Was ist eine HRIS-Software?
Vereinfachen Sie die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter, indem Sie sich für eine zuverlässige und zentralisierte Personalverwaltungssoftware entscheiden.
Eine HRIS-Software als Abkürzung für Human Resources Information System ist in die Unternehmenssprache bereits eingegangen. Sie bezeichnet ein zusammenhängendes Paket von Software-Funktionen, die die Verwaltung der Mitarbeiter vereinfachen sollen: Von der Einstellung bis zur Gehaltsabrechnung, von der administrativen Personalverwaltung über die Verwaltung von Kompetenzen, Fortbildungen, Gesprächen und Kostenabrechnungen bis zum Talent Management.
HRIS-Software: Definition
HRIS steht für Human Resources Information System. Eine HRIS-Software ist eine umfassende Softwarelösung, die darauf abzielt, die Personalverwaltung einer Organisation zu vereinfachen und zu zentralisieren.
Meistens setzt sich eine HRIS-Software aus verschiedenen Modulen zusammen. Je nach unternehmensspezifischen Bedürfnissen, Mitteln und Besonderheiten ermöglicht der Einsatz einer HRIS-Software die Steuerung der Einstellungen, der Fortbildungen, der Lohnabrechnung, der Erfassung von Arbeitszeiten und Tätigkeiten, der Personalverwaltung, des Talent Managements, der Verwaltung von Gesprächen… in einem bzw. mehreren Einrichtungen desselben Unternehmens.
Was sind die Module einer HRIS-Software?
HRIS-Softwarelösungen werden immer leistungsfähiger und immer anpassbarer. Durch diese Anpassungsfähigkeit kann jede Organisation ihre HRIS-Lösung „à la carte“ zusammenstellen, um die eigenen Bedürfnisse und den Stand der Digitalisierung des eigenen Personalwesens zu berücksichtigen.
Grundsätzlich besteht eine komplette HRIS-Lösung aus folgenden Hauptmodulen und Funktionen:
- Verwaltung von Arbeitszeiten und Tätigkeiten
- Verwaltung von Abwesenheiten und Urlaub
- Administrative Personalverwaltung
- Überwachung der Befugnisse
- Überwachung der Vorsorgeuntersuchungen und Impfungen
- Verwaltung von Onboarding-Prozessen (Empfang des neuen Mitarbeiters)
- Verwaltung der Historie der Fortbildungen
- Verwaltung von Talenten, Stellen und Kompetenzen
- Verwaltung von Telearbeit
- Elektronische Signatur und gesicherte digitale Archivierung von HR-Dokumenten (Digitalisierung)
- HR Monitoring und Social Monitoring
- Messung der Lebensqualität am Arbeitsplatz
- HR-Reporting (Sozialbilanz, Indikatoren usw.)
- HR-Portal oder Mitarbeiterportal.
Bei der Wahl der HRIS-Software sind die zur Verfügung stehenden Module und ihre Inhalte zu beachten. Außerdem muss gewährleistet sein, dass diese Module auch wirklich integriert sind, das heißt, dass der Austausch von Personaldaten von einem Modul zum anderen ohne Neuangabe erfolgen kann.
Was spricht für den Einsatz einer Personalverwaltungssoftware?
Die Verwaltung des Personals wird heute immer komplexer. Bei der Personalverwaltung geht es nicht mehr nur um Personalakten und Urlaubsgenehmigungen. Das Personalwesen spielt in Unternehmen inzwischen eine unumgängliche strategische Rolle bei der Förderung des Arbeitgeberimage, der Bindung der Talente, der langfristigen Verwaltung von Kompetenzen.
Der HR-Dienst muss die Verwaltung von zeitraubenden administrativen Aufgaben daher optimieren, um die erforderliche Zeit und Ressourcen freizulegen, um Talente verwalten und den strategischen Herausforderungen der Organisation gerecht werden zu können.
Was sind die Vorteile von HRIS?
Die Digitalisierung der Personalverwaltung mittels HRIS-Software bietet zahlreiche Vorteile:
HRIS-Software zur Automatisierung, Zentralisierung und Vereinheitlichung der Prozesse.
Eine der wichtigsten Funktionen einer HRIS-Software ist die Automatisierung von besonders zeitraubenden Aufgaben mit geringem Mehrwert, beispielsweise Neueingabe von Urlaubstagen, Berechnung der variablen Lohnabrechnungsposten, Erinnerung der Manager über die Planung von Arztterminen usw.
Die Automatisierung der Aufgaben geht mit der Zentralisierung von Daten und der Vereinfachung ihrer Aktualisierungen einher. Mit einer HRIS-Software müssen Sie nicht mehr mit mehreren Excel©-Dateien jonglieren. Alle Informationen werden in einer einzigen Datenbank zentralisiert, die Ihre gesamten Module versorgt.
Die Einrichtung einer HRIS-Software ist ebenfalls eine gute Gelegenheit, die verschiedenen HR-Prozesse zu vereinheitlichen. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass bei Ihren Mitarbeitern Frust aufkommt, weil sie je nach Abteilung oder Einrichtung anders verwaltet werden.
Eine HR-Software, die die Daten sichert und die Konformität der Prozesse gewährleistet.
Mit der Digitalisierung des Personalwesens gewährleisten Sie eine optimale Sicherung von Daten und HR-Praktiken.
Selbstverständlich ist es nicht möglich, eine absolute Zuverlässigkeit der Personaldaten im System zu garantieren, denn ein Teil davon wird per Hand eingegeben und Fehler sind menschlich. Durch die Automatisierung und die Zentralisierung von Daten lassen sich aber etliche Neueingaben vermeiden, wodurch das Fehlerrisiko weitgehend abgeschafft wird.
Mittels verschiedener Warnungen des HRIS-Systems in Bezug auf das Arbeitsrecht bekommen Sie täglich Unterstützung zu den juristischen und periodischen Aspekten Ihrer Personalverwaltung. Mit der HRIS-Software von Kelio können bestimmte Dateneingaben blockiert werden, um Arbeitszeiten, die mit den geltenden Vorschriften inkompatibel sind, nicht einplanen zu können. Ein anderes Beispiel: Kelio Software kann automatische Hinweise zur Durchführung von obligatorischen Vorsorgeuntersuchungen für die betroffenen Mitarbeiter liefern.
HRIS zur Steuerung Ihrer HR-Strategie mithilfe von Analysen und Indikatoren
Mit einer HRIS-Software haben Sie Zugang zu einer Personaldaten-Bibliothek. Dank zuverlässiger und präziser Indikatoren können Sie mit wenigen Klicks HR-Tabellen erstellen, um Ihre HR-Politik zu optimieren und zu steuern.
Der Bedarf an Daten zur HR-Steuerung spielt eine tragende Rolle: Vergütungspolitik, Fehlzeiten, Optimierung der Planung interner Ressourcen, Verwaltung von Stellen und Kompetenzen usw. Mit diesen zuverlässigen und einfach zu aktualisierenden Indikatoren sind Sie in der Lage, einen klaren Überblick über Ihre Situation zu bekommen und eine HR-Strategie zu entwickeln, die zum Erfolg und zur dauerhaften Sicherung Ihrer Geschäftstätigkeit beitragen wird.
Eine Personalverwaltungslösung zur Vereinfachung der Employee Experience
HRIS-Software trägt zur Verbesserung der internen Employee Experience mithilfe von folgenden Methoden bei:
- Vereinfachung der HR-Prozesse mit oder ohne Freigabe (Workflows)
- Dezentralisation der HR-Entscheidungen auf die Kontaktmanager
- Stärkung des Verantwortungsgefühls der Mitarbeiter. Sie können eigenständig ihre Salden abrufen, ihre Mitarbeiterinformationen aktualisieren oder solche Aktionen wie Anträge auf Fortbildung, Urlaub, Konto-Übertragungen usw. durchführen.
- Bereitstellung eines HR-Portals, das ergonomisch und für alle einfach in der Handhabung ist.
Mit einer HRIS-Software wird die HR-Verwaltung für alle Mitarbeiter erleichtert, sodass sie sich auf ihre Tätigkeiten mit Mehrwert konzentrieren können. Eine effiziente HRIS-Software trägt zum positiven Unternehmensimage, zum Wohlbefinden am Arbeitsplatz und letztendlich auch zur Bindung der Talente bei.
Ein HR-Verwaltungstool zur Förderung des Arbeitgeberimage
Extern stellen einige HRIS-Module einen Vorteil zur Förderung des Arbeitgeberimage dar. Das ist der Fall von Software-Modulen zur Rekrutierung (ATS), die die Erfahrung der Kandidaten mit Funktionen wie einer ansprechenden Vorstellung des Unternehmens, dem Einreichen von Bewerbungen über Video oder programmierten systematischen Antworten, um keinen Kandidaten zu vergessen, verbessern.
Was sind die Anforderungen einer HRIS-Software?
Eine HRIS-Software ist von Natur aus eine kollaborative Anwendung, die unterschiedliche Vorteile je nach Status und Rechteprofil der Benutzer bietet. Ein paar konkrete Beispiele für die Vorteile einer HRIS-Software je nach Benutzer:
Für die Mitarbeiter:
- Autonome Abfrage der eigenen HR-Daten (Urlaubssaldo, Zeitkonto, Lohnabrechnung...) und Aktualisierung der Personaldaten über ein HR-Mitarbeiterportal
- Ausführung von HR-Schritten: Urlaubsanträge, Konto-Übertragungen Änderung der Telearbeitstage...
- Zugang zur internen Information über das eigene HR-Portal (Beispiel: Organigramm…)
Für die Manager:
- Benachrichtigung und Genehmigung von Mitarbeiteranträgen: Urlaubsanträge, Arbeitszeitkonten, Anträge auf Telearbeit…
- Echtzeit-Anzeige der Zeitpläne des eigenen Teams
- Warnungen über Abweichungen oder zu erledigende Aufgaben: ungeplante Abwesenheiten, Erinnerungen an bevorstehende Arzttermine, wichtige Fristen (Vertragsende…) usw.
- Hilfe bei der Erstellung komplexer Zeitpläne
Für die HR-Verwalter:
- Zugang zu gesicherten zentralisierten und aktualisierten HR-Informationen. Möglichkeit des Fernzugriffs dank Cloud-Lösungen für HRIS. Zugriff auf Berichte, die die Steuerung der HR-Strategie ermöglichen
- Warnungen und Benachrichtigungen im Falle von Abweichungen: Buchung außerhalb der Fristen, Überschreitung der Zeit...
- Dezentralisation von bestimmten Aufgaben auf die Manager
- Zuverlässiger Export von variablen Lohnabrechnungsposten in wenigen Klicks.
- Unterstützung mittels automatischer Aktualisierungen, Warnungen usw. zur Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen.
An welche Unternehmen richten sich die Personalverwaltungslösungen?
HRIS-Lösungen sind parametrierbar und können deshalb an alle Typen von Organisationen angepasst werden: private Unternehmen, öffentliche Behörden, Vereine...
Aufgrund ihrer Anpassungsfähigkeit richtet sich die HRIS-Software an Organisationen jeder Größe, von kleinen und mittleren Unternehmen bis hin zu internationalen Gruppen.
Die Komplexität von einigen Tarifverträgen bzw. von bestimmten Organisationen (Saisonarbeitszeiten, Nachtarbeit, große Zeitspannen...) macht den Erwerb einer HRIS-Software für jede Unternehmensgröße sinnvoll.
Was ist bei der Wahl der geeigneten HRIS-Software zu beachten?
Eine komplette HRIS-Software oder eine Software à la carte? SaaS-Modus (Cloud) nutzen oder eine HRIS-Fachanwendung erwerben und auf den Servern installieren? Alles auf einmal implementieren oder allmählich je nach Bedarf?
Die Wahl und die Einrichtung einer HRIS-Software kann man nicht aus dem Boden stampfen. Sie muss Ihren Erwartungen und Ihren tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen. Um diese zu definieren, sollte man in 3 Schritten vorgehen:
Schritt 1: Wie macht man eine Bestandsaufnahme der internen HR-Prozesse?
Die Bestandsaufnahme der gesamten Verwaltungsprozesse zu machen ist ein langwieriger, doch unabdingbarer Schritt.
Erstellen Sie für jedes große Thema: Einstellung, administrative Verwaltung des Personals, Verwaltung von Urlaub,... ein Verzeichnis der aktuellen Praktiken, die in Ihrer Organisation gelten:
- Wer oder welches Ereignis löst einen HR-Prozess aus?
- Wer ist für die Überwachung, die Durchführung oder die Genehmigung zuständig?
- Was sind die Bearbeitungsfristen?
- Welche Mittel zur Wiedergabe gibt es?
- Usw.
Schritt 2: Wie erarbeitet man ein HRIS-Leistungsverzeichnis?
Definieren Sie genau Ihre Erwartungen, wobei Sie von Ihrer Bestandsaufnahme ausgehen. Sie können eine oder mehrere Arbeitsgruppen ins Leben rufen, die für die Erstellung des Leistungsverzeichnisses Ihrer zukünftigen HRIS-Software zuständig sind.
In dieser Phase können Sie beispielsweise wie folgt vorgehen:
- Prozesse zusammenfassen und dann nach ihrem Thema, ihrer Häufigkeit, ihrer Bedeutung oder nach jedem anderen Kriterium, das in Ihrer Organisation relevant zu sein scheint, aufteilen.
- Den Ablauf von allen Prozessen präzise detaillieren und alle Stärken und Schwächen von jedem von ihnen sowie ihre gesetzlichen und/oder organisatorischen Einschränkungen bestimmen.
- Eine Liste mit Ihren Erwartungen und Ihren gewünschten Verbesserungen bei der Verwendung der HRIS-Software erstellen. Bitte beachten Sie, dass in dieser Phase alle Mitarbeiter einbezogen werden können. Dadurch wird nicht nur das Engagement gestärkt, sondern auch die Möglichkeit geboten, bestimmte Verbesserungen in Erwägung zu ziehen, die nur die Mitarbeiter vor Ort kennen können.
- Ihre Erwartungen hierarchisieren: unabdingbare, wichtige, fakultative Funktionen. Die Phase der Priorisierung ist unentbehrlich, um die unabdingbaren Bedürfnisse Ihrer Organisation im Auge zu behalten, ohne sich von den „Wow“-Funktionen, die dabei fakultativ sein könnten, beeindrucken zu lassen.
Schritt 3: Wie führt man eine Ausschreibung für HRIS durch?
Nach der Erarbeitung Ihres HRIS-Leistungsverzeichnisses werden Sie in der Lage sein, die Hauptfunktionen zu bestimmen, die für das einwandfreie Funktionieren Ihrer HRIS-Lösung unabdingbar sind.
Damit werden Sie unter den zahlreichen Marktakteuren eine erste Selektion machen können. Wir empfehlen, fürs Erste zwischen 3 und 5 Anbieter anzuvisieren, bei denen Sie einen Kostenvoranschlag und/oder eine Demonstration anfordern.
Über die erwarteten HRIS-Funktionen hinaus können Sie die Marktakteure nach einer ganzen Reihe von Kriterien bewerten: Unternehmensalter, Kundenmeinung, finanzielle Gesundheit, Anzahl der installierten Clients usw.
Mit diesem Schritt werden Sie die ursprüngliche Auswahl verfeinern bzw. Ihre Auswahl treffen können. Wenn es nicht der Fall sein sollte, konzentrieren Sie sich auf die Details und den angebotenen Kundendienst:
- Sind die Teams des Kundendienstes einfach zu erreichen?
- Sind Aktualisierungen sowie das Legal Monitoring, das HR Monitoring und das Social Monitoring miteinbegriffen?
- Gibt es eine Betreuung bei der Verteilung und der Einführung der HRIS-Software?
- Was passiert im Falle der Nichtverfügbarkeit der Software?
- Wo werden die digitalen Daten gespeichert? Mit welchem Sicherheitsniveau?
Die Funktionen der HRIS-Software sind wichtig, der Kundenservice ist aber genauso wichtig.
Wie setzt man HRIS in seinem Unternehmen ein?
Die Verteilung einer HRIS-Software erfordert Zeit und Vorbereitung. Denn das Installieren eines HR-Portals allein wirkt keine Wunder.
Vor der Einführung müssen Sie die Übernahme und die Integration von Personaldaten wie Personalakten, Stunden- und Urlaubskonten, Daten zur Lohnabrechnung usw. planen.
Im Idealfall ist es besser, zwei Teams zu bilden:
- Ein Team mit HR- und IT-Managern, die sich mithilfe von Beratern des Software-Herausgebers vollständig der Parametrierung und der Verteilung der HRIS-Lösung widmen.
- Ein zweites Team mit Freiwilligen, die als Testmitarbeiter vor der finalen Verteilung fungieren. Auf diese Weise können Sie die Eindrücke über die Verwendung der HRIS-Software sammeln und feststellen, was bereits funktioniert und was noch verbessert werden muss.
Parallel zur Parametrierung sind Test- und Abnahmephasen entscheidend, um sicherzustellen, dass die erhaltenen Ergebnisse den erwarteten Ergebnissen entsprechen.
Das Unternehmen Kelio ist seit über 35 Jahren auf dem Markt und setzt bewährte Verteilungsprozesse ein, die auf seiner bei Tausenden von Kunden gesammelten Erfahrung beruhen.
Wie viel Zeit nimmt die Einrichtung einer HRIS-Software in Anspruch?
Die Dauer der Installation einer HRIS-Software variiert je nach der Komplexität der Organisation, der Historie der Daten, die wieder zu integrieren sind, oder der Anzahl der Software-Module, die verteilt werden müssen.
Key Account-Projekte können sich über mehrere Jahre hinziehen, während ein einfaches Buchungsterminal in weniger als einer Stunde installiert und parametriert werden kann. Dennoch dauert ein Projekt im Durchschnitt 3 bis 6 Monate.
Wie bewirkt man Akzeptanz beim Einsatz einer Personalverwaltungssoftware?
Eine HRIS- oder Zeiterfassungssoftware ist die einzige Software, die von allen Mitarbeitern einer Organisation verwendet wird.
Bei jeder Änderung der HR-Software, auch wenn sie positiv ist, können sich manche Mitarbeiter damit schwertun.
Es ist daher ausschlaggebend, dass dieser Wechsel mit bestimmten weiteren Aktionen einhergeht:
- Interne Kommunikation bezüglich der Gründe dieser Änderung und bezüglich der Vorteile, die die Mitarbeiter daraus ziehen werden: mehr Autonomie (Abfrage der Salden, Urlaubsanträge...), mehr Transparenz (Beispiel: in der Berücksichtigung ihrer Anwesenheit), mehr Gleichheit (gleiche Behandlung unabhängig von der Abteilung)
- Schulungen für die HR-Manager und die Hauptbenutzer der HR-Lösung (Planer, operative Manager…)
- Betreuung von Mitarbeitern, die Gebrauch davon machen: Erstellung eines Leitfadens für den Einstieg in die HRIS-Software, Ernennung von Mitarbeitern als Referenten, die die Rolle der Botschafter gegenüber ihren Kollegen übernehmen,...
Kann eine HRIS-Lösung mehrere Standorte oder mehrere Länder betreffen?
Die HRIS-Software von Kelio ist in 17 Sprachen übersetzt und bietet identische Bildschirme. Dies ermöglicht eine Verteilung in verschiedenen Ländern, an verschiedenen Standorten, um die HR-Praktiken in einer Firmengruppe anzugleichen.
Was ist der ROI einer HRIS-Software?
Die Berechnung des ROI (Return on Investment) einer HRIS-Software kann man nur schwer verallgemeinern. Er hängt in erster Linie vom Ausgangsstatus des Unternehmens in Bezug auf die Digitalisierung des Personalwesens ab. Vorbestehende Prozesse zu 100% in Papierform? Bereits einige digitalisierte HR-Schritte?
Des Weiteren ist es schwierig, für jeden Vorteil, der aus einer HRIS-Software gezogen wurde, eine finanzielle Äquivalenz zu erhalten: Wie bewertet man beispielsweise die Modernisierung des Unternehmensimage oder die Vermeidung von Lohnabrechnungsfehlern?
Die am häufigsten festgestellten Elemente sind aber die Zeitersparnis und die Kostenersparnis bei HR-Verwaltungsaufgaben.
