die Personalverwaltung spürbar, indem sie Planungstools, Analysefunktionen zur Produktivitätsermittlung und teamfähige Lösungen zur Verwaltung der Abwesenheiten integrieren. Die Zeiterfassung ist für das Personalmanagement von heute ein zentrales Instrument, das Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen unterstützt und die Organisation der Mitarbeiter verbessert, um Effizienzsteigerungen und das Wohlbefinden der Mitarbeiter bei d3er Arbeit zu gewährleisten.

Innovative Technologien für Workforce Management

Die Welt des Workforce Managements bietet eine Fülle von Technologien und Softwarelösungen, die Unternehmen in vielfältiger Weise unterstützen können. Hier werfen wir einen Blick auf einige der fortschrittlichen Möglichkeiten, die zur Verfügung stehen, um die Personalplanung und Zeiterfassung zu optimieren:

  • Predictive Analytics: Moderne WFM-Systeme nutzen fortschrittliche Analytik, um zukünftige Personalbedarfe vorherzusagen und eine präzise Planung zu ermöglichen.
  • Mobile Anwendungen: Mitarbeiter und Manager können flexible auf Zeitdaten zugreifen, Zeiterfassungen vornehmen und Arbeitspläne überall und jederzeit verwalten.
  • Automatisierte Zeitbuchungen: Automatisierte Systeme erfassen Arbeitszeiten nahtlos, reduzieren den Verwaltungsaufwand und minimieren menschliche Fehler.
  • Selbstbedienungsfunktionen: Mitarbeiter können selbstständig Urlaub beantragen, Überstunden registrieren und individuelle Zeitsalden über Mitarbeiterportale verwalten.
  • Schichtplanungsoptimierung: Moderne WFM-Tools bieten intelligente Schichtplanung, um die Produktivität zu maximieren und gleichzeitig Mitarbeiterpräferenzen zu berücksichtigen.
  • Compliance und Gesetzgebung: Die Software hilft, rechtliche Bestimmungen einzuhalten und sorgt dafür, dass Arbeitszeiten und Ruhezeiten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Diese innovativen Technologien sind oft Teil integrierter Software-Suiten, die über die reine Zeit- und Betriebsdatenerfassung hinausgehen. Sie umfassen auch Funktionen für die Personalverwaltung, das Einstellungsmanagement, die Fortbildung, Kostenabrechnung, Talentmanagement und HR-Dokumentenverwaltung.

Welche Funktionen bieten Workforce Management-Lösungen?

Die „herkömmlichen“ Funktionen eines Systems zur Auftrags- und Zeiterfassung sind:

Hochmoderne Systeme zur Betriebsdaten- und Zeiterfassung wie Kelio bieten zusätzliche Funktionen:

  • Anwesenheitsnachtrag von Führungskräften mit festem Tagessatz, ohne Zeitstempel,
  • Überwachung von Homeoffice-Zeiten, individuell oder im Team,
  • Verwaltung der Dienstfreistellung von Personalvertretern,
  • Verwaltung der Dienstgänge,
  • Erweiterte Einstellungen für den Erwerb von Urlaub, Prämien, Freizeitausgleich,

Für welche Unternehmen eignet sich Workforce Management?

Workforce Management (WFM) ist eine vielseitige Lösung, die Unternehmen jeder Größe und Branche dabei unterstützt, effizienter zu arbeiten. Egal, ob es sich um private oder öffentliche Unternehmen, kleine Betriebe, multinationale Konzerne oder Verbände handelt - sie alle profitieren von einer optimierten Arbeitszeiterfassung und -verwaltung. Ein erfolgreiches WFM trägt wesentlich zur Steigerung der Teamleistung, zur Effizienzsteigerung und zur allgemeinen Mitarbeiterzufriedenheit bei. Unternehmen sind heute verpflichtet, die Anwesenheit zu dokumentieren. Über den Aspekt der „Arbeitszeitkontrolle“ hinaus ist der Analyseüberblick der pro Auftrag aufgewendeten Zeit - insbesondere in Bezug auf Rentabilität oder Rechnungsstellung für die nachstehenden Unternehmen besonders sinnvoll:

  • Industrie,
  • Beratungsunternehmen, unabhängig vom Sektor,
  • Planungsbüros,
  • Personenbezogene Dienstleistungen,

Warum eine Zeiterfassungslösung wählen?

Eine effektive Betriebsdaten- und Zeiterfassungslösung bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen. Durch die Implementierung eines Zeiterfassungssystems werden grundlegende Aufgaben in fünf Bereichen erfüllt:

1. Gewährleistung der Einhaltung des Arbeitsrechts durch die Personalabteilung

  • Überwachung der Ruhezeiten,
  • Begrenzung der Überstundenkontingente,
  • Automatische Kontrolle der Arbeitszeiten und Warnmeldungen bei Überschreitung,
  • Verfolgung von Entwicklungen und Aktualisierungen der Rechtsvorschriften.

2. HR- Software für die sichere Erfassung von Arbeitszeitdaten

  • Zuverlässige Berechnung der variablen Lohnbestandteile ohne Fehler,
  • Extraktion und Übertragung lohnrelevanter Variablen, ohne manuelle Neueingabe,
  • Verwaltung verschiedener Verträge und Tarifverträgen usw. in einem zentralisierten Tool.

3. Software zur Erleichterung der täglichen Personalverwaltung

  • Digitalisierte Verwaltung administrativer Aufgaben und HR-Prozessen,
  • Bündelung von Informationen,
  • Gemeinsame Ansicht in Echtzeit.

4. Workforce Management für den analytischen Überblick über Betriebsdaten

  • Aufschlüsselung der Arbeitszeit nach Auftrag, Projekt, Kostenstelle, Kunde oder einem anderen Verteilungsschlüssel,
  • Erstellung von Leistungstabellen.

5. HR- Lösung zur Optimierung der Arbeitsbedingungen

  • Austausch und Verbreitung von Informationen, die das Vertrauen der Mitarbeiter in ihre Vorgesetzten und die Personalabteilung,
  • Unabhängigkeit der Arbeitnehmer bei der Abfrage ihrer Konten und der Verwaltung ihrer HR-Prozesse,
  • Verbessertes Personalmanagement durch Tools für die Arbeitszeitplanung,
  • Gerechtere Verteilung von Aufgaben und Arbeitszeiten zur Gewährleistung eines sozialen Zusammenhalts,
  • Talentbindung.

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Wer nutzt Lösungen für die Arbeitszeit- und Auftragserfassung?

Die Zeiterfassung ist für alle Mitarbeiter eines Unternehmens von Bedeutung, unabhängig von ihrer Verantwortungsebene. Mitarbeiter interagieren mit Zeiterfassungssystemen, um:

  • Ein- und Ausstempeln oder Nachtragen von Arbeitszeiten,
  • Melden des Zeitaufwands verschiedener Projekte,
  • Abrufen ihrer Zeitpläne,
  • Stellen von Urlaubsanträge oder Melden von Abwesenheit,
  • Einsehen von Konten, Personalakten oder andere von der Personalabteilung bereitgestellten Dokumente,
  • Übertragen von Salden und Durchführung anderer HR-Prozesse.

Mitarbeiter greifen über ein HR-Portal auf das System zur Zeit- und Auftragserfassung zu, auch als HR-Self-Service oder Mitarbeiterportal bekannt. Diese Software ist über PC, Smartphone, Tablet oder andere digitale Endgeräte zugänglich, um maximale Mobilität zu bieten.

Vorgesetzte nutzen Zeiterfassungstools, um:

  • An- und Abwesenheitszeiten ihrer Mitarbeiter zu überwachen,
  • Arbeitspläne zu erstellen,
  • Betriebsdaten zu überwachen,
  • Urlaubsanträge unter Verwendung einer Gruppenübersicht über die Einsatzpläne ihrer Teams zu bestätigen,
  • auf Abweichungen wie verspätetes Einbuchen, ungeplante Abwesenheit, Überstundenkontingent in einem bestimmten Zeitraum usw. zu reagieren.

Die Arbeit der Personalabteilung und Geschäftsführung wird durch Betriebsdaten- und Zeiterfassungssysteme deutlich erleichtert, insbesondere durch:

  • Überwachung der Arbeitszeiten auf Unternehmensebene,
  • Durchführung von Analysen und Kontrollen der Rentabilität,
  • Berechnung von Urlaubsansprüchen, Prämien und individuellen Zeitkonten,
  • Durchführung der Gehaltsabrechnung.

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Wonach wählt man eine Lösung für die Betriebsdaten- und Zeiterfassung aus? Vier weniger bekannte, aber wichtige Kriterien

Die Wahl der richtigen Lösung für die Betriebsdaten- und Zeiterfassung ist entscheidend, da ein WFM-System langfristig im Unternehmen eingesetzt wird und für alle Mitarbeiter gilt. Neben offensichtlichen Kriterien wie Funktionen und Ausstattung sind vier weniger bekannte, aber gleichermaßen wichtige Kriterien zu berücksichtigen:

Konfigurationsmöglichkeiten des Systems

Die Lösung muss flexibel genug sein, um sich an die Verwaltungspraxis Ihres Unternehmens anzupassen. Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Rechtskontext und eigene Gewohnheiten. Die gewählte Lösung sollte skalierbare Parameter bieten, die von Ihren HR-Verantwortlichen direkt gesteuert werden können.

Ergonomie

Eine benutzerfreundlich Zeiterfassungslösung ist entscheidend, da sie von Mitarbeitern auf allen Hierarchieebenen genutzt wird. Das Benutzererlebnis muss optimal sein, um eine nahtlose Nutzung für Mitarbeiter und Manager zu gewährleisten.

Integration in andere Systeme

Die Lösung sollte nahtlos in Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware, ERP-Systeme und bestehende IT-Systeme integriert werden können, um die Betriebsführung zu optimieren.

Serviceleistungen

Audits, Funktionsauswahl, Konfiguration, Schulung und Suppor sind entscheidende Dienstleistungen. Einequalitativ hochwertiger Support ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass das WFM-System langfristig effektiv genutzt werden kann.

Wie lässt sich ein effizientes und nützliches Zeiterfassungssystem implementieren?

Für die erfolgreiche Implementierung eines Workforce Management-Systems sind mehrere Schritte erforderlich, die nicht vernachlässigt werden dürfen, um die Vorteile einer Zeiterfassungslösung voll und ganz ausschöpfen zu können.

SCHRITT 1 NEHMEN SIE SICH ZEIT, UM IHRE ANFORDERUNGEN ZU FORMULIEREN.

Bevor Sie nach einem geeigneten Anbieter suchen, der Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützt, sollten Sie sich unbedingt fragen, welche Anforderungen und Erwartungen Sie an ein Zeitverwaltungssystem haben. Hier sind einige Fragen, die Ihnen dabei helfen können:

  • Wer sind die Nutzer des Zeiterfassungssystems? Welche Funktion haben sie? Welche Aufgaben müssen sie erledigen?
  • Wie sind die Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen organisiert? Gibt es unterschiedliche Profile und Arbeitszeiten? Handelt es sich um ein Unternehmen mit mehreren Tarifanbindungen?
  • Wie können Sie dieses System in bestehende Software und Abläufe integrieren?
  • Verfügen Sie intern über die Kompetenzen und Kenntnisse, die zur Umsetzung und Überwachung des Projekts erforderlich sind?
  • Welche Funktionen sind für Sie von besonders wichtig?
  • Welche Vorteile erwarten Sie in Bezug auf Zeitaufwand, Kosten, Arbeitsbedingungen, Gerechtigkeit, usw.

Diese Phase der Überlegung hilft Ihnen dabei, ein erstes konkretes Leistungsverzeichnis zu erstellen. Vergessen Sie nicht, mögliche Hindernisse und Risiken Ihres Projektes zu aufzulisten, einschließlich sensibler oder riskanter Punkte, die die Implementierung des WFM-Projekts beeinträchtigen können, wie beispielsweise Unkenntnis der Arbeitszeitregelungen in Betriebsvereinbarungen.

SCHRITT 2 AUSSTATTUNG MIT EINEM MASSGESCHNEIDERTEN, SKALIERBAREN UND EFFIZIENTEN SYSTEM

Viele Unternehmen übersehen oft die Wichtigkeit dieses Schrittes und landen bei einem Anbieter und einem Tool, die nicht den gewünschten Leistungsumfang oder ihren Erwartungen entsprechen.

Erkundigen Sie sich bei den Anbietern nach der Leistungsfähigkeit ihres Systems und den Einsatzmöglichkeiten im Alltag. Fragen Sie nach einer Vorführung mit konkreten Fallbeispielen, die Ihre speziellen Gegebenheiten widerspiegeln.

Unsere Teams präsentieren Ihnen unsere Lösungen in persönlichen Vorführungen und beantworten gerne alle Ihre Fragen. Nehmen Sie sich die Zeit, sich über die Teams und die angebotenen Leistungen des/der Anbieter(s).

Obwohl die technischen Eigenschaften der Zeiterfassungssoftware wichtige Entscheidungsmerkmale sind, gibt es weitere Aspekte, die bei Ihrer Wahl berücksichtigt werden sollten. Ein System, selbst wenn es noch so effektiv ist, wird wertlos, wenn der Support nicht in der Lage ist, Sie optimal zu begleiten. Daher sollten Sie sich die Teams genau prüfen, die Sie bei der Nutzung Ihrer Software begleiten werden. Überprüfen Sie die Verfügbarkeit, die verwendeten Kommunikationskanäle, die Kundenzufriedenheit, aber auch die verschiedenen Serviceleistungen, die in Ihrem Abonnement enthalten sind (Support, Updates, Hilfesystem usw.).

SCHRITT 3 NEHMEN SIE SICH DIE ZEIT UND STELLEN SIE DIE FÜR DIE EINRICHTUNG IHRES TOOLS ERFORDERLICHEN RESSOURCEN BEREIT.

Die Installation und Konfiguration Ihrer Zeiterfassungssoftware sind umfangreich, und Ihr HR-Team steht möglicherweise vor einer großen Herausforderung. Sie ist jedoch der Schlüssel zum erfolgreichen Einsatz Ihres Zeiterfassungsprogramms. Es ist wichtig, dass der Softwarehersteller Sie in dieser für Ihren Investitionserfolg entscheidenden Phase optimal unterstützt.

Wir unterstützen Unternehmen seit 1987 mit praxiserprobten Verfahren. Wir stellen sicher, dass die Konfiguration Ihres Systems in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen und Ihren Betriebsvereinbarungen erfolgt. Anschließend führen wir Tests durch, um zu prüfen, ob die erzielten Ergebnisse den Erwartungen entsprechen. Abschließend schulen wir Sie im Umgang mit den Tools, damit Sie bei der täglichen Arbeit mit Ihrem neuen Zeiterfassungssystem sicher alleine zurechtkommen.

SCHRITT 4 DIE MITARBEITER BEI DER NUTZUNG DES WFM-TOOLS UNTERSTÜTZEN UND ENTSPRECHEND AUFKLÄREN.

Es ist wichtig, dass Ihre HR-Teams das Projekt unterstützen und es innerbetrieblich fördern und bekannt machen, damit es von den Mitarbeitern Ihres Unternehmens akzeptiert und integriert wird. Einige bewährte Verfahren, um Ihre Mitarbeiter für Ihr Zeit- und Tätigkeitserfassungssystem zu gewinnen:

  • Ernennen Sie einen WFM-Projektleiter,
  • Starten Sie einen Change-Management-Prozess für Mitarbeitende,
  • Organisieren Sie Vorführungen zur neuen Zeiterfassungslösung,
  • Stellen Sie Mitarbeiter als Botschafter ein, die zuvor die entsprechenden Abläufe getestet haben und ihre Kollegen und Kolleginnen anleiten können.
  • Stärken Sie das Bewusstsein der Mitarbeiter für die Bedeutung des Betriebsdaten- und Zeiterfassungssystems und die unmittelbaren Vorteile für sie: autonome Arbeitszeitabfrage, beschleunigte Validierung, Transparenz, usw.
  • Richten Sie einen F&A-Bereich ein, der sich mit der Implementierung des Zeiterfassungssystems beschäftigt.

Wie lässt sich der ROI des Betriebsdaten- und Zeiterfassungssystems kalkulieren?

Die Annahme, dass die Rendite einer Investition in ein Zeiterfassungssystem nach einer Formel berechnet werden kann, wäre vereinfachend und sogar irreführend. In der Praxis hängt dies von verschiedenen Parametern ab: wie dem früheren Stand der Zeiterfassung (100% Papier, teilweise digitalisiert usw.), der Komplexität des Unternehmens (mehrere Tarifanbindungen, mehrere Standorte, Belegschaft usw.), Besonderheiten der Tätigkeit (Jahreseinsatzplan, komplexe Zeitpläne usw.).

Die Erfahrung zeigt jedoch, dass die Investition in ein Zeiterfassungssystem dank der Automatisierung zeitraubender Verwaltungsaufgaben für Personalabteilung und Führungskräfte sehr schnell abgeschrieben werden kann. Schon nach wenigen Einsatzmonaten erzielen Sie eine gute Rentabilität, da das System zu einer verbesserten Organisation mit aktuellen und geteilten Arbeitsplänen, genauer Überwachung des Zeitaufwands und schnelleren Warnmeldungen führt.

Neben den rein finanziellen und zeitlichen Einsparungen sind von der Optimierung des Zeiterfassungssystems weitere Vorteile zu erwarten, darunter eine Verbesserung des Arbeitsklimas, mehr Gerechtigkeit, bessere Arbeitsbedingungen und ein größeres Vertrauen in das Management usw. Die HR-Manager können sich dann Aufgaben mit höherem Mehrwert widmen und sich wieder auf die Optimierung des Arbeitskräftepotenzials konzentrieren.

Das Betriebsdaten- und Zeiterfassungssystem Kelio – die maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen

Als Ergebnis von fünf Jahren Forschung und Entwicklung sowie Investitionen von fünf Millionen Euro, erfüllen die Zeiterfassungslösungen von Kelio all diese Kriterien. Ihre zahlreichen Funktionsmerkmale sorgen für eine hohe Dynamik, Effizienz und Reaktionsfähigkeit. Seit mehr als 35 Jahren entwickelt das Unternehmen innovative und professionelle Lösungen, die speziell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Entdecken Sie jetzt die Zeiterfassungssoftware von Kelio.

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Häufig gestellte Fragen

Hier sind einige häufig gestellte Fragen zum Thema Workforce Management:

Workforce Management umfasst die effiziente Planung und Verwaltung von Personalressourcen, um Arbeitsabläufe zu optimieren. Dies beinhaltet die strategische Zuordnung von Mitarbeitern zu Aufgaben, die Berücksichtigung von Qualifikationen und Verfügbarkeit sowie die Einhaltung von arbeitsrechtlichen Vorschriften.

Workforce Management-Software bietet eine breite Palette von Funktionen, darunter die präzise Zeiterfassung, Anwesenheitsverfolgung zur Überwachung von Arbeitszeiten, Personaleinsatzplanung zur optimalen Verteilung von Ressourcen, Compliance-Tools zur Einhaltung von Vorschriften und Berichtsfunktionen zur Analyse von HR-Daten.

Workforce Management bietet zahlreiche Vorteile, darunter die Steigerung der betrieblichen Effizienz, die Gewährleistung der Rechtskonformität in Bezug auf Arbeitszeiten und Ruhezeiten, die Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit durch bessere Arbeitsplanung und die Förderung einer ausgewogenen Work-Life-Balance.

Im Bereich des Workforce Managements gibt es eine Vielzahl von Technologien und Softwarelösungen, darunter moderne Zeiterfassungssysteme, Cloud-basierte HR-Plattformen und integrierte Software-Suiten, die eine ganzheitliche Personalverwaltung ermöglichen. Es ist wichtig zu betonen, dass Anbieter in diesem Sektor oft auf spezielle Bereiche spezialisiert sind. Nur wenige bieten vollständige Software-Suiten an, die sämtliche Aspekte des Workforce Managements erleichtern.

Die Implementierung von Workforce Management-Software erfordert eine umfassende Planung, die Identifizierung von Anforderungen, die Schulung der Mitarbeiter in der Nutzung der Software und eine schrittweise Umsetzung, um den reibungslosen Übergang zu gewährleisten.