Kostenabrechnungssoftware zur Automatisierung und Vereinfachung Ihrer Verwaltung

Ersparen Sie Ihrer Firma den Verwaltungsaufwand für Kostenabrechnungen!

Mit unserem Modul zur Verwaltung von Kostenabrechnungen und seiner intuitiven Benutzeroberfläche können Sie die Spesen Ihrer Mitarbeitenden zentralisieren und verwalten.

Digitalisieren Sie Ihre Kostenabrechnungen: Schnelligkeit, Compliance und Kontrolle

Digitalisieren Sie Ihre Kostenabrechnungen: Schnelligkeit, Compliance und Kontrolle

Schluss mit Unmengen von Quittungen und endlosen Validierungsprozessen! Mit der Kostenabrechnungssoftware von Kelio können Sie Ihre Belege ganz einfach verwalten:

  • Sofortige Eingabe auf Mobilgerät und PC dank Fotofunktion, Schluss mit Papierrechnungen
  • Schnelle und automatisierte Validierung, kein Zeitverlust mehr
  • Garantierte Einhaltung der steuerlichen und buchhalterischen Vorschriften
  • Präzise Ausgabenüberwachung mit Echtzeit-Reporting

ERFAHREN SIE, WIE KELIO IHRE VERWALTUNG VEREINFACHT!

Wie funktioniert Kelio? Eine 100 % optimierte Kostenabrechnung

Kelio revolutioniert die Verwaltung der Kostenabrechnung durch eine Automatisierung aller Schritte. Steuerkonformität, erweiterte Steuerung, Automatisierung - die Software wurde mit dem Ziel entwickelt, Ihren Alltag zu erleichtern und Ihr Finanzwesen zu optimieren.

Wie funktioniert Kelio? Eine 100 % optimierte Kostenabrechnung

SCHRITT 1: EINFACHE EINGABE DER AUSGABEN

Scannen und schon gespeichert! Endlich Schluss mit den vielen Quittungen in Ihrer Brieftasche. Mit der Kostenabrechnungssoftware von Kelio können Sie einfach ein Foto Ihres Belegs über Ihren Internet-Zugang machen. Mit unserer auf der optischen Zeichenerkennung (OCR) basierenden KI werden alle Informationen automatisch abgerufen: Betrag, Datum, Art der Ausgaben pro Lieferant, Betrag der Steuern, ... alle Informationen stehen in wenigen Sekunden zur Verfügung. Sie können Ihre Ausgaben auch direkt von Ihrem PC aus dank einer nahtlosen und intuitiven Integration eingeben.
 

SCHRITT 2: VALIDIERUNG MIT EINEM KLICK DURCH DIE MANAGER

Schnelle, reibungslose Validierung: keine umständlichen Genehmigungen mehr erforderlich! Die Kostenabrechnungssoftware von Kelio sendet automatisch Benachrichtigungen an die Manager, die eine Kostenabrechnung mit einem Klick bestätigen oder ablehnen können, egal wo sie sich befinden. Der Workflow ist vollständig automatisiert, um den Mailaustausch zu minimieren und eine reibungslose Verarbeitung der Ausgaben zu ermöglichen. Das Ergebnis: mehr Transparenz, weniger Verzögerungen und eine bessere Budgetverwaltung.
 

SCHRITT 3: BUCHHALTERISCHE INTEGRATION UND SCHNELLE RÜCKERSTATTUNG

Die Kostenabrechnungssoftware von Kelio lässt sich direkt in Ihre Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssoftware integrieren, um den Datenexport und die Automatisierung der Buchungen zu vereinfachen. Keine manuelle Eingabe mehr, weniger Fehler und eine schnellere Verarbeitung der Rückerstattungen für die Mitarbeitenden! Mit wenigen Klicks werden alle Ausgaben erfasst, verbucht und schnellstmöglich zurückerstattet.
 

LEITEN SIE JETZT DEN WANDEL BEI DER VERWALTUNG IHRER KOSTENABRECHNUNGEN EIN!

Geben Sie einfach Ihre Kostenabrechnungen in Ihr HRIS ein

Geben Sie einfach Ihre Kostenabrechnungen in Ihr HRIS ein

Dank einer überaus einfachen Benutzeroberfläche können Ihre Mitarbeitenden ihre Kostenabrechnungen schnell eingeben. Sie können ihre Belege auch anhängen, indem sie sie scannen oder direkt ein Foto machen.

Die Kostenabrechnungssoftware von Kelio lässt sich an Ihre Erstattungsrichtlinien anpassen, damit Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden besser kontrollieren können:

  • Kostenverwaltung mit Pauschale/tatsächlich entstandenen Kosten/Höchstbetrag etc.,
  • Kilometervergütungen (automatische Berechnung der zurückgelegten Strecke über Google Maps®),
  • Verwaltung der Kilometertabellen (Verbrenner- oder Elektrofahrzeug, Motorrad, Fahrrad etc.),
  • Verwaltung mehrerer Währungen,
  • Verteilung nach Dimensionen.

Die Rückerstattungstarife können auch je nach Profil der einzelnen Personen (Vertriebsmitarbeiter, Techniker, Geschäftsleitung etc.) angepasst werden. Diese individuell auf die Profile der Mitarbeitenden zugeschnittenen Tarife bieten einen gerechteren und an die Besonderheiten der einzelnen Berufsgruppen angepassten Ansatz. Dies gilt sowohl für häufig reisende Vertriebsmitarbeitende als auch für Techniker, die Reisekosten haben, oder für Führungskräfte, die strategische Ausgaben tätigen. 

Entsprechend können die Validierungswege je nach Grund der Kostenabrechnung unterschiedlich sein. Auf diese Weise kann der Prozess optimiert und besonderes Augenmerk auf die sensibelsten oder strategischsten Ausgaben gelegt werden. Beispielsweise werden die während einer beruflichen Fortbildung anfallenden Kosten nicht vom „üblichen“ Entscheidungsträger, sondern direkt vom Ausbildungsleiter validiert.

Verwalten Sie Ihre Kostenabrechnung auf Ihrem Smartphone

Verwalten Sie Ihre Kostenabrechnung auf Ihrem Smartphone

Erstellen oder validieren Sie Ihre Kostenabrechnungen direkt von einem Smartphone aus!

Auf Ihrem Mobilgerät finden Sie dieselben Daten wie auf Ihrem Computer, aber das Layout unserer Kostenabrechnungssoftware wurde angepasst und für eine optimale Nutzung mit einem Touchscreen konzipiert.

Fotografieren Sie die Belege, um sie direkt in Ihre Kostenabrechnung einzufügen: Der Manager wird sofort benachrichtigt, wenn eine neue Kostenabrechnung eingeht. Er kann den Beleg unmittelbar einsehen und validieren. Diese Funktion unserer Kostenabrechnungssoftware vereinfacht den Prozess für Mitarbeitende und Manager erheblich. Außerdem wird die Verarbeitung von Kostenabrechnungen beschleunigt, was eine schnellere Erstattung und eine effizientere Verwaltung der beruflich bedingten Ausgaben ermöglicht.

Ihre Mitarbeitenden können ihre Kostenabrechnungen bereits im Laufe der Reise eingeben. Die Verwaltung von Kostenabrechnungen über ein Smartphone bietet den Mitarbeitenden unübertroffene Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit und reduziert gleichzeitig das Risiko, dass Belege vergessen werden oder verloren gehen.

Durch die Integration der Kostenabrechnungsverwaltung in den Alltag der Mitarbeitenden über ihr Smartphone erleichtert die Kelio die Einhaltung von Vorschriften, die Transparenz und die Rechenschaftspflicht im Ausgabenmanagement.

Kostenabrechnungssoftware Kelio

Die HRIS-Software vereinfacht die Validierung von Kostenabrechnungen

Wenn die Kostenabrechnung vollständig und korrekt ist, beantragt der Mitarbeitende die Erstattung, indem er sie zur Validierung versendet.

Vereinfachen Sie die Validierung der Kostenabrechnung: Jeder Manager wird per E-Mail oder Benachrichtigung auf dem HR-Portal informiert. Anschließend kann er die Kostenabrechnungen seines Teams über seinen PC oder sein Smartphone validieren, wodurch die HR-Verwaltung erheblich vereinfacht wird. Die Validierungszeit wird verkürzt und die Kostenerstattung beschleunigt!

Die Kostenabrechnungssoftware von Kelio vereinfacht den Validierungsprozess der Kostenabrechnungen erheblich, da sie Benachrichtigungen und Erinnerungen für Manager automatisiert. Durch die Zentralisierung und Vereinfachung dieses Prozesses trägt Kelio zur Optimierung des Personalmanagements und zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung bei.

Verfolgen Sie die Kosten Ihrer Mitarbeitenden anhand von Dashboards

Verfolgen Sie die Kosten Ihrer Mitarbeitenden anhand von Dashboards

Verfolgen Sie die Validierung Ihrer Kostenabrechnungen und exportieren Sie diese mit personalisierbaren Exporten in Microsoft Excel® zu Statistikzwecken. Diese Exporte können auch an eine Buchhaltungs- oder Lohnabrechnungssoftware gesendet werden.

Anhand einer Überwachungstabelle können Sie den Status der Validierungen und Rückerstattungen auf einen Blick überprüfen: Mit einer Kostenabrechnungssoftware erhalten Sie einen umfassenden und sofortigen Überblick über die geschäftlichen Ausgaben. Auf diese Weise können Verzögerungen oder potenzielle Probleme schnell erkannt werden.

Eine Kostenabrechnungssoftware, die keine Wünsche offen lässt

Mit der HR-Software von Kelio ist endlich Schluss mit Papierkram und langwierigen Verarbeitungen! Diese Kostenabrechnungssoftware automatisiert alle Schritte: Online-Kosteneingabe, schnelle Validierung, nahtlose buchhalterische Integration und Echtzeit-Überwachung der Rückerstattungen.

Kelio

FÜR HR- UND VERWALTUNGSMANAGER: EFFIZIENTE UND AUTOMATISIERTE KONTROLLE

Die Kostenabrechnung darf keine administrative Belastung mehr sein! Kelio bietet eine Komplettlösung, die die Arbeit von HR- und Buchhaltungsteams vereinfacht und eine präzise Überwachung und nahtlose Integration ermöglicht.

  • Echtzeit-Überwachung von beruflich bedingten Ausgaben: Sie haben Zugriff auf ein dynamisches Dashboard, um die Mitarbeiterausgaben transparent zu steuern. Sie brauchen nicht mehr bis zum Monatsende warten, um Bilanz zu ziehen.
  • Automatisierung des Validierungsprozesses: Der Workflow ist vollständig parametrierbar. Die Kostenabrechnungen werden in einem reibungslosen Genehmigungsprozess mit automatischen Benachrichtigungen bearbeitet, um Versäumnisse zu vermeiden.
  • Mühelose buchhalterische Integration: Sie können Ihre Daten direkt in Ihre Buchhaltungssoftware exportieren. Keine manuelle Eingabe mehr, weniger Fehler und ein erheblicher Zeitgewinn.
  • Erweitertes Reporting: Verfolgen Sie die Ausgaben nach Dimension, Art, Mitarbeitenden, Status der Kostenabrechnung etc. mithilfe von Exporten in Microsoft Excel®, um die Trends bei den beruflich bedingten Ausgaben zu verfolgen und die Erstattungsrichtlinien des Unternehmens zu optimieren.
Kelio

FÜR MANAGER: EIN REIBUNGSLOSER UND SCHNELLER WORKFLOW

Die Manager spielen eine Schlüsselrolle bei der Validierung von Kostenabrechnungen. Doch haben sie neben ihren anderen Zuständigkeiten keine Zeit mit komplizierten und zeitaufwendigen Prozessen zu verlieren. Die Kostenabrechnungssoftware von Kelio bietet ihnen eine vereinfachte Verwaltung für eine schnelle und effiziente Verarbeitung.

  • Optimierter Validierungs-Workflow: Kostenabrechnungen werden per Mausklick übermittelt, und die Manager erhalten automatische Benachrichtigungen, damit sie sie schnell - auch unterwegs - genehmigen können.
  • Synchronisierung mit dienstlichen Kreditkarten: Zentralisieren Sie die Ausgaben der Mitarbeiter durch Datenimport und vereinfachen Sie die Rückerstattung.
Kelio

FÜR MOBILE MITARBEITENDE: EINFACHHEIT UND SCHNELLIGKEIT IM ARBEITSALLTAG

Die Eingabe einer Kostenabrechnung darf keine Belastung darstellen. Für Mitarbeitende, Selbstständige und alle, die häufig unterwegs sind, vereinfacht Kelio jeden Schritt dank eines mobilen Zugangs.

  • Schnelle Eingabe auf Mobilgeräten und PC: Fotografieren Sie den Beleg, die KI (OCR-Technologie) extrahiert die Daten automatisch und füllt die Kostenabrechnung in wenigen Sekunden aus.
  • Sofortige Validierung und Überwachung der Rückerstattung in Echtzeit: keine Überraschungen mehr, keine langen Wartezeiten. Jeder Mitarbeitende kann den Status seiner Abrechnung in Echtzeit verfolgen - von der Eingabe bis zur Rückerstattung.
  • Verwaltung von Kilometerkosten und mehreren Währungen: Das Tool ist ideal für Geschäftsreisen, berechnet automatisch die Reisekosten und führt Währungsumrechnungen fehlerfrei durch.
  • Sichere Archivierung von Spesenbelegen: Papierrechnungen brauchen nicht mehr aufbewahrt zu werden. Alle Daten werden online gespeichert und stehen jederzeit über die beweiskräftige Archivierung zur Verfügung. PDF-Dateien werden mit allen notwendigen Zertifizierungen versiegelt, damit sie im Hinblick die gesetzlichen Vorgaben und eventuelle Kontrollen 10 Jahre lang aufbewahrt werden können.

Entscheiden Sie sich für die Kostenabrechnungssoftware, die die Buchhaltung Ihrer Firma optimiert!

KOSTENLOSE DEMO ENTDECKEN

Warum Sie sich für Kelio als Kostenabrechnungssoftware entscheiden sollten

Die Verwaltung von Kostenabrechnungen kann für Firmen schnell zu einem mühsamen und zeitaufwendigen Prozess werden. Mit der Kostenabrechnungssoftware von Kelio lässt sich diese Aufgabe jedoch dank der zahlreichen erweiterten Funktionen vereinfachen und optimieren.

Kelio
  • Validierungs-Workflow von Kostenabrechnungen:Kelio bietet einen personalisierbaren Workflow zur Validierung von Kostenabrechnungen, mit dem Sie die Validierungsschritte entsprechend der Hierarchie Ihrer Firma festlegen können. Auf diese Weise schaffen Sie einen transparenten, effizienten Prozess und gewährleisten gleichzeitig die Einhaltung der internen Ausgabenrichtlinien.
  • Buchung von Kostenrechnungen: Nach der Validierung wird die Kostenrechnung automatisch im Buchhaltungssystem erfasst, was die Verwaltung vereinfacht und die Richtigkeit der Finanzdaten gewährleistet. 
  • Verwaltung der Benutzerprofile: Kelio bietet eine erweiterte Verwaltung der Benutzerprofile mit dem Ziel, die Zugriffsberechtigungen für die Software zu personalisieren und die Eingabe der Kostenabrechnung für Mitarbeitende zu vereinfachen. So kann jeder Benutzer problemlos auf die je nach Profil zulässigen Ausgabentypen zugreifen und seine Kostenabrechnungen einfach einreichen. 
  • Analytische Verteilung: Kelio ermöglicht außerdem eine Verteilung der Kostenabrechnung nach Dimensionen, sodass Sie die Ausgaben nach Kunde, Projekt, Dossier etc. verfolgen und analysieren können. Diese Funktion bietet einen besseren Überblick über die Ressourcenzuordnung und erleichtert die strategische Entscheidungsfindung. 
  • Versiegelung und Archivierung der Belege: Kelio garantiert eine lückenlose Rückverfolgbarkeit und Rechtssicherheit der Kostenabrechnungen Ihrer Firma durch eine beweiskräftige Archivierung. Die PDF-Dateien werden mit allen erforderlichen Zertifizierungen versiegelt: Übersicht über die Kostenabrechnung und Ausgaben, beigefügte Belege, beweiskräftiger Serverstempel, Bewegungsprotokoll der Abrechnung.

DIE KOSTENABRECHNUNGSSOFTWARE - EIN MUST-HAVE FÜR EINE FIRMA

Die Implementierung einer Kostenabrechnungssoftware stellt für Firmen mehrere Vorteile dar:

  • Prozessoptimierung: Eine Kostenabrechnungssoftware ermöglicht die Automatisierung und Rationalisierung des Kostenabrechnungsprozesses und reduziert damit den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erfassung, Validierung und Rückerstattung von Spesen.
  • Fehlerreduzierung: Durch den Wegfall manueller Vorgänge und die Bereitstellung von automatischen Verifizierungstools trägt eine Kostenabrechnungssoftware dazu bei, das Risiko von Fehlern und Betrug zu minimieren, und gewährleistet so die Integrität der Finanzdaten der Firma.
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Eine Kostenabrechnungssoftware ist in der Regel im Hinblick auf die Erfüllung der geltenden Steuer- und Rechnungslegungsvorschriften ausgelegt, damit die Firma die gesetzlichen Vorschriften und Standards für beruflich bedingte Ausgaben einhalten kann.
  • Transparenz und Kontrolle: Durch die Zentralisierung aller Daten zu beruflich bedingten Ausgaben bietet eine Kostenabrechnungssoftware mehr Transparenz und eine verbesserte Kostenkontrolle. So können Manager Ausgabentrends verfolgen und analysieren und fundierte Entscheidungen treffen.
  • Mobilität und Flexibilität: Cloud-basierte Lösungen für die Verwaltung der Kostenabrechnungen ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihre Kostenabrechnungen jederzeit und überall einzureichen; auf diese Weise wird die Verwaltung von Dienstreisen vereinfacht und die User Experience verbessert.

Sie haben sich für die Kostenabrechnungssoftware von Kelio entschieden

Delisle
Transport & Logistik

ERFOLGREICHE DIGITALISIERUNG DER HR-FUNKTION

Die Kostenabrechnungssoftware wird inzwischen von allen Außendienstmitarbeitenden verwendet und selbst die Zögerlichsten unter ihnen haben sich in weniger als 15 Tagen mit der Software angefreundet. Heute sind 100 Prozent der Benutzer mit dieser Lösung zufrieden.

Vincent Moret
HR-Manager
BEREIT, DIE VERWALTUNG IHRER KOSTENABRECHNUNG ZU VEREINFACHEN?

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Kostenabrechnungssoftware

Eine Kostenabrechnungssoftware ermöglicht eine effiziente Verwaltung der beruflich bedingten Ausgaben. Mit diesem Tool entfallen Papierrechnungen und Sie können die Archivierung der Kostenabrechnungen zentralisieren! Zu den Hauptfunktionen gehören:

  • automatisierte Erfassung von Ausgaben durch Erfassung von Rechnungen oder Kreditkarten; 
  • Überwachung der Rückerstattungen online;
  • Verwaltung der Kilometerkosten, Rechnungen und Zahlungen;
  • Instrumente zur Kontrolle und Einhaltung der Steuervorschriften, um Fehler zu vermeiden.

Bei der Auswahl der am besten für Ihre Firma geeigneten Software sollten Sie Folgendes berücksichtigen: 

  • Funktionen: Prüfen Sie, ob die Software Funktionen für die Verwaltung von Kreditkarten, die Rückerstattung von Kilometerkosten oder die Archivierung bereitstellt. 
  • Kompatibilität mit Ihrem Buchhaltungssystem: Eine nahtlose Integration mit den vorhandenen Buchhaltungstools ist von entscheidender Bedeutung. 
  • Benutzerfreundlichkeit: Bevorzugen Sie eine intuitive Software, damit sie auch von Ihren Teams benutzt wird. 
  • Kostenlose Demo: Testen Sie die Software vor dem Kauf, um sicherzustellen, dass sie dem Bedarf Ihrer Firma entspricht. 
  • Kosten: Vergleichen Sie Preise und Funktionen, um die Lösung mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis zu ermitteln.

Damit Firmen ihre Ausgaben effizient verwalten und gleichzeitig Zeit sparen können, sollte eine moderne Kostenabrechnungssoftware Folgendes bieten: 

  • Automatisierte Erfassung der Ausgaben anhand von Belegen oder Rechnungen; 
  • Online-Zugang für Mitarbeitende und Manager zur Erleichterung der Ausgabenkontrolle;
  • Integration mit Buchhaltungstools für eine reibungslose Datenübertragung; 
  • Überwachung der Rückerstattungen und Zahlungen in Echtzeit; 
  • Detaillierte Berichte zur Analyse der Geschäftskosten und Kostenoptimierung.

Eingabefehler kommen bei herkömmlichen Kostenabrechnungsmethoden häufig vor, insbesondere wenn es sich um Papierbelege handelt. Die Kostenabrechnungssoftware reduziert diese Fehler durch:

  •  Automatische Rechnungserkennung: Die Daten werden direkt aus Belegen extrahiert. 
  • Integration von Kartenzahlungen: Transaktionen auf Dienstreisen werden automatisch registriert und abgeglichen.  
  • Kontrollfunktion: Die Software weist auf Unstimmigkeiten und Überschreitungen der internen Ausgabenrichtlinien hin.

Ja, die meisten modernen Kostenabrechnungstools sind so konzipiert, dass sie mit den bekanntesten Buchhaltungsprogrammen kompatibel sind. Diese Integration ermöglicht Folgendes: 

  • Automatische Übertragung der Kostenabrechnungsdaten in die Buchhaltungssoftware 
  • Gewährleistung der Kohärenz zwischen den verschiedenen in der Firma genutzten Plattformen; 
  • Verbesserte Rückverfolgbarkeit von Zahlungen und Rückerstattungen. 

Prüfen Sie die Integrationsoptionen im Rahmen der kostenlosen Demo, um sicherzustellen, dass die Software mit Ihren vorhandenen Tools kompatibel ist!

Eine Kostenabrechnungssoftware bietet Funktionen, die sicherstellen, dass Ihre Ausgaben die steuerlichen Vorgaben einhalten: 

  • beweiskräftige Archivierung der Rechnungen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen; 
  • automatische Berechnung der Mehrwertsteuer zur Vereinfachung der Steuererklärungen;
  • Ausgabenkontrolle in Echtzeit, um sicherzustellen, dass interne und steuerliche Richtlinien eingehalten werden. 

Im Falle einer Steuerprüfung stehen Ihnen alle notwendigen Daten strukturiert und online zur Verfügung.

Nachstehend finden Sie einige Schritte, um die Software von Kelio effizient zu konfigurieren: 

  1. Eingabe der Firmendaten: Mitarbeiterinformationen (Privat- oder Dienstfahrzeug) und Ausgabenrichtlinien. 
  2. Konfiguration der Einstellungen: Geben Sie Ihre internen Regeln (Erstattungshöchstgrenzen, Kilometerkosten etc.) und den Validierungs-Workflow ein. 
  3. Schulen Sie Ihre Teams: Eine kostenlose Demo oder ein Benutzerhandbuch kann Ihnen die ersten Schritte erleichtern. 
  4. Testen Sie das System: Prüfen Sie vor der vollständigen Implementierung die Funktionen, wie z. B. die Eingabe und die Archivierung der Kostenabrechnungen. 

Verwalten Sie Ihre beruflich bedingten Ausgaben mit Kelio schnell, effizient und stressfrei!