Arbeitszeiten effizient managen, gesetzliche Vorgaben zuverlässig einhalten und dabei den administrativen Aufwand im Griff behalten – die Anforderungen an HR- Verantwortliche steigen stetig. Doch wie gelingt es, den Überblick über Arbeitszeiten, Pausen, Abwesenheiten und gesetzliche Vorgaben zu behalten, ohne im Tagesgeschäft unterzugehen? Die Antwort liegt in der Zeitwirtschaft.
Sie geht weit über die klassische Zeiterfassung hinaus und bildet das strategische Rückgrat eines effizienten Workforce Managements. Ob flexible Arbeitszeitmodelle, Schichtpläne oder die Integration in Lohnabrechnung und Analysen – eine gut organisierte Zeitwirtschaft verbindet Transparenz mit Effizienz.
Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie mit der richtigen Zeitwirtschaft nicht nur gesetzliche Pflichten leichter erfüllen, sondern auch Personalprozesse wesentlich optimieren – und wie moderne Tools dabei unterstützen, den Aufwand spürbar zu reduzieren.
Zeitwirtschaft einfach erklärt: Was steckt eigentlich dahinter?
Die Zeitwirtschaft ist ein wesentlicher Bestandteil des Workforce Managements, der über die schlichte Erfassung der Arbeitszeiten hinausgeht.
Warum Zeitwirtschaft mehr als nur Zeiterfassung ist
Im Zentrum der Zeitwirtschaft steht die Erfassung und Verwaltung aller Arbeitsund Fehlzeiten der Mitarbeitenden, um das HR zu entlasten.
Was genau wird erfasst – und wozu?
Bei der Zeitwirtschaft werden Beginn, Dauer und Ende der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit sowie Pausen oder andere Abwesenheiten erfasst und verarbeitet. Mit Echtzeit-Verarbeitung werden diese Daten den Zeitkonten der Mitarbeitenden zugeordnet. Dies stellt zum einen die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben gemäß Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sicher, zum anderen wird das Risiko von Fehlern oder Manipulationen reduziert. Unterschieden wird zwischen der positiven Zeitwirtschaft und der negativen Zeitwirtschaft.
Durch die Zeitwirtschaft wird die Transparenz durch einen umfassenden Überblick über Arbeits- und Fehlzeiten der Mitarbeitenden erhöht. Gleichzeitig wird der administrative Aufwand erheblich reduziert, während auch flexible Arbeitszeitmodelle leicht erfasst werden. Diese ganzheitliche Transparenz führt zu einer Steigerung der Produktivität und der Leistung des Unternehmens.
Diese Unterschiede sollten Sie kennen
Die Zeitwirtschaft ist klar von der operativen Zeiterfassung abzugrenzen. Bei der Zeiterfassung wird lediglich Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeit dokumentiert. Die Zeitwirtschaft ist das strategische Gesamtsystem hinter der Arbeitszeiterfassung. Sie verarbeitet und verwaltet die Arbeitszeitdaten weiter, um diese beispielsweise an ein Tool zur Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung zu übertragen.
Zeiterfassung
Vereinfachen Sie alle Prozesse der Zeiterfassung mit Kelio – vom Stempeln bis hin zur Planung. Automatisieren Sie die Zeiterfassung und sorgen Sie für eine reibungslose Lohnabrechnung!
Welche Methoden der Zeitwirtschaft passen zu Ihrem Unternehmen?
Zeitwirtschaft ist nicht gleich Zeitwirtschaft. Zur Erfassung aller An- und Abwesenheiten der Mitarbeitenden haben Unternehmen mehrere Methoden, die je nach Anforderungen eingesetzt werden: Positive sowie negative Zeitwirtschaft, Zeitstudien, REFA und mehr.
Voller Überblick mit der positiven Zeitwirtschaft
Die positive Zeitwirtschaft zeichnet sich dadurch aus, dass alle Arbeitszeitdaten lückenlos erfasst und verarbeitet werden. Diese detaillierte Erfassung ist mit einem vollen Überblick über Produktivität und Leistung verbunden.
Zeit sparen mit der negativen Zeitwirtschaft
Anders als bei der positiven Zeitwirtschaft werden bei der negativen Zeitwirtschaft lediglich Abweichungen von der Soll-Arbeitszeit erfasst und verarbeitet. Dies spart Zeit, liefert allerdings keinen so umfassenden Überblick.
Zeitstudien, REFA und mehr – ein kurzer Überblick
Neben der positiven und negativen Zeitwirtschaft gibt es weitere Methoden, die in der Praxis der Zeitwirtschaft genutzt werden – etwa Zeitstudien oder REFAMethoden, um Prozesse und Arbeitszeiten noch präziser zu analysieren.
- Zeitstudien: Detaillierte Messung einzelner Arbeitsschritte zur Ermittlung exakter Zeitbedarfe je Tätigkeit. Sie dienen als Grundlage für die Prozessoptimierung sowie die Kalkulation von Sollzeiten und werden häufig in der Fertigung eingesetzt.
- REFA-Verfahren: Standardisierte Methode des REFA-Verbands zur systematischen Analyse von Arbeitsabläufen und Zeitarten (Grund-, Verteil-,
Erholzeiten). Besonders geeignet für Fertigung, Produktion und komplexe Arbeitsprozesse. - Beobachtungsstudien: Zeitaufnahmen mittels Stichproben, wie z.B. Multimomentaufnahmen, bei denen zu zufälligen Zeitpunkten Tätigkeiten
erfasst werden. Diese Methode liefert Durchschnittswerte und stört den Arbeitsablauf kaum, was sie ideal für variable Tätigkeiten macht.
Welche Methode sich wann lohnt
Die Wahl der passenden Methode zur Arbeitszeiterfassung richtet sich nach den individuellen Anforderungen eines Unternehmens. Während Zeitstudien für standardisierte Abläufe in der Fertigung exakte Sollzeiten liefern, eignet sich das REFA-Verfahren zur systematischen Analyse komplexer Prozesse in Produktion und Industrie. Beobachtungsstudien sind ideal für variable Tätigkeiten mit schwankenden Abläufen. Ergänzend dazu bieten positive und negative Zeitwirtschaft flexible Ansätze – von lückenloser Dokumentation bis zur Erfassung von Abweichungen. So bleibt Zeitwirtschaft praxisnah und bedarfsgerecht.
So profitieren Sie konkret von guter Zeitwirtschaft
Eine optimierte Zeitwirtschaft in Kombination mit der richtigen Zeiterfassungssoftware bedeutet eine Vielzahl von wesentlichen Vorteilen für Mitarbeitende und HR-Verantwortliche.
Bessere Planung, weniger Stress im Team
Zu diesen Vorteilen gehört die erhöhte Planbarkeit, die sich in verringertem Stress im Team äußert. Durch den klaren Überblick über die Arbeitszeiten ist auch eine verlässliche Personaleinsatzplanung mit klaren Schicht- und Einsatzplänen möglich. Dies reduziert Unsicherheiten und daraus resultierenden Stress bei den Mitarbeitenden. Weiterhin kann die Arbeitslast auf Basis der Arbeitszeitdaten gleichmäßig verteilt werden, wodurch die Überforderung einzelner Mitarbeitender vermieden werden kann. Hinzu kommt die Echtzeit-Übersicht, die die Planbarkeit
weiter erhöht.
Mehr Effizienz durch klare Strukturen
Eine verlässliche und transparente Personaleinsatzplanung ist das Herzstück moderner Zeitwirtschaft. Sie ermöglicht es, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Ressourcen vorausschauend und präzise zu steuern – basierend auf EchtzeitDaten statt auf Schätzungen. Das schafft Sicherheit und Verlässlichkeit für alle Beteiligten: Mitarbeitende erhalten frühzeitig Klarheit über ihre Einsätze, was die Zufriedenheit steigert. Gleichzeitig entlastet die Zeitwirtschaft HR-Verantwortliche durch automatisierte Abläufe und fundierte Entscheidungsgrundlagen – für Prozesse, die effizient und gleichermaßen rechtssicher sind.
Wie Sie mit weniger Aufwand mehr erreichen
Durch die digitale Zeitwirtschaft mit einer Zeiterfassungssoftware lassen sich Prozesse automatisieren, Arbeitszeiten effizient erfassen und Einsätze präzise planen. Das reduziert manuelle Aufwände, minimiert Fehler und schafft Freiräume für strategische HR-Aufgaben – ganz ohne Qualitätsverlust. So erreichen Sie mit weniger Aufwand spürbar mehr – im Team, in der Planung und im gesamten HRAlltag.
Rechtlich immer auf der sicheren Seite
Nicht nur der administrative Aufwand wird erheblich reduziert. Vielmehr sind Unternehmen mit einer optimierten Zeitwirtschaft auch rechtlich auf der sicheren Seite. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben kann durch die transparente und übersichtliche Erfassung sowie Verarbeitung der Arbeitszeiten leicht überwacht werden. In Kombination mit einer Zeiterfassungssoftware ist das sogar automatisiert möglich. Bei Verstößen erfolgt direkt eine Benachrichtigung. Gleichzeitig können tarifliche und arbeitsvertragliche Regelungen implementiert werden.
Digitalisierung der Zeitwirtschaft: So geht's heute
Manuell durchgeführt ist die Zeitwirtschaft ein enormer Aufwand. Mit den richtigen Tools kann die Zeitwirtschaft allerdings den Arbeitsaufwand reduzieren, während die Produktivität erhöht wird. So werden mehr Aufgaben wie die Lohnabrechnung und Echtzeit-Analysen bewältigt, ohne dass HR-Verantwortliche im administrativen Aufwand versinken.
Automatisch statt manuell – so funktioniert moderne Zeiterfassung
Moderne Zeitwirtschaft mit einer HR-Software automatisiert die komplette Erfassung und Verarbeitung von Arbeitszeiten: Statt manuell Zeiten zu dokumentieren oder zu berechnen, übernimmt die Zeiterfassungssoftware die lückenlose Erfassung, Zuordnung zu Zeitkonten sowie die automatische Berechnung von Überstunden und Pausen. So sinkt der Aufwand im HR – und die Datenbasis für Planung und Abrechnung wird deutlich zuverlässiger.
Alles integriert – von der Zeiterfassung bis zur Lohnabrechnung
Mit einer digitalen Lösung zur Umsetzung der Zeitwirtschaft ist die automatische Integration der erhobenen Arbeitszeitdaten in das Tool zur Lohnabrechnung leicht möglich. Nur wenn sich Arbeitszeitdaten nahtlos in bestehende Lohn- und ERPStrukturen integrieren lassen, profitieren Unternehmen von durchgängigen und effizienten HR-Prozessen.
Analysen in Echtzeit für fundierte Entscheidungen
Belastbare Echtzeit-Daten ermöglichen die genaue Planung der Personalbedarfe und den gezielten Einsatz von Ressourcen. Das vermeidet Überbesetzungen, minimiert Leerlaufzeiten und senkt langfristig Personalkosten. Auch strategische Entscheidungen können effizient auf Basis von Daten getroffen werden.
Einfach zu nutzen, auch für nicht-Techniker
Eine moderne Zeiterfassungssoftware punktet mit intuitiven Dashboards, die alle relevanten Informationen auf einen Blick bereitstellen – von Arbeitszeiten über Pausen bis zu Abwesenheiten. Auch ohne technische Vorkenntnisse finden sich Nutzer schnell zurecht, Anpassungen gelingen unkompliziert. So bleibt der Fokus auf den Prozessen – nicht auf der Bedienung.
Kelio: Ihre Lösung für Zeitwirtschaft, die wirklich funktioniert
Mit Kelio wird die Zeitwirtschaft zur tragfähigen Basis effizienter Personalprozesse. Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten werden automatisch per Stempeluhr, PC oder Smartphone erfasst, Soll- und Ist-Konten in Echtzeit abgeglichen. Unabhängig vom Arbeitszeitmodell – ob Gleitzeit, Schicht oder Tagessatz – lassen sich Abweichungen sofort erkennen und steuern. So bleibt die Arbeitszeitverwaltung rechtssicher, flexibel und ohne unnötigen Aufwand.
