Fällt ein Mitarbeiter kurzfristig aus, zählt jede Stunde: Die Krankmeldung muss erfasst, die eAU abgerufen und die Entgeltfortzahlung berechnet werden. Zwischen Meldepflicht, elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und Fristen entsteht ein administrativer Aufwand, der bei Fehlern rechtliche Konsequenzen nach sich zieht. Wir geben einen Überblick über die gesetzlichen Pflichten aus Arbeitgebersicht und zeigen, wie Sie den Prozess digital optimieren. Erfahren Sie, wie unsere Software Kelio die Verwaltung von Krankmeldungen und die Zeiterfassung vereinfacht.
Overview
- Die Meldepflicht des Mitarbeiters bleibt auch mit der eAU bestehen.
- Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist spätestens ab dem vierten Krankheitstag fällig.
- Sie müssen die elektronische Krankmeldung aktiv bei der Krankenkasse abrufen.
- Sechs Ausnahmen existieren, in denen die eAU noch nicht greift, wie etwa bei Privatversicherten.
- Kinderkrankengeld erfordert ein separates ärztliches Attest für die Krankenkasse.
Krankmeldung beim Arbeitgeber einreichen: Welche Pflichten gelten für Mitarbeiter?
Die Krankmeldung bezeichnet die unverzügliche Information des Arbeitgebers durch den Mitarbeiter über eine bestehende Arbeitsunfähigkeit [1]. Dieser Schritt ist unabhängig von der ärztlichen Bescheinigung und obliegt dem Mitarbeiter. Gemäß § 5 Abs. 1 EFZG muss der Arbeitnehmer den Arbeitgeber ohne schuldhaftes Zögern ("unverzüglich") über die Nichteignung zur Arbeit und die voraussichtliche Dauer informieren [2].
Die Meldung muss den Vorgesetzten oder die HR-Abteilung vor Beginn der regulären Arbeitszeit erreichen [3]. Sie muss zwingend die Information enthalten, ob der Mitarbeiter krankgeschrieben ist, das Datum des Beginns und die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit. Eine bloße Nachricht an einen Kollegen reicht rechtlich nicht aus, die Krankmeldung muss den richtigen Empfänger erreichen [4].
Ein zentraler Irrtum im Prozess betrifft die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Die Meldepflicht des Mitarbeiters bleibt trotz der digitalen Übertragung voll bestehen. Einzig die Vorlagepflicht der Papierversion fällt weg [1]. Sie sind weiterhin darauf angewiesen, dass der Mitarbeiter die Abwesenheit aktiv meldet, damit Sie den Abruf der eAU bei der Krankenkasse initiieren können. Definieren Sie daher klare Kanäle und stellen Sie sicher, dass jede Meldung direkt im HR-System dokumentiert wird.
Ab wann ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Pflicht?
Die 3-Tage-Regel des § 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG schreibt vor, dass ein ärztliches Attest spätestens am vierten Kalendertag der Krankheit vorgelegt beziehungsweise digital abrufbar sein muss [2][5]. Werktage und Wochenenden oder Feiertage zählen dabei zusammen.
Ein konkretes Beispiel veranschaulicht die Berechnung: Ein Mitarbeiter meldet sich am 30.04. krank. Der 01.05. ist ein Ruhetag. Der Mitarbeiter bleibt am 02.05. und 03.05. krankgeschrieben. Dies ergibt vier Kalendertage Krankheit, weshalb eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zwingend erforderlich ist [6].
Sie können das Attest ab dem ersten Tag fordern. Dieses Recht steht Ihnen im Ermessen des Unternehmens zu und wird in der Praxis von vielen Betrieben genutzt, um kurze Abwesenheiten zu dokumentieren [7]. Die aktuelle politische Debatte um die "AU ab dem ersten Tag" zielt darauf ab, diesen Fall zur Regel zu machen, um kurzfristige Abwesenheiten zu reduzieren. HR-Verantwortliche müssen eine klare interne Vorgabe definieren, ab wann ein Attest Pflicht ist, und diese Regel einheitlich anwenden, um den Vorwurf der Diskriminierung auszuschließen.
Elektronische Krankmeldung (eAU): Was Arbeitgeber jetzt tun müssen
Seit dem 01.01.2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für gesetzlich Versicherte verpflichtend. Der behandelnde Arzt übermittelt die Daten direkt an die Krankenkasse, die sie dem Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung stellt [1].
Die Hauptverantwortung liegt nun bei Ihnen: Sie müssen die Daten der eAU aktiv bei der Krankenkasse über eine gesicherte und verschlüsselte Verbindung abrufen. Der Mitarbeiter muss das Papierformular nicht mehr einreichen [1]. Der Abruf ist jedoch nur zulässig, wenn ein Beschäftigungsverhältnis für den entsprechenden Zeitraum besteht und der Mitarbeiter die Arbeitsunfähigkeit vorab gemeldet hat [1]. Die Diagnose selbst wird aus Gründen des Datenschutzes nicht übermittelt [1].
Für HR-Teams entsteht hier ein erheblicher administrativer Aufwand, da die Fristen für den Abruf überwacht und Ausnahmen manuell verarbeitet werden müssen. Der Mitarbeiter erhält für seine eigenen Unterlagen weiterhin eine Papierkopie der AU, muss diese aber nicht mehr an den Arbeitgeber weitergeben [6].
eAU-Ausnahmen: Wo das digitale System nicht greift
Die eAU funktioniert nicht in jedem Fall. Sie müssen folgende Ausnahmen kennen und manuell abwickeln [1]:
- Kinderkrankengeld
- Privatversicherte und Behandlungen in Privatpraxen
- Krankmeldungen aus dem Ausland
- Beschäftigungsverbote und Maßnahmen zur Rehabilitation
- Minijobs in Privathaushalten
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Welche Form ist für die Krankmeldung zulässig?
Das Gesetz schreibt keine verbindliche Form für die Krankmeldung vor. Es kommt auf die internen Richtlinien des Unternehmens an [5][8]. Grundsätzlich sind alle Kanäle zulässig, die eine nachvollziehbare Information gewährleisten: Telefon, E-Mail, SMS oder ein Messenger-Dienst [4].
Eine Krankmeldung per Telefon ist ebenso gültig wie eine Krankmeldung per E-Mail. Das entscheidende Kriterium ist, dass die Nachricht den Vorgesetzten oder das HR-Team rechtzeitig vor Dienstbeginn erreicht [4]. Eine Information an einen Kollegen reicht rechtlich nicht aus.
Definieren Sie als Arbeitgeber einen zentralen Kanal für die Krankmeldung online. Eine dedizierte E-Mail-Adresse oder ein digitales Abwesenheitsterminal bietet den Vorteil einer unmittelbaren Rückverfolgbarkeit und einer automatischen Dokumentation im System. Ergänzt um Stempeluhren und Terminals zur Zeiterfassung entsteht ein geschlossener Prozess, der manuelle Erfassungsfehler ausschließt.
Krankmeldung ohne Arztbesuch: Wann ist eine telefonische Krankschreibung möglich?
Eine telefonische Krankschreibung ist seit dem 07.12.2023 wieder zulässig. Der Patient muss in der Praxis jedoch bereits als eingeschrieben gelten [7]. Auch die Videosprechstunde ermöglicht eine Krankschreibung unter bestimmten Voraussetzungen. Es besteht kein Rechtsanspruch auf diese Form der Diagnose, da die Entscheidung beim behandelnden Arzt liegt [7].
Grenzen der Fernbehandlung: Die telefonische oder videogestützte Krankschreibung beschränkt sich auf leichte, kurzzeitige Erkrankungen. Bei schwerwiegenden Symptomen kann der Arzt ein persönliches Erscheinen fordern. Die Krankmeldung ohne Arztbesuch im Sinne einer vollständigen Entbindung von der Meldepflicht existiert nicht. Es ist immer ein medizinischer Kontakt notwendig, auch wenn dieser digital erfolgt.
Für Sie als Arbeitgeber ändert sich durch die Form der Krankschreibung nichts Grundlegendes. Der Arzt generiert in beiden Fällen eine eAU. Der Prozess des Abrufs bei der Krankenkasse bleibt identisch.
Entgeltfortzahlung, Kinderkrankheit und Sonderfälle im Überblick
Im Krankheitsfall zahlt der Arbeitgeber das reguläre Gehalt für sechs Wochen weiter. Nach Ablauf dieser Frist übernimmt die Krankenkasse das Krankengeld, das niedriger ausfällt als das Bruttogehalt [7]. Voraussetzung für den Anspruch auf Entgeltfortzahlung ist eine Wartezeit von vier Wochen ununterbrochenem Bestehens des Arbeitsverhältnisses gemäß § 3 EFZG.
Bei der Kinderkrankheit gelten spezielle Regeln. Eltern haben für jedes Kind Anspruch auf 15 Tage Kinderkrankengeld pro Jahr, alleinerziehende Eltern auf 30 Tage. Bei mehreren Kindern liegt das Maximum bei 35 Tagen pro Elternteil und 70 Tagen für Alleinerziehende, Stand 2025 [7]. Ein ärztliches Attest des Kinderarztes ist für die Inanspruchnahme zwingend und bei der Krankenkasse einzureichen. Die eAU findet in diesem Bereich noch keine Anwendung [1][6].
Bei einer Verlängerung der Krankheit über den ursprünglich gemeldeten Zeitraum hinaus muss der Mitarbeiter die Verlängerung unverzüglich melden und ein neues Attest einholen. Die 3-Tage-Regel gilt in diesem Fall nicht, das neue Dokument ist sofort erforderlich [6]. Eine digitale Urlaubsverwaltung und die Personaleinsatzplanung bei Krankmeldungen helfen, diese Fristen und Ansprüche zentral zu überwachen.
Krankmeldungen digital verwalten: Wie Kelio HR-Teams entlastet
Die Verwaltung von Krankmeldungen erfordert von HR-Teams höchste Präzision in der Fristenüberwachung und Dokumentation. Wir von Kelio bieten eine HR-Software zur Verwaltung von Krankmeldungen, die den gesamten Prozess von der Meldung bis zur Gehaltsabrechnung automatisiert.
Unser SIRH integriert die Zeiterfassung, das Abwesenheitsmanagement und die Schnittstellen zu den Krankenkassen in einer einzigen Lösung. Das System führt den Abruf der eAU automatisiert durch, sobald der Mitarbeiter seine Abwesenheit im Portal meldet. Die Dokumentation der Krankmeldung erfolgt lückenlos und nachvollziehbar für interne und externe Audits. Der automatisierte Abruf der elektronischen Krankmeldung und die Berechnung der Entgeltfortzahlung erfolgen direkt im System.
Die zentrale Verwaltung aller Abwesenheitsarten, sei es Krankheit, Urlaub oder Weiterbildung, reduziert Medienbrüche und schließt manuelle Fehler aus. Alle Daten werden DSGVO-konform verarbeitet, was den Datenschutz bei der Verarbeitung von Krankmeldungen sicherstellt. Die Digitalisierung der HR-Prozesse entlastet Ihr Team nachhaltig und gibt Raum für strategische Aufgaben. Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung zur Optimierung Ihres Abwesenheitsmanagements.
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[1] gesund.bund.de, https://gesund.bund.de/die-elektronische-arbeitsunfaehigkeitsbescheinigung-eau, 2024
[2] anwalt.de, https://www.anwalt.de/rechtstipps/krank-im-job-wann-sie-ein-attest-brauchen-und-wie-sie-sich-korrekt-krankmelden-267998.html, 2023
[3] zeiterfassungsgesetz.de, https://www.zeiterfassungsgesetz.de/ratgeber/abwesenheiten/krankmeldung-ablauf-pflichten, 2024
[4] zep.de, https://www.zep.de/blog/krankmeldung, 2024
[5] timr.com, https://www.timr.com/a/krankmeldung/, 2024
[6] wpl.lvr.de, https://wpl.lvr.de/media/wpl/daten_pool/dokumente_neue_ma/Merkblatt_Verhalten_bei_AU.pdf, 2024
[7] handbookgermany.de, https://handbookgermany.de/de/sick-leave, 2024
[8] arbeitsvertrag.org, https://www.arbeitsvertrag.org/krankmeldung/, 2024
