Software für Urlaubsplanung: Welche Lösungen 2026 im Vergleich?

Podium: Die drei führenden Lösungen für digitale Urlaubsplanung

• Platz 1 – Kelio

• Platz 2 – TimO

• Platz 3 – Timebutler

Urlaubsplanung Software im Funktionsvergleich: Welche Lösung deckt die wichtigsten Anforderungen ab?

Die verschiedenen Softwarelösungen unterscheiden sich deutlich im Funktionsumfang – von umfassenden HR-Modulen bis hin zu schlanken Tools für einfache Abwesenheitsprozesse.

Kelio – Abdeckung zentraler Funktionen für Urlaub und Fehlzeiten

Die Software für Urlaubsplanung von Kelio deckt alle zentralen Funktionen rund um Urlaub und Fehlzeiten ab. Dank des modularen Aufbaus kann die Lösung flexibel an die jeweiligen Unternehmensanforderungen angepasst und erweitert werden.

TimO – Funktionen zur digitalen Urlaubsverwaltung

Mit TimO lassen sich Urlaubs- und Abwesenheitsanträge online einreichen und über einen mehrstufigen Freigabe-Workflow genehmigen, wodurch Verwaltung und Planung deutlich effizienter und transparenter werden.

Timebutler – Funktionsumfang für einfache Abwesenheitsplanung

Für eine einfache Abwesenheitsplanung beispielsweise in kleinen und mittelständischen Unternehmen eignet sich Timebutler. Das Tool bietet Funktionen wie digitale Urlaubsanträge, automatische Genehmigungsworkflows und eine übersichtliche Teamkalenderansicht, wodurch Abwesenheiten transparent und ohne administrativen Aufwand verwaltet werden können.

LeaveBoard – Internationale Lösung mit eingeschränkter lokaler Abdeckung

LeaveBoard bietet eine cloudbasierte, international einsetzbare Lösung zur Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, ideal vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen mit einfachem Onboarding und Self-Service für Mitarbeitende.

Funktionsübersicht aller Lösungen 

Software für Urlaubsplanung im Arbeitsalltag: Welche Lösung unterstützt Teams am besten?

Im Arbeitsalltag zählt vor allem, wie intuitiv und verlässlich eine Software Urlaubs- und Abwesenheitsprozesse unterstützt. Je nach Unternehmensgröße, Organisation und benötigtem Funktionsumfang eignen sich unterschiedliche Lösungen. Während umfassende Systeme den gesamten HR-Prozess abdecken, fokussieren sich leichtere Tools auf einfache Urlaubsanträge und Teamübersichten.

Kelio – Nutzung im Arbeitsalltag für Teams und Führungskräfte

Kelio unterstützt den Arbeitsalltag umfassend, da Urlaubsplanung, Fehlzeiten, Zeiterfassung und Workflows vollständig integriert sind. Teams profitieren von transparenten Teamkalendern und Echtzeit-Überblicken, während Führungskräfte Anträge direkt digital prüfen, freigeben und Kapazitäten im Blick behalten. Durch mobile Nutzung und HR-Module werden Prozesse spürbar vereinfacht.

Crewmeister – Einsatz in kleinen Teams

Insbesondere in kleinen Teams, die eine einfache und schnelle Lösung für Urlaubsanträge und Abwesenheitsverwaltung brauchen, eignet sich die Softwarelösung von Crewmeister. Durch die intuitive Bedienung können Mitarbeitende Anträge in wenigen Klicks einreichen, während Teamleiter übersichtliche Kalender und automatische Freigaben nutzen. Der Funktionsumfang bleibt bewusst schlank und praxisnah.

Timebutler – Nutzung in einfachen Organisationsstrukturen

Kleine und mittelständische Unternehmen unterstützt Timebutler mit klaren und leicht verständlichen Funktionen für Urlaub, Krankheit sowie Homeoffice. Die Bedienung ist einfach, Anträge werden digital eingereicht und über festgelegte Freigabeprozesse genehmigt.

Zoho People – Einsatz in allgemeiner HR-Verwaltung

Zoho People bietet eine Vielzahl an HR-Funktionen und eignet sich daher für Unternehmen, die Urlaubsplanung als Teil einer breiteren Personalverwaltung nutzen möchten. Neben Abwesenheitsmanagement deckt Zoho People u. a. Zeittracking, Mitarbeiterdaten und Onboarding ab. Für den Alltag bedeutet das mehr Funktionstiefe, allerdings auch mehr Administrationsaufwand.

Übersicht zur Nutzung im Alltag 

Abwesenheitsmanagement Software und Integration in bestehende HR-Prozesse

Die Systeme variieren insbesondere in ihrer Tiefe der Anbindung an HR- und Zeitmanagementprozesse. Je nach Lösung reichen die Möglichkeiten von breiten Schnittstellen bis zu grundlegenden Integrationen.

Kelio – Verbindung zu Zeiterfassung, Planung und Zutritt

Mit über 160 Schnittstellen für eine Vielzahl von ERP-Systemen sind Daten der Kelio Software für Abwesenheitsmanagement flexibel in bestehende Systemlandschaften zu integrieren. Die Lösung eignet sich vor allem für Unternehmen, die Abwesenheitsmanagement als Teil einer umfassenden HR-Suite betrachten.  Durch die Vernetzung der Zeiterfassung, der Abwesenheitsplanung und der Zutrittskontrolle werden manuelle Prozesse automatisiert.

Zoho People – Allgemeine HR-Integrationen

Zoho People bietet eine breite Palette an HR-Integrationen, darunter Mitarbeiterdatenverwaltung, Zeittracking und Onboarding. Die Integrationen sind vielseitig, jedoch stärker auf digitale HR-Prozesse als auf operative Arbeitszeit- oder Zutrittssysteme fokussiert.

TimO – Einbindung in grundlegende Workflows

In grundlegende HR- und Zeitmanagement-Workflows lässt sich TimO einfach einbinden, etwa in die Urlaubsverwaltung, Projektprozesse und die Zeiterfassung. Die Lösung bietet Basis-Schnittstellen und eignet sich für Unternehmen, die einfache Freigabeprozesse und eine übersichtliche Einbindung in bestehende Abläufe benötigen, jedoch ohne umfassende Systemtiefe.

Timebutler – Basisfunktionen für einfache HR-Strukturen

Für einfache HR-Strukturen bietet Timebutler eine passende Lösung und unterstützt grundlegende Prozesse wie Urlaubsanträge, Krankheit und Homeoffice. Die Lösung verzichtet bewusst auf komplexe Systeme und bietet entsprechend weniger Integrationsmöglichkeiten, was sie für kleine Unternehmen mit klaren, überschaubaren Anforderungen attraktiv macht.

Übersicht der Integrationen 

Digitale Urlaubsverwaltung: Aufwand, Einführung und Support im Unternehmen

Bei der Einführung einer Software für Urlaubsverwaltung spielen nicht nur Funktionen, sondern auch Unterstützung, Schulung und die Art des Onboardings eine wichtige Rolle. Die folgenden Lösungen unterscheiden sich deutlich darin, wie sie Unternehmen beim Start und im laufenden Betrieb begleiten.

Kelio – Einführung, Betreuung und begleitende Ressourcen

Kelio bietet nicht nur eine umfassende Software für Urlaubsplanung, sondern auch eine strukturierte Einführung, fortlaufende Betreuung und begleitende Ressourcen. Die Implementierung der Software für Urlaubsplanung erfolgt mit strukturierten Einführungsprozessen, die von erfahrenen Projektteams durchgeführt werden. Das System wird je nach Arbeitszeit- und Abwesenheitsregeln individuell konfiguriert. Über die Einführung hinaus stellt Kelio einen kontinuierlichen deutschsprachigen Support bereit.

LeaveBoard – Unterstützung ohne lokalen Fokus

Bei LeaveBoard erfolgt die Einführung überwiegend über Self-Service und Online-Guides. Es gibt einen Support, allerdings ist dieser eher international ausgerichtet. Die Softwarelösung von LeaveBoard beinhaltet standardisierte Prozesse, die wenig Anpassungsmöglichkeiten für individuelle Regeln beinhalten.

Crewmeister – Einführung in kleinen Teams

Einen schnellen Start ohne komplexe Einführung bietet die Software von Crewmeister. Kleine Teams können unmittelbar nach der Einrichtung loslegen, da die Bedienoberfläche bewusst schlank gehalten ist und nur wenige Schulungsschritte erfordert. Dadurch eignet sich Crewmeister besonders für Betriebe, die eine unkomplizierte Lösung suchen und wenig administrativen Aufwand investieren möchten.

TimO – Schulungsmöglichkeiten und Support

TimO stellt verschiedene Schulungs- und Supportangebote bereit, um Unternehmen bei der Einführung zu unterstützen. Neben Online-Tutorials und Webinaren bietet der Anbieter persönlichen Support, der bei Fragen zum System, zur Konfiguration oder zu einzelnen Workflows weiterhilft. Damit ist TimO insbesondere für Organisationen geeignet, die Wert auf begleitende Anleitung und strukturierte Einführung legen.

Übersicht Einführung & Support 

Entscheidungsleitfaden für Urlaubsverwaltung Software: Wie treffen Unternehmen die richtige Auswahl?

Damit Unternehmen die passende Software für die Urlaubsverwaltung finden, sollten sie ihre internen Anforderungen, Teamstrukturen und verfügbaren Ressourcen systematisch bewerten.

Auswahl nach Prozessanforderungen

Bei der Auswahl einer Urlaubsverwaltungssoftware sollten Unternehmen zunächst prüfen, wie komplex ihre internen Regeln sind. Faktoren wie mehrstufige Freigaben, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, Tarifverträge oder abteilungsbezogene Abwesenheitslogiken entscheiden darüber, ob eine einfache Lösung ausreicht oder ein System mit tiefen Konfigurationsmöglichkeiten benötigt wird. Je genauer eine Software diese Prozesse abbildet, desto weniger manueller Aufwand entsteht später.

Auswahl nach Team- und Standortstruktur

Auch die organisatorische Struktur spielt eine wesentliche Rolle. Unternehmen mit mehreren Standorten, Schichtbetrieben oder dezentralen Teams profitieren von Lösungen, die standortübergreifende Kalender, Rollenmodelle und klare Verantwortlichkeiten unterstützen. Kleinere Teams oder Betriebe mit überschaubaren Abläufen benötigen dagegen vor allem intuitive Bedienbarkeit und schnelle Einführung, ohne komplexe Systemarchitektur.

Auswahl nach Budget und Ressourcen

Neben Funktionalität und Anforderungen müssen auch Budget und interne Ressourcen berücksichtigt werden. Während größere Systeme oft umfangreiche Features und hohe Skalierbarkeit bieten, verursachen sie zugleich höhere Einführungs- und Betriebskosten. Unternehmen sollten daher abwägen, welches Modell langfristig wirtschaftlich sinnvoll ist: monatliche Nutzerpreise, modulbasierte Abrechnung oder All-in-One-Pakete. Auch der Aufwand für Support und Administration sollte in der Kalkulation einbezogen werden.

Entscheidungsmatrix 

Eine Entscheidungsmatrix bietet einen strukturierten Überblick, indem sie zentrale Auswahlkriterien – wie Prozesskomplexität, Teamgröße, Integrationsbedarf und Budget – gegenüberstellt. Unternehmen können so klar erkennen, welche Lösung zu ihren Anforderungen passt und an welchen Stellen Kompromisse nötig wären. Die Matrix unterstützt damit eine fundierte, transparente Entscheidung auf Basis objektiver Kriterien.

Kelio im Gesamtüberblick: Urlaubs- und Fehlzeitenmanagement als Teil eines integrierten HR-Systems

Als integrierte HR-Lösung verbindet Kelio Urlaubsplanung, Fehlzeitenmanagement, Arbeitszeiterfassung und Zutrittsprozesse in einem zentralen System und unterstützt damit alle Beteiligten im Arbeitsalltag.

Einheitliche Verwaltung von Urlaub, Fehlzeiten und Arbeitszeiten

Mit der Kelio Software für Urlaubsplanung werden Urlaub, Fehlzeiten und Arbeitszeiten zentral verwaltet. Alle Daten laufen zusammen, wodurch zum einen die Übersichtlichkeit steigt, zum anderen Prozesse deutlich vereinfacht werden.

Zusammenspiel von Software und Hardware

Auch die Verbindung zu Zeiterfassungsterminals ist mit der Kelio Lösung leicht umsetzbar. Für den Zutritt und die Arbeitszeiterfassung werden RFID-Badges eingesetzt. So werden nahtlose HR-Prozesse sichergestellt.

Nutzung für HR, Teamleitungen und Administration

HR, Teamleitung und Administration haben mit der Kelio Software zur Urlaubsplanung einen ganzheitlichen Überblick über Abwesenheiten und Kontingente. Anträge werden digital bearbeitet, während Teamverfügbarkeiten leicht ersichtlich sind. Durch Self-Service-Funktionen können Mitarbeitende Anträge digital stellen und ihr Arbeitszeitkonto einsehen.  

Erfahren Sie, wie Kelio Schichtmodelle automatisiert plant