Unübersichtliche Zettel, nachgetragene Stunden, Fehler im Dienstplan – in der Gastronomie und Hotellerie rauben manuelle Prozesse täglich wertvolle Zeit. Digitale Zeiterfassungssysteme schaffen hier Abhilfe: Mitarbeitende stempeln sich mit einem Klick per Terminal, PC oder Smartphone ein und aus, Arbeitszeiten und Pausen werden lückenlos dokumentiert und Abwesenheiten zentral verwaltet.
Erfahren Sie in diesem Artikel, warum die digitale Arbeitszeiterfassung in der Gastronomie unverzichtbar ist, wie sie den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden sowie Personalverantwortlichen erleichtert und worauf es bei der Umsetzung wirklich ankommt.
Zeiterfassung Gastronomie – mehr Effizienz und Sicherheit
Gerade in der Gastronomie bedeutet digitale Zeiterfassung doppelte Sicherheit: Sie reduziert Verwaltungsaufwand und Kosten, während eine transparente und rechtssichere Dokumentation aller Arbeitszeiten gewährleistet wird.
Zeit und Kosten sparen durch digitale Prozesse
Ein wesentlicher Vorteil der digitalen Arbeitszeiterfassung ist die erhebliche Einsparung von Zeit und Kosten. Die erhobenen Arbeitszeitdaten werden nahtlos an beispielsweise das Lohnabrechnungstool übertragen. Dies vermeidet die doppelte Datenpflege und steigert so die Effizienz erheblich. Der administrative Aufwand wird wesentlich gesenkt, sodass Zeit für weitere wichtige Aufgaben bleibt.
Fehler vermeiden und Transparenz erhöhen
Durch eine digitale Erfassung der Arbeitszeiten wird mehr Transparenz im Arbeitsalltag geschaffen. Alle Arbeitszeiten sind zentral einsehbar und nachvollziehbar – für HR ebenso wie für die Mitarbeitenden selbst. Self-Service-Funktionen ermöglichen es, eigene Zeiten oder Abrechnungen unkompliziert und in Echtzeit abzurufen. Zudem reduzieren automatisierte Prozesse Eingabefehler und verhindern Unstimmigkeiten, die bei manueller Erfassung schnell entstehen können. Alle Daten werden revisionssicher protokolliert und sind jederzeit nachvollziehbar dokumentiert. So wird das Risiko von Manipulationen erheblich gesenkt.
Gesetzeskonforme Zeiterfassung Gastronomie ohne Mehraufwand
Mit einer digitalen Zeiterfassung wird die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben durch die minutengenaue Erfassung der Arbeitszeit sichergestellt. Gerade in der Gastronomie, wo Stoßzeiten und spontane Änderungen zum Alltag gehören, sorgt die Automatisierung dafür, dass die Zeiterfassung nicht selbst zur Belastung wird. Durch die Integrationsmöglichkeiten der Software entsteht kein Mehraufwand für das Team – im Gegenteil: Der administrative Aufwand wird erheblich gesenkt.
Arbeits- und Pausenzeiten automatisch erfassen
Neben der reinen Zeiterfassung übernimmt die Software auch die automatische Berechnung von Pausen, Überstunden und Zuschlägen. Dadurch entfällt die manuelle Nachpflege und sowohl HR als auch Mitarbeitende haben jederzeit einen transparenten Überblick in Echtzeit über die tatsächlich geleisteten Stunden.
DSGVO-konforme Datenverwaltung
Arbeitszeitdaten gelten als personenbezogene Daten und unterliegen somit den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Unbefugte Dritte dürfen demnach keinen Zugriff auf die Arbeitszeitdaten von anderen Mitarbeitenden haben. Erfasste Arbeitszeitdaten dürfen nicht ohne Kennzeichnung gelöscht, geändert oder überschrieben werden. Daher müssen Unternehmen sicherstellen, dass Zugriffsrechte durch individuelle Nutzerkonten und Zugriffsbeschränkungen technisch klar geregelt sind. Auch bei der Speicherung und Archivierung sind Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung und revisionssichere Protokollierung erforderlich.
Darüber hinaus dürfen Arbeitszeitdaten nur so lange gespeichert werden, wie es der Zweck erfordert – in der Regel längstens bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG – und Mitarbeitende haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung ihrer Daten.
Funktionen der Kelio Zeiterfassungssoftware für die Gastronomie
Damit diese Prozesse nicht nur effizient, sondern auch rechtssicher ablaufen, spielt der Schutz sensibler Arbeitszeitdaten eine zentrale Rolle – besonders in der Gastronomie, wo viele unterschiedliche Mitarbeitende auf die Systeme zugreifen. Für die Gastronomie bietet die Kelio Zeiterfassungssoftware eine Vielzahl wesentlicher Vorteile. Arbeitszeiten und Pausen werden zuverlässig erfasst, während Überstunden sowie Zuschläge automatisch berechnet werden. Dank über 160 integrierter Schnittstellen lassen sich alle erfassten Daten direkt nach Excel oder DATEV exportieren und unkompliziert in die Lohn- und Buchhaltung übernehmen.
Digitale Zeiterfassung Gastronomie flexibel integrieren
Gerade in der Gastronomie bleibt im stressigen Alltag zwischen Service, Küche und Abrechnung kaum Zeit für umständliche Verwaltung. Hier spielt die digitale Zeiterfassung ihre Stärken aus: Durch die direkte Anbindung an Lohnbuchhaltung und Abrechnung entfallen doppelte Arbeitsschritte und manuelle Nachträge. Exporte nach Excel oder DATEV sind mit wenigen Klicks erledigt und liefern eine verlässliche Grundlage für die Lohnabrechnung – ohne zusätzlichen Aufwand für das Team. Die Implementierung in bestehende Abläufe gelingt schnell und unkompliziert, sodass die Lösung vom ersten Tag an echte Entlastung bringt. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: einen reibungslosen Service und zufriedene Gäste.
Kundenstimmen und Praxisbeispiele aus der Gastronomie
Praxisbeispiel 1: Restaurantbetrieb
Seit der Einführung von Kelio erfassen wir Arbeitszeiten digital und transparent. Früher hatten wir ständig Diskussionen über Überstunden und fehlende Einträge – heute sind alle Zeiten nachvollziehbar dokumentiert. Das spart uns nicht nur Zeit in der Verwaltung, sondern sorgt auch für mehr Fairness im Team.
Praxisbeispiel 2: Hotelbetrieb
Mit Kelio haben wir endlich einen Überblick über Schichten, Urlaubsanträge und Abwesenheiten in einem System. Besonders in der Hochsaison ist es eine enorme Erleichterung, dass Änderungen in Echtzeit sichtbar sind und automatisch an die Mitarbeitenden kommuniziert werden.
