Betriebsdaten- und Zeiterfassung im Unternehmen
Erfassen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter ganz leicht mit einer Lösung zur Betriebsdaten- und Zeiterfassung.
Personalverwaltungs-Software und Buchungsterminals sorgen für eine zuverlässige Erfassung von Anwesenheiten, Fehlzeiten und Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Mit diesen Lösungen achten Sie auf die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, die Leistung Ihrer Manager und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Was ist Workforce Management (WFM)?
Unter der Workforce Management versteht man den gesamten Prozess der Erfassung und Kontrolle der Arbeitszeit in einem Unternehmen oder einer Organisation. Sie dient der Konsolidierung der variablen Lohnbestandteile am Monatsende - geleistete Arbeitsstunden, genommener oder verfügbarer Urlaub, Abwesenheiten usw. -, die für die Erstellung der Lohnabrechnung erforderlich sind.
Workforce Management wird häufig mit der Überwachung der Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum gleichgesetzt.
In Wirklichkeit umfasst WFM jedoch alle zusammenhängenden Prozesse der Zeiterfassung in einem Unternehmen: Arbeitszeitüberwachung, Abwesenheitsverwaltung, Personaleinsatzplanung, Überstundenübersicht usw.
Entsprechend wird der Begriff „Workforce Management“ üblicherweise für HR-Softwarelösungen verwendet, die eine vollständige Erfassung der Arbeitszeiten und Abwesenheiten der Mitarbeiter in einem Unternehmen ermöglichen.
Was ist der Zweck von WFM?
Workforce Management in zweierlei Hinsicht interessant:
- Zum einen ermöglicht es die Erfassung, Überwachung und Berechnung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter.
- Zum anderen können Sie diese Arbeitszeiten nach Auftrag, Abteilung, Projekt oder einer anderen Gliederung verfolgen.
Damit geht das Workforce Management weit über eine einfache Zeiterfassungssoftware hinaus. Mit Planungstools, Analysefunktionen zur Produktivitätsermittlung und teamfähigen Lösungen zur Verwaltung der Abwesenheiten vereinfachen moderne Zeiterfassungssysteme die Personalverwaltung spürbar.
Die Zeiterfassung ist für das Personalmanagement von heute ein zentrales Instrument. Sie hilft einem Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und bei der Verbesserung der Organisation der Mitarbeiter, damit es seine Effizienz steigern und das Wohlbefinden seiner Mitarbeiter bei der Arbeit gewährleisten kann.
Welche Funktionen bieten Workforce Management-Lösungen?
Die „herkömmlichen“ Funktionen eines Systems zur Auftrags- und Zeiterfassung sind:
- Erfassung der Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter: Kommen/Gehen, Überstunden, Vertretungsstunden, Dienstgänge...
- Verwaltung von Abwesenheiten und Urlaub: Urlaub, Freizeitausgleich, Sonderbeurlaubung...
- Verwaltung von Ruhe- und Pausenzeiten,
- Personaleinsatzplanung qualitativ, quantitativ und zeitlich,
- Jahreseinsatzplanung,
- Betriebsdatenerfassung (analytische Überwachung der für verschiedene Aufträge oder Projekte aufgewendeten Zeit),
- Übersicht über individuelle Konten zur Zeiterfassung mit Zugriff auf ein HR-Portal für jeden Mitarbeiter,
- Zeiterfassung oder Nachtrag der geleisteten Arbeitszeit über ein Terminal oder ein virtuelles Zeiterfassungssystem (über PC, Smartphone, Tablet).
Hochmoderne Systeme zur Betriebsdaten- und Zeiterfassung wie Kelio bieten zusätzliche Funktionen:
- Anwesenheitsnachtrag von Führungskräften mit festem Tagessatz, ohne Zeitstempel,
- Überwachung von Homeoffice-Zeiten, individuell oder im Team,
- Verwaltung der Dienstfreistellung von Personalvertretern,
- Verwaltung der Dienstgänge,
- Erweiterte Einstellungen für den Erwerb von Urlaub, Prämien, Freizeitausgleich,
- usw.
Betriebsdaten- und Zeiterfassung sind oftmals nur Teil von Software-Suiten für die Personalverwaltung, die viel großflächiger umfassen: Personalverwaltung, Einstellungsmanagement, Vorstellungsgespräche, Fortbildung, Beschäftigung und Kompetenzen, Kostenabrechnung, Talentmanagement, HR-Dokumentenbereich, usw.
Die Anschaffung eines integrierten Systems zur Betriebsdaten- und Zeiterfassung ermöglicht die effiziente Digitalisierung zahlreicher HR-Prozesse im Unternehmen, mit oder ohne Validierung durch Manager und Personalleiter.
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Für welche Unternehmen eignet sich Workforce Management?
WFM ist für alle Unternehmensarten geeignet, unabhängig von Größe oder Branche. Private und öffentliche Unternehmen, kleine Unternehmen und multinationale Konzerne sowie Verbände sind verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen und zu dokumentieren. Alle Unternehmen haben ein Interesse an einem effizienten Workforce planning.
Über den Aspekt der „Arbeitszeitkontrolle“ hinaus ist der Analyseüberblick der pro Auftrag aufgewendeten Zeit - insbesondere in Bezug auf Rentabilität oder Rechnungsstellung für die nachstehenden Unternehmen besonders sinnvoll:
- Industrie,
- Beratungsunternehmen, unabhängig vom Sektor,
- Planungsbüros,
- Personenbezogene Dienstleistungen,
- usw.
Warum eine Zeiterfassungslösung?
Eine Lösung für die Betriebsdaten- und Zeiterfassung hat viele Vorteile. Mit der Einführung eines Zeiterfassungssystems in Ihrem Unternehmen werden grundsätzlich 5 Aufgaben erfüllt:
Gewährleistung der Einhaltung des Arbeitsrechts durch die Personalabteilung:
- Einhaltung der Ruhezeiten,
- Begrenzung der Überstundenkontingente,
- Automatische Kontrolle der Arbeitszeiten und Warnmeldungen bei Überschreitung der Zeiten,
- Kontrolle der Entwicklungen und Aktualisierungen der Rechtsvorschriften,
- usw.
HR-Software zur sicheren Erfassung von Arbeitszeitdaten:
- Zuverlässige Berechnung der variablen Lohnbestandteile ohne Fehlerrisiko,
- Extraktion und Übertragung von lohnrelevanten Variablen, ohne manuelle Neueingabe,
- Verwaltung verschiedener Arten von Verträgen, Tarifverträgen usw. in ein und demselben zentralisierten Tool, etc.
Eine Software zur Erleichterung der täglichen Personalverwaltung:
- Digitalisierte Verwaltung von administrativen Aufgaben und HR-Prozessen (die häufig in Papierform erfolgen),
- Bündelung von Informationen,
- Gemeinsame Ansicht in Echtzeit.
Ein Workforce Management für den analytische Überblick über die Betriebsdaten:
- Aufschlüsselung der Arbeitszeit nach Auftrag, Projekt, Kostenstelle, Kunde oder einem anderen Verteilungsschlüssel,
- Ausdruck von Tabellen zur Leistungsanalyse.
Eine HR-Lösung zur Optimierung der Arbeitsbedingungen
- Austausch und Verbreitung von Informationen, die das Vertrauen der Mitarbeiter in ihre Vorgesetzten und die Personalabteilung des Unternehmens stärken,
- Unabhängigkeit der Arbeitnehmer bei der Abfrage ihrer Konten und der Verwaltung ihrer HR-Prozesse,
- Verbessertes Personalmanagement dank Tools für die Arbeitszeitplanung,
- Gerechtere Verteilung von Aufgaben und Arbeitszeiten, Gewährleistung eines sozialen Zusammenhalts,
- Talentbindung.
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Wer nutzt Lösungen für die Arbeitszeit- und Auftragserfassung?
Die Zeiterfassung ist für alle Mitarbeiter eines Unternehmens wichtig. Sie ist eines der wenigen Tools, das von allen genutzt werden kann, unabhängig von der jeweiligen Verantwortungsebene.
Mitarbeiter interagieren mit Zeiterfassungssystemen, um:
- sich ein-/auszubuchen oder ihre Arbeitszeiten nachzutragen,
- ihren Zeitaufwand für die einzelnen Projekte zu melden,
- ihre Zeitpläne abzurufen,
- ihre Urlaubsanträge zu stellen oder eine Abwesenheit zu melden,
- ihre Konten, ihre Personalakte oder andere von der Personalabteilung zur Verfügung gestellte Dokumente einzusehen,
- ihre Salden zu übertragen, oder andere HR-Prozesse auszuführen...
Dazu greifen die Mitarbeiter über ein HR-Portal auf das System zur Zeit- und Auftragserfassung zu. Auch bekannt als HR-Self-Service oder Mitarbeiterportal, handelt es sich bei der Software um einen Bereich für die Mitarbeitenden, der sie durch alle Schritte der digitalen Zeiterfassung führt. Dieses Programm ist über PC, Smartphone, Tablet oder sonstige digitale Endgeräte zugänglich und bietet so größtmögliche Mobilität.
Vorgesetzte nutzen Zeiterfassungstools, um:
- An- und Abwesenheitszeiten ihrer Mitarbeiter zu überwachen,
- Arbeitspläne zu erstellen,
- Betriebsdaten zu überwachen,
- Urlaubsanträge unter Verwendung einer Gruppen-Übersicht über die Einsatzpläne ihrer Teams zu bestätigen,
- auf Abweichungen reagieren zu können wie verspätetes Einbuchen, ungeplante Abwesenheit, Überstundenkontingent in einem bestimmten Zeitraum usw.
Die Arbeit der Personalabteilung und Geschäftsführung wird durch Betriebsdaten- und Zeiterfassungssysteme deutlich erleichtert, insbesondere durch:
- die Überwachung der Arbeitszeiten auf Unternehmensebene,
- die Durchführung von Analysen und Kontrollen der Rentabilität,
- die Berechnung von Urlaubsansprüchen, Prämien und individuellen Zeitkonten,
- die Durchführung der Gehaltsabrechnung
Wonach wählt man eine Lösung für die Betriebsdaten- und Zeiterfassung aus? Vier weniger bekannte, aber wichtige Kriterien
Die Wahl der richtigen Lösung für die Betriebsdaten- und Zeiterfassung ist von entscheidender Bedeutung, zumal ein WFM-System in einem Unternehmen auf lange Sicht eingesetzt wird und für alle Mitarbeiter gilt.
Das offensichtlichste Auswahlkriterium sind die Funktionen und Ausstattung der Software. Es gibt jedoch vier weniger bekannte Auswahlkriterien, die bei der Wahl eines WFM-Tools genauso wichtig sind:
- Die Konfigurationsmöglichkeiten des Systems zur Anpassung an Ihre Verwaltungspraxis. Unabhängig von seiner Größe hat jedes Unternehmen seinen eigenen Rechtskontext und eigene Gewohnheiten (Tarifverträge, Branchen- oder Betriebsvereinbarungen usw.). Das Tool muss daher mit Ihrem Unternehmen und zukünftigen Veränderungen Schritt halten können. Die Parameter der gewählten Lösung müssen daher skalierbar und von Ihren HR-Verantwortlichen direkt steuerbar sein, um sie an den jeweiligen Kontext anpassen zu können. Dadurch wird auf Dauer eine zuverlässige Datenwiedergabe gewährleistet.
- Die Ergonomie: Eine Zeiterfassungslösung ist eines der wenigen Instrumente, das von allen Mitarbeitern auf allen Hierarchieebenen genutzt werden kann. Die Benutzererlebnis muss optimal sein, um so eine nahtlose Nutzung für Mitarbeiter und Manager zu gewährleisten. Die Umsetzung der Maßnahmen muss einfach und bequem sein, damit die Lösung von allen Mitarbeitern akzeptiert wird.
- Die Möglichkeit der Integration in die Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Software, ERP, und die Verknüpfbarkeit der Lösung mit Ihrem bestehenden IT-System sind entscheidend für die Optimierung der Betriebsführung.
- Die zugehörigen Serviceleistungen: Audits, Funktionsauswahl, Konfiguration und Bereitstellung, Schulung, Support usw. - all diese Leistungen erfordern eine qualitativ hochwertige Betreuung. Sie ändern Ihr WFM-System nicht jeden Monat, sondern verlassen sich auf Experten, die Ihnen mit ihrer Erfahrung zur Seite stehen und helfen, Fehler zu vermeiden.
Wie lässt sich ein effizientes und nützliches Zeiterfassungssystem implementieren?
Für die erfolgreiche Implementierung eines Workforce Management-Systems sind mehrere Schritte erforderlich, die nicht vernachlässigt werden dürfen, um die Vorteile einer Zeiterfassungslösung voll und ganz ausschöpfen zu können.
Schritt 1 Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Anforderungen zu formulieren.
Bevor Sie sich auf die Suche nach einem entsprechenden Anbieter machen, der Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützt, sollten Sie sich unbedingt fragen, welche Anforderungen und Erwartungen Sie an ein Zeitverwaltungssystem haben.
Im Folgenden finden Sie eine Liste von Fragen, die Ihnen dabei helfen können:
- Wer sind die Nutzer des Zeiterfassungssystems? Welche Funktion haben sie? Welche Aufgaben müssen sie erledigen?
- Wie sind die Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen organisiert? Gibt es unterschiedliche Profile und Arbeitszeiten? Sind Sie ein Unternehmen mit mehreren Tarifanbindungen?
- Wie können Sie dieses System in bestehende Software und Abläufe integrieren?
- Verfügen Sie intern über die Kompetenzen und Kenntnisse, die zur Umsetzung und Überwachung des Projekts erforderlich sind?
- Welche Funktionen sind für Sie von besonderem Interesse?
- Welche Vorteile versprechen Sie sich? Zeitaufwand, Kosten, Arbeitsbedingungen, Gerechtigkeit, usw.
Diese Phase der Überlegung hilft Ihnen dabei, ein erstes konkretes Leistungsverzeichnis zu erstellen.
Vergessen Sie nicht, mögliche Hindernisse und Risiken Ihres Projektes zu aufzulisten.
Scheuen Sie sich nicht, auf die sensiblen und/oder riskanten Punkte in Ihrem Unternehmen hinzuweisen, die eine Implementierung des WFM-Projekts beeinträchtigen könnte. So kann beispielsweise die Unkenntnis der Arbeitszeitregelungen in einer Ihrer Betriebsvereinbarungen zu Fehlern bei der Einrichtung des WFM-Systems führen und erhebliche rechtliche Risiken mit sich bringen.
Schritt 2 Ausstattung mit einem maßgeschneiderten, skalierbaren und effizienten System.
Viele Unternehmen nehmen sich nicht die Zeit, diesen Punkt sorgfältig zu prüfen, und landen bei einem Anbieter und einem Tool, die nicht dem gewünschten Leistungsumfang oder ihren Erwartungen entsprechen.
Erkundigen Sie sich bei den Anbietern, mit denen Sie Kontakt aufnehmen, nach der Leistungsfähigkeit ihres Systems und den Einsatzmöglichkeiten im Alltag. Fragen Sie nach einer Vorführung mit konkreten Fallbeispielen, die Ihre speziellen Gegebenheiten widerspiegeln.
Unsere Teams präsentieren Ihnen unsere Lösungen in persönlichen Vorführungen und beantworten gerne alle Ihre Fragen.
Nehmen Sie sich die Zeit und informieren Sie sich über die Teams und die angebotenen Leistungen des/der Anbieter(s).
Obwohl die technischen Eigenschaften der Zeiterfassungssoftware wichtige Entscheidungsmerkmale sind, gibt es doch noch weitere Aspekte, die bei Ihrer Wahl zu berücksichtigen sind.
Ein System, und sei es noch so effektiv, wird wertlos, wenn der Support nicht in der Lage ist, Sie optimal zu begleiten. Daher sollten Sie sich die Teams genau anschauen, die Sie bei der Nutzung Ihrer Software begleiten werden. Überprüfen Sie die Verfügbarkeit, die verwendeten Kommunikationskanäle, die Kundenzufriedenheit, aber auch die verschiedenen Serviceleistungen, die in Ihrem Abonnement enthalten sind (Support, Updates, Hilfesystem usw.)
Schritt 3 Nehmen Sie sich die Zeit und stellen Sie die für die Einrichtung Ihres Tools erforderlichen Ressourcen bereit.
Die Installation und Konfiguration Ihrer Zeiterfassungssoftware ist sehr umfangreich und Ihr HR-Team steht möglicherweise vor einer großen Herausforderung. Sie ist jedoch der Schlüssel zum erfolgreichen Einsatz Ihres Zeiterfassungsprogramms. Es ist wichtig, dass der Softwarehersteller Ihnen in dieser Phase, die für Ihren Investitionserfolg entscheidend ist, optimal zur Seite steht.
Wir unterstützen Unternehmen seit 1987 mit praxiserprobten Verfahren. Wir stellen sicher, dass die Konfiguration Ihres Systems in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen und Ihren Betriebsvereinbarungen erfolgt. Anschließend führen wir Tests durch, um zu prüfen, ob die erzielten Ergebnisse den Erwartungen entsprechen. Abschließend schulen wir Sie im Umgang mit den Tools, damit Sie bei der täglichen Arbeit mit Ihrem neuen Zeiterfassungssystem sicher alleine zurechtkommen.
Schritt 4 Die Mitarbeiter bei der Nutzung des WFM-Tools unterstützen und entsprechend aufklären.
Es ist wichtig, dass Ihre HR-Teams das Projekt unterstützen und es innerbetrieblich fördern und bekannt machen, damit es von den Mitarbeitern Ihres Unternehmens akzeptiert und integriert wird.
Einige bewährte Verfahren, um Ihre Mitarbeiter für Ihr Zeit- und Tätigkeitserfassungssystem zu gewinnen:
- Ernennen Sie einen WFM-Projektleiter,
- Starten Sie einen Change-Management-Prozess für Mitarbeitende,
- Organisieren Sie Vorführungen zu der neuen Zeiterfassungslösung,
- Stellen Sie Mitarbeiter als Botschafter ein, die zuvor die entsprechenden Abläufe getestet haben und ihre Kollegen und Kolleginnen anleiten können.
- Stärken Sie das Bewusstsein der Mitarbeiter für die Bedeutung des Betriebsdaten- und Zeiterfassungssystems und die unmittelbaren Vorteile für sie: autonome Arbeitszeitabfrage, beschleunigte Validierung, Transparenz, usw.
- Richten Sie einen F&A-Bereich ein, der sich mit der Implementierung des Zeiterfassungssystems beschäftigt.
Wie lässt sich der ROI des Betriebsdaten- und Zeiterfassungssystems kalkulieren?
Die Annahme, dass die Rendite einer Investition in ein Zeiterfassungssystem nach einer Formel berechnet werden kann, wäre vereinfachend und sogar irreführend. In der Praxis hängt dies von verschiedenen Parametern ab: früherer Stand der Zeiterfassung (100% Papier, teilweise digitalisiert usw.), Komplexität des Unternehmens (mehrere Tarifanbindungen, mehrere Standorte, Belegschaft usw.), Besonderheiten der Tätigkeit (Jahreseinsatzplan, komplexe Zeitpläne usw.).
Die Erfahrung zeigt jedoch, dass die Investition in ein Zeiterfassungssystem dank der Automatisierung zeitraubender Verwaltungsaufgaben für Personalabteilung und Führungskräfte sehr schnell abgeschrieben werden kann:
- Verbesserte Organisation mit aktuellen und geteilten Arbeitsplänen,
- Genaue Überwachung des Zeitaufwands,
- Schnellere Warnmeldungen usw.
Schon nach wenigen Einsatzmonaten erzielen Sie eine gute Rentabilität.
Neben den rein finanziellen und zeitlichen Einsparungen sind von der Optimierung des Zeiterfassungssystems weitere Vorteile zu erwarten: eine Verbesserung des Arbeitsklimas, mehr Gerechtigkeit, bessere Arbeitsbedingungen, ein größeres Vertrauen in das Management usw. Die HR-Manager können sich dann Aufgaben mit höherem Mehrwert widmen und sich wieder auf die Optimierung des Arbeitskräftepotenzials konzentrieren.
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