Kurzarbeit senkt die Arbeitszeit, Überstunden erhöhen sie. Dieser Widerspruch erzeugt rechtliche und administrative Komplexität. Als Arbeitgeber müssen Sie bestehende Überstunden vor oder während der Kurzarbeit abbauen, da andernfalls der Arbeitsausfall als vermeidbar gilt. Eine fehlerhafte Dokumentation birgt das Risiko eines Subventionsbetrugs. § 96 SGB III regelt die rechtlichen Grundlagen, die Ausnahmen und die Berechnung des Kurzarbeitergeldes. Eine zuverlässige digitale Zeiterfassung ist dabei unerlässlich, um alle Vorgaben rechtssicher zu dokumentieren.
Overview
- Bestehende Überstunden müssen vor Beginn der Kurzarbeit abgebaut werden, da der Arbeitsausfall sonst als vermeidbar gilt.
- Die 10-Prozent-Regel und die Ein-Jahres-Regel schützen bestimmte Teile des Arbeitszeitguthabens vor dem Abbau.
- Überstunden während der Kurzarbeit erhöhen das Ist-Entgelt und mindern das Kurzarbeitergeld (KUG) im gleichen Maß.
- Eine lückenlose Dokumentation ist Pflicht, um Vorwürfe des Subventionsbetrugs nach § 264 StGB zu vermeiden.
- Eine digitale Zeiterfassungssoftware automatisiert den Abbau und stellt die nötigen Daten für die Agentur für Arbeit bereit.
Was regelt § 96 SGB III zum Abbau von Überstunden bei Kurzarbeit?
Ein Arbeitsausfall gilt als vermeidbar, wenn er durch betrieblich zulässige Arbeitszeitschwankungen ausgeglichen werden kann (§ 96 Abs. 4 Satz 2 Nr. 3 SGB III). Überstundenguthaben und Arbeitszeitkonten müssen zuerst abgebaut werden, bevor ein Anspruch auf Kurzarbeitergeld entsteht.
Diese Pflicht greift jedoch nur, wenn eine Betriebsvereinbarung oder ein Tarifvertrag zur Flexibilisierung der Arbeitszeit existiert. Fehlt eine solche Regelung, können Sie den Abbau von Überstunden nicht einseitig erzwingen. Neben dem Abbau von Guthaben müssen Sie prüfen, ob wirtschaftlich zumutbare Gegenmaßnahmen möglich sind. Dazu zählen Arbeiten auf Lager, Instandhaltungsmaßnahmen oder Aufräumarbeiten, die einen gewissen Arbeitsausfall kompensieren könnten.
Müssen alle Überstunden vor der Kurzarbeit abgebaut werden?
Die Pflicht zum Abbau von Überstunden bei Kurzarbeit ist bindend. Vor Beginn oder spätestens mit Einführung der Kurzarbeit müssen bestehende Guthaben abgebaut werden. Besonders die Überstunden der letzten 12 Monate unterliegen dieser Pflicht, da sie als kurzfristig verfügbarer Ausgleich für Produktionsschwankungen gelten.
Es gilt, zwischen Plusstunden (Guthaben) und Minusstunden zu unterscheiden. Wenn es die Vereinbarung zulässt, müssen auch Minusstunden aufgebaut werden, um den Arbeitsausfall abzufedern. Hierbei gibt es jedoch eine wirtschaftliche Grenze: Die Vorfinanzierung von Minusguthaben darf für Sie nicht unzumutbar sein und die Liquidität des Unternehmens gefährden.
Welche Arbeitszeitguthaben sind geschützt und müssen nicht abgebaut werden?
Nicht jedes Guthaben muss vollständig abgebaut werden. Das Gesetz definiert klare Schwellenwerte und Schutzfristen, um Arbeitnehmer nicht zu benachteiligen. Ein Guthaben ist nur in dem Umfang abzubauen, in dem es nicht durch gesetzliche oder tarifliche Ausnahmen geschützt ist.
Die 10-Prozent-Regel besagt, dass der Abbau eines Arbeitszeitguthabens nicht über 10 % der jährlichen Arbeitszeit ohne Überstunden hinaus verlangt werden kann (§ 96 Abs. 4 Satz 3 Nr. 4 SGB III). Bei einem Jahresziel von 1.950 Stunden (52 Wochen à 37,5 Stunden) und einem Guthaben von 220 Stunden dürfen maximal 195 Stunden abgebaut werden. Die restlichen 25 Stunden sind geschützt.
Die Ein-Jahres-Regel schützt Guthaben, die seit über einem Jahr unverändert auf dem Konto liegen. Der Schutz greift auf dem niedrigsten Stand, den das Konto im Jahr vor der Kurzarbeit aufwies (§ 96 Abs. 4 Satz 3 Nr. 5 SGB III). Schwankte das Guthaben zwischen 50 und 220 Stunden, sind 50 Stunden geschützt, 170 Stunden müssen abgebaut werden. Weitere geschützte Guthaben umfassen 50 Stunden zur Überbrückung außerhalb der Schlechtwetterzeit, 150 Stunden zur Vermeidung von Saison-Kurzarbeit sowie Guthaben, die für gesetzlichen Urlaub angespart wurde. Es gilt die Günstigerprüfung für den Arbeitnehmer: Die Regel, die mehr Stunden schützt, hat Vorrang.
| Guthaben-Typ | Schwellenwert / Bedingung | Geschützte Stunden | Rechtliche Grundlage |
|---|---|---|---|
| Allgemeines Guthaben | 10 % der Jahresarbeitszeit | z. B. 25 von 220 Stunden | § 96 Abs. 4 Satz 3 Nr. 4 SGB III |
| Altes Guthaben | Über 1 Jahr unverändert | Niedrigster Stand des Vorjahres | § 96 Abs. 4 Satz 3 Nr. 5 SGB III |
| Schlechtwetterzeit | Außerhalb der Saison | 50 Stunden | § 96 Abs. 4 Satz 3 Nr. 3 SGB III |
| Saison-Kurzarbeit | Zur Vermeidung geplant | 150 Stunden | § 96 Abs. 4 Satz 3 Nr. 3 SGB III |
Wie wirken sich Überstunden auf das Kurzarbeitergeld aus?
Das Kurzarbeitergeld gleicht den Verdienstausfall aus, der durch die reduzierte Arbeitszeit entsteht. Die Berechnung basiert auf dem Soll-Entgelt, dem theoretischen Bruttolohn ohne Kurzarbeit, und dem Ist-Entgelt, dem tatsächlichen Bruttolohn inklusive aller gezahlten Stunden. Die Formel lautet: KUG = 60 % oder 67 % der Differenz zwischen Soll-Entgelt und Ist-Entgelt.
Ein Mitarbeiter mit 2.000 € brutto im Monat bei 40 Wochenstunden erhält bei 50 % Kurzarbeit ein Ist-Entgelt von 1.000 €. Die Differenz beträgt 1.000 €. Das KUG beläuft sich auf 60 % dieser Differenz, also 600 €. Die Auszahlung an den Mitarbeiter summiert sich auf 1.600 €. Wenn dieser Mitarbeiter nun Überstunden während der Kurzarbeit leistet, steigt das Ist-Entgelt. Das KUG sinkt im exakt gleichen Umfang. Die Überstunden müssen der Agentur für Arbeit gemeldet werden und reduzieren den Anspruch rückwirkend.
Beispiel: Ein Mitarbeiter (2.000 € brutto, 40 h/Woche) geht auf 50 % Kurzarbeit. Das Soll-Entgelt bleibt bei 2.000 €, das Ist-Entgelt sinkt auf 1.000 €. Die Differenz von 1.000 € wird mit 60 % bezuschusst. Das KUG beträgt 600 €. Ohne Überstunden erhält der Mitarbeiter 1.600 €. Leistet er 5 Überstunden (Wert: 50 €), steigt das Ist-Entgelt auf 1.050 €. Die Differenz sinkt auf 950 €, das KUG auf 570 €. Die Gesamtauszahlung bleibt bei 1.620 €, der Subventionsanteil sinkt.
Wann sind Überstunden während der Kurzarbeit zulässig?
Überstunden in der Kurzarbeit sind grundsätzlich unzulässig, da sie dem Ziel der Arbeitszeitreduktion widersprechen. Es gibt jedoch praktische Ausnahmen, die ein kurzfristiges Eingreifen erfordern.
Anerkannte Ausnahmen betreffen unaufschiebbare Eilaufträge, Reparaturen, die für den Fortbestand des Unternehmens kritisch sind, oder Notfälle. Diese Überstunden müssen präzise dokumentiert und betrieblich begründet werden. Jede geleistete Stunde erhöht das Ist-Entgelt und verringert das KUG entsprechend. Sie sind verpflichtet, die Agentur für Arbeit über jede während der Kurzarbeit geleistete Überstunde zu informieren.
Wie dokumentiert man den Überstundenabbau korrekt für die Agentur für Arbeit?
Eine korrekte Dokumentation erfordert die durchgehende und minutengenaue Erfassung aller Arbeitszeiten sowie die lückenlose Nachvollziehbarkeit der Überstundenkonten. Die Agentur für Arbeit verlangt zunächst die Anzeige der Kurzarbeit als initiale Meldung. Im Anschluss erfolgt die monatliche KUG-Anmeldung, in der Soll-Entgelt und Ist-Entgelt pro Mitarbeiter ausgewiesen werden.
Eine fehlerhafte oder unvollständige Dokumentation kann als Subventionsbetrug nach § 264 StGB gewertet werden. Die Konsequenzen reichen von der Rückforderung des KUG bis zu strafrechtlichen Sanktionen. Die Agentur für Arbeit ist berechtigt, Kontrollen durchzuführen und die vorgelegten Zeiterfassungsdaten im Nachhinein zu prüfen. Eine automatisierte Zeitwirtschaft minimiert dieses Risiko erheblich.
Zu beachten: Die Agentur für Arbeit prüft im Nachhinein, ob der Arbeitsausfall tatsächlich unvermeidbar war. Fehlen die Nachweise über den rechtzeitigen Abbau von Überstunden, kann das KUG komplett zurückgefordert werden. Im schlimmsten Fall droht ein Ermittlungsverfahren wegen Subventionsbetrugs nach § 264 StGB.
Checkliste: Überstundenkonten vor der Kurzarbeit prüfen
Um die Pflichten zum Abbau von Überstunden bei Kurzarbeit strukturiert zu erfüllen, können Sie folgende Schritte anwenden:
- Erfassung aller bestehenden Arbeitszeitkonten und Überstundenguthaben pro Mitarbeiter.
- Prüfung, ob eine Betriebs- oder Tarifvereinbarung zu Arbeitszeitschwankungen existiert.
- Identifikation geschützter Guthaben (10 %-Grenze, Ein-Jahres-Frist, spezifische Zweckbindung).
- Berechnung des abbaubaren Betrags je Mitarbeiter (Gesamtguthaben minus geschützte Stunden).
- Planung und Freigabe des Abbaus von Überstunden vor dem offiziellen Start der Kurzarbeit.
- Prüfung der wirtschaftlichen Zumutbarkeit für den Aufbau von Minusstunden.
- Dokumentation jedes Abbauschritts in einem nachvollziehbaren System.
- Aufbereitung der Daten (Soll-Entgelt, Ist-Entgelt) für die Meldung an die Agentur für Arbeit.
Digitale Zeiterfassung schützt vor rechtlichen Risiken bei Kurzarbeit
Die manuelle Verwaltung von Überstundenkonten während der Kurzarbeit ist fehleranfällig und birgt erhebliche rechtliche Risiken. Wir bieten mit unserer Zeiterfassungssoftware eine Lösung, die alle Arbeitszeiten automatisch erfasst, die Arbeitszeitkonten verwaltet und den Abbau von Überstunden lückenlos dokumentiert.
Unser System warnt Sie automatisch, wenn Guthaben nicht rechtzeitig abgebaut wurden und ein Risiko für Subventionsbetrug besteht. Es berechnet das Soll-Entgelt und Ist-Entgelt direkt und exportiert die Daten im Format, das die Agentur für Arbeit erwartet. Mit einer automatisierten Zeitwirtschaft entfällt die manuelle Kontrolle der Kontensalden. Die Kelio Zeiterfassungssoftware macht die komplexe Pflicht zu einem standardisierten, fehlerfreien Prozess.
Optimieren und sichern Sie die Zuverlässigkeit Ihrer Zeiterfassung mit Kelio
+ 20 000 Kunden
39 Jahre Erfahrung
ISO 9001/14001-zertifiziert
[1] § 96 SGB III, https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_3/__96.html
[2] § 264 StGB, https://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__264.html
[3] Bundesagentur für Arbeit, https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/finanziell/kurzarbeitergeldformen
