Die Auswahl einer passenden HR-Software ist entscheidend für die effiziente und papierlose Personalverwaltung in Unternehmen. Genauso wie die Unternehmen selbst unterscheiden sich auch die jeweiligen Anforderungen an eine HR-Software. Welche Software die passende ist, ergibt sich aus der Analyse wichtiger Merkmale und der eigenen spezifischen Anforderungen.
Erfahren Sie in diesem Artikel, was die ideale HR-Software ausmacht und wie Sie erfolgreich eine HR-Software in Ihr Unternehmen implementieren können.
Auswahl der 11 besten HR-Softwares 2024
Die Auswahl der individuell besten HR-Software basiert auf einer umfassenden Analyse der Funktionen und der Überprüfung verfügbarer Referenzen bzw. Erfahrungsberichte. Durch diese Analyse wurden folgende Softwarelösungen klassifiziert:
- Kelio
- Atoss
- UKG
- GFOS
- Isgus
- PCS Systemtechnik GmbH
- Tisoware
- Aida Orga
- Plano
- Planzeit
- Papershift
Zur Auswahl der individuell besten HR-Software wird im Folgenden praktisch veranschaulicht, welche Aspekte wesentlich für die Analyse von verschiedenen Softwarelösungen entsprechend der eigenen Bedürfnisse sind.
Warum die richtige HR-Software der Schlüssel zum Erfolg Ihres Unternehmens ist
- Verbesserung der Effizienz von täglichen Prozessen
- Effiziente und papierlose Verwaltung von Mitarbeiterdaten durch zentrale Datenspeicherung
- Erhöhung der langfristigen Wettbewerbsfähigkeit durch Effizienzsteigerung
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Self-Service Funktionen
- Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen (z.B. Lohn-/Gehaltsabrechnung)
- Optimierung der langfristigen HR-Strategien durch Analyse- und Reportingtools
Die 11 besten HR-Softwares im Vergleich
Die Auswahl einer passenden HR-Software kann entscheidend sein, um Personalprozesse effizienter zu gestalten und Ressourcen optimal zu nutzen. Doch nicht jede Software ist für jedes Unternehmen geeignet. Im folgenden Vergleich stellen wir Ihnen die besten HR-Softwarelösungen vor und zeigen, welche Vorteile sie für verschiedene Unternehmensgrößen bieten.
Die besten HR-Softwarelösungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) unterscheiden sich in den Anforderungen an eine HR-Software erheblich von großen Unternehmen. Grund dafür sind die begrenzten Mittel, mit denen die gleichen Effizienz- und Managementziele zu erreichen sind.
Anforderungen von KMUs an HR-Software
Daher sind die spezifischen Anforderungen an eine HR-Software besonders entscheidend:
- Preis-Leistungsverhältnis: KMUs müssen mit begrenztem Budget die gleichen Effizienz- und Managementziele erreichen.
- Mitarbeiteranzahl: Die Mitarbeiteranzahl ist wesentlich bei der Auswahl einer HR-Software, da diese für verschiedene Mitarbeiteranzahlen konzipiert ist.
- Funktionsvielfalt: KMUs brauchen in der Regel weniger Funktionen als große Unternehmen, die eine breite Palette an Funktionen benötigen.
- Anpassungsfähigkeit: Die HR-Software muss sich einfach an verschiedene Anforderungen, Bedürfnisse und Prozesse anpassen können und benötigt dafür passende Schnittstellen.
- Automatisierung: Wiederkehrende Prozesse und Aufgaben müssen automatisiert werden können. So haben Fachkräfte mehr Zeit für strategische HR-Aufgaben.
- Benutzerfreundlichkeit und Kundenservice: Eine hohe Benutzerfreundlichkeit erleichtert die Implementierung einer neuen Softwarelösung. Die Benutzerfreundlichkeit umfasst auch einen guten Kundenservice.
- Weiterbildung und Schulung: Mit Weiterbildungsmöglichkeiten kann die Akzeptanz der Mitarbeiter gesteigert werden. Zudem können Anwendungsroutinen analysiert und ggf. optimiert werden.
Die besten HR-Softwares für KMUs
Software 1: Planzeit
Kriterium | Planzeit |
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Preis-/Leistungsverhältnis | Die Planzeit Software ist geeignet für Unternehmen mit begrenztem Budget. |
Mitarbeiteranzahl | Die Software ist für Unternehmen mit 10 bis 200 Mitarbeitern geeignet. |
Funktionsvielfalt | Die Zeiterfassung, die Personaleinsatzplanung und die Zutrittskontrolle sind als Funktionen enthalten. Zur Datenanalyse ist eine Business Intelligence integriert. |
Anpassungsfähigkeit | Aufgrund der vergleichsweise niedrigen Funktionsvielfalt ist diese Software nur eingeschränkt an wachsende Anforderungen anpassbar. |
Benutzerfreundlichkeit & Kundenservice | Die Benutzerfreundlichkeit ist im Playstore mit 3,6/5 Sternen bewertet. |
Weiterbildung und Schulung | In einer Akademie werden Weiterbildungen zur Anwendung ab 79€ angeboten. Auf Anfrage gibt es weitere Schulungsangebote. |
Software 2: PCS Systemtechnik
Kriterium | PCS Systemtechnik |
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Preis-/Leistungsverhältnis | Auch für KMUs mit begrenztem Budget ist die Software geeignet. |
Mitarbeiteranzahl | Unternehmen ab 50 Mitarbeitern können die Personalverwaltungssoftware nutzen. |
Funktionsvielfalt | PCS Systemtechnik legt den Schwerpunkt auf Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung und Zutrittskontrolle. |
Anpassungsfähigkeit | Durch begrenzte Funktionen ist die Anpassung an verschiedene Bedingungen eingeschränkt möglich. |
Benutzerfreundlichkeit & Kundenservice | Bewertungen zur Benutzerfreundlichkeit und zum Kundenservice sind nicht verfügbar. |
Weiterbildung und Schulung | Es werden Schulungen zur Einführung und Systemanwendung angeboten. |
HR-Software spezialisiert auf Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört für den Mitarbeitenden sowie die Personalabteilung zum beruflichen Alltag und erfordert die Einhaltung komplexer, gesetzlicher Vorgaben (wie z.B. Arbeitszeitgesetz). Auch dafür gibt es spezielle HR-Software, die auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen spezialisiert sind.
Die Wichtigkeit von effizienten Payroll-Lösungen
Mit Payroll-Lösungen wird der manuelle Arbeitsaufwand reduziert, während das Fehlerrisiko erheblich minimiert wird. So können Kosten gesenkt und gesetzliche Vorgaben leicht eingehalten werden.
Die besten Payroll-Softwares für Unternehmen jeder Größe
Entscheidend ist die Wahl einer Software, die diesen Anspruch optimal erfüllt und den Anforderungen verschiedener Unternehmensgrößen gerecht wird. Nachfolgend finden Sie die Payroll-Softwares, die sich in der Praxis bewährt haben.
Software 1: GFOS
Kriterium | GFOS |
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Preis-/Leistungsverhältnis | Die Kosten setzen sich aus den Anforderungen des Unternehmens zusammen und sind flexibel. |
Mitarbeiteranzahl | GFOS eignet sich ab einer Mitarbeiteranzahl von 100. |
Funktionsvielfalt | Mit GFOS ist das Personal- und Urlaubsmanagement sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung möglich. Zusätzlich können Daten ausgewertet werden. |
Anpassungsfähigkeit | Aufgrund der Funktionen ist die Software flexibel an verschiedene Bedürfnisse anpassbar. |
Benutzerfreundlichkeit & Kundenservice | Die Benutzerfreundlichkeit wird eher gut bewertet und der Kundenservice mit sehr gut. |
Weiterbildung und Schulung | Die Weiterbildung und Schulung erfolgt im Rahmen einer Akademie. |
Software 2: Papershift
Kriterium | Papershift |
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Preis-/Leistungsverhältnis | Papershift bietet kosteneffiziente Preismodelle, die KMUs mit begrenzten Budgets berücksichtigen. |
Mitarbeiteranzahl | Die Software kann bereits ab einem Mitarbeiter eingesetzt werden, wodurch sie ideal für kleinere Unternehmen ist. |
Funktionsvielfalt | Der Schwerpunkt der Software liegt bei Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Abwesenheitsplanung. Zusätzlich ist die Datenerfassung und -analyse über Add-Ons möglich. |
Anpassungsfähigkeit | ADie Software kann in verschiedenen Branchen genutzt werden. Papershift ist hinsichtlich wachsender Anforderungen nur eingeschränkt skalierbar. |
Benutzerfreundlichkeit & Kundenservice | Hilfestellung bei Herausforderungen ist über einen Support gegeben. Dieser wird laut Capterra mit 4,4/5 Sternen bewertet. Auch die Benutzerfreundlichkeit wird mit 4,4/5 Sternen bewertet. |
Weiterbildung und Schulung | Schulungen werden für einen einmaligen Preis zwischen 150 bis 2999€ angeboten. |
HR-Software für das Bewerbermanagement (ATS-Systeme)
Ein effektives Bewerbermanagement ermöglicht Unternehmen, den Rekrutierungsprozess zu optimieren und die besten Talente gezielt anzusprechen, während die Bewerberdaten über Softwaresysteme strukturiert verwaltet werden.
Anforderungen an ein Applicant Tracking System (ATS)
Ein Applicant Tracking System (ATS) dient der zentralen Speicherung und Verwaltung von Bewerberdaten. Zu den bereits genannten Anforderungen wie z.B. die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben muss ein ATS auch datenschutzrechtliche Vorgaben sicherstellen.
Die besten ATS-Systeme für verschiedene Unternehmensgrößen
In der Praxis haben sich folgende Lösungen bewährt.
Software 1: Join
Kriterium | Join |
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Preis-/Leistungsverhältnis | Die Preise beginnen ab 20€ pro Monat und variieren dann nach benötigten Funktionen sowie Unternehmensgröße. |
Mitarbeiteranzahl | Join eignet sich insbesondere für kleine Unternehmen und Startups. |
Funktionsvielfalt | Die Software ist auf das Bewerberdatenmanagement spezialisiert. |
Anpassungsfähigkeit | Durch die Spezialisierung der Software ist die Anpassungsfähigkeit eher eingeschränkt. |
Benutzerfreundlichkeit & Kundenservice | Auf Capterra wird die Software durchschnittlich mit 4,6/5 Sternen bewertet. |
Weiterbildung und Schulung | Schulungen für Anwender werden nicht angeboten. |
Software 2: UKG
Kriterium | UKG |
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Preis-/Leistungsverhältnis | Preise können individuell angefragt werden. |
Mitarbeiteranzahl | Ab einer Anzahl von 100 Mitarbeitern ist die UKG Software als Lösung geeignet. |
Funktionsvielfalt | Das Workforce- und Talentmanagement sind mit der UKG Software möglich. Auch die Datenanalyse ist enthalten. |
Anpassungsfähigkeit | Aufgrund der vergleichsweise niedrigen Funktionsvielfalt ist die Anpassungsfähigkeit dieser Software eingeschränkt. |
Benutzerfreundlichkeit & Kundenservice | Die Benutzerfreundlichkeit wird auf Capterra mit 4,1/5 Sternen bewertet, während der Kundenservice 3,9/5 Sternen erhält. |
Weiterbildung und Schulung | UKG bietet eine Lernplattform und einen Blog zur Schulung an. |
Software 3: Recruitee
Kriterium | UKG |
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Preis-/Leistungsverhältnis | Die Preise beginnen ab 216€ pro Monat und richten sich dann nach individuellen Anforderungen des Unternehmens. |
Mitarbeiteranzahl | Die Software ist ideal für kleine bis große Unternehmen. |
Funktionsvielfalt | Mit Recruitee ist das Management von Bewerbenden und Vorstellungsgesprächen möglich. |
Anpassungsfähigkeit | Die Software kann an die verschiedenen Bedürfnisse von kleinen bis großen Unternehmen angepasst werden. |
Benutzerfreundlichkeit & Kundenservice | Recruitee ist durchschnittlich mit 4,5/5 Sternen bewertet. |
Weiterbildung und Schulung | Es werden Leitfäden, Podcasts und ein Blog zur Schulung angeboten. |
Neben Software für Bewerbermanagement gibt es auch Software, die den Onboarding-Prozess erheblich erleichtern.
All-in-One HR-Softwarelösungen für große Unternehmen
Herausforderungen bei der HR-Verwaltung in großen Unternehmen
Große Unternehmen müssen andere Herausforderungen bewältigen als kleine oder mittlere Unternehmen. Das Budget ist zwar nicht stark begrenzt, allerdings sind die Strukturen eines großen Unternehmens wesentlich komplexer, was auch die HR-Verwaltung schwieriger gestaltet.
Die besten All-in-One-Lösungen für umfassendes Personalmanagement
Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, eignen sich All-in-One-Lösungen für ein umfassendes Personalmanagement.
Kelio – Die All-in-One-Lösung, die sich Ihrem Unternehmen anpasst
Kriterium | Kelio |
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Preis-/Leistungsverhältnis | Kelio stellt verschiedene Preismodelle zur Verfügung, die auf unterschiedliche Anforderungen und Mittel zugeschnitten sind. |
Mitarbeiteranzahl | Aufgrund der Funktionsvielfalt ist die Software für kleine bis große Unternehmen geeignet. |
Funktionsvielfalt | Von Workforce Management und Personalverwaltung über Onboarding bis hin zu Reporting- und Analysetools für datenbasierte Entscheidungen. |
Anpassungsfähigkeit | Die Kelio-Lösung bietet eine umfassende Anpassungsfähigkeit durch verschiedene Funktionen. |
Benutzerfreundlichkeit & Kundenservice | Erfahrungsberichte heben Kundenservice und Benutzerfreundlichkeit hervor (4,6/5 Sternen). |
Weiterbildung und Schulung | Kelio bietet Unterstützung bei der Einführung der Software und ermöglicht Schulungen. |
Atoss
Kriterium | Atoss |
---|---|
Preis-/Leistungsverhältnis | Die Preise ergeben sich entsprechend der benötigten Funktionen. |
Mitarbeiteranzahl | Atoss wird primär in Unternehmen ab einer Mitarbeiteranzahl von 500 eingesetzt. Trotzdem ist die Nutzung auch für kleine Unternehmen ab 20 Mitarbeitern möglich. |
Funktionsvielfalt | Die Software beinhaltet Funktionen für das Workforce Management und die operative sowie strategische Personalplanung. Genauso sind Analysetools integriert. |
Anpassungsfähigkeit | Atoss bietet umfassende Anpassungsmöglichkeiten. |
Benutzerfreundlichkeit & Kundenservice | Bewertungen zeigen eine hohe Benutzerfreundlichkeit und einen guten Kundenservice. |
Weiterbildung und Schulung | Atoss bietet Webinare zur Weiterbildung an. |
Cloudbasierte HR-Softwarelösungen für die flexible Arbeit
Anders als on-premises Softwarelösungen ermöglichen cloudbasierte Lösungen den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf HR-Daten. Cloudbasierte HR-Softwarelösungen eignen sich ideal für remote oder hybride Arbeitsmodelle.
Weitere Vorteile von cloudbasierten Lösungen sind :
- Hohe Flexibilität und Skalierbarkeit
- Schnellere und einfachere Implementierung
- Änderungen in Echtzeit
Software 1: Tisoware
Kriterium | Tisoware |
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Preis-/Leistungsverhältnis | Zum Preis-/Leistungsverhältnis gibt es keine Angaben. |
Mitarbeiteranzahl | Die Software ist größenneutral und für Unternehmen jeder Größe nutzbar. |
Funktionsvielfalt | In der Tisoware Software sind Funktionen zur Zeiterfassung und Schichtplanung, zum Abwesenheitsmanagement sowie zur Datenanalyse enthalten. |
Anpassungsfähigkeit | Die Anpassungsfähigkeit ist durch verschiedene Funktionen gegeben. |
Benutzerfreundlichkeit & Kundenservice | Zu Tisoware gibt es keine Referenzen bezüglich Benutzerfreundlichkeit und Kundenservice. |
Weiterbildung und Schulung | Zur Weiterbildung bietet Tisoware Webinare und individuelle Schulungen an. |
Software 2: Isgus
Kriterium | Isgus |
---|---|
Preis-/Leistungsverhältnis | Bei Isgus gibt es keine festen Preise. Diese setzen sich aus der Funktionsauswahl zusammen. |
Mitarbeiteranzahl | Die Software eignet sich für mittelständische und große Unternehmen bis zu 10.000 Mitarbeitern. |
Funktionsvielfalt | Mit Isgus ist die Verwaltung von Personaldaten, die Zeiterfassung und die Betriebsdatenerfassung möglich. |
Anpassungsfähigkeit | Isgus ist nur begrenzt anpassungsfähig, da nicht genügend Funktionen gegeben sind, die mit wachsenden Anforderungen skalieren können. |
Benutzerfreundlichkeit & Kundenservice | Über einen Kundenservice können Kunden Support- und Fernwartungsanfragen stellen. Die App-Anwendung wird von Nutzern mit 3,0/5 Sternen bewertet. |
Weiterbildung und Schulung | Isgus bietet Anwenderseminare an, in denen Mitarbeiter in der Systemanwendung geschult werden. |
Vergleichstabelle: Welche HR-Software passt zu Ihrem Unternehmen?
Kriterien / Software | Kelio | Atoss | UKG | GFOS | Isgus | PCS | Tisoware |
---|---|---|---|---|---|---|---|
Unternehme- nsgröße | Klein-groß | Klein-groß | Ab 100 | Ab 100 | k.A. | Klein-groß | Ab 100 |
Funktionsvielfalt | +++ | +++ | +++ | ++ | ++ | + | +++ |
Anpassung- sfähigkeit | +++ | ++ | ++ | +++ | +++ | ++ | ++ |
Benutzer- freundlichkeit | +++ | ++ | ++ | + | ++ | ++ | ++ |
Kundenservice | +++ | ++ | ++ | + | ++ | +++ | ++ |
Referenzen (Capterra) | 4,6/5 | 2,5/5 | 4,2/5 | 2/5 | k.A. | k.A. | k.A. |
legende: sehr gut (+++), mittel (++), weniger gut (+)
(Quelle: Capterra; abgerufen am 01.10.24)
Die Vergleichstabelle zeigt, dass die Kelio-Software in Funktionsvielfalt, Anpassungsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Kundenservice überlegen ist, wodurch diese für Unternehmen verschiedener Größen geeignet ist.
Worauf sollten Sie bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware achten?
Die Arbeitszeiterfassung ist die Grundlage von Lohn- sowie Gehaltsabrechnung und Personaleinsatzplanung. Umso wichtiger ist eine zuverlässige Zeiterfassungssoftware, die die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellt.
Folgende Faktoren sind bei der Auswahl wesentlich:
- Funktionen zur Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Personaleinsatzplanung
- Einfache Integration in bestehende Systeme
- Hohe Benutzerfreundlichkeit
Häufig gestellte Fragen
Was macht eine HR-Software?
Eine HR-Software dient der zentralen und papierlosen Speicherung von Mitarbeiterdaten. Dies umfasst die Zeiterfassung, die Erstellung von Gehaltsabrechnungen, Onboarding und Recruiting sowie Analysetools.
Welche Vorteile bietet eine HR-Software?
Mit einer HR-Software können wiederkehrende Prozesse automatisiert werden, wodurch Personalverantwortliche mehr Zeit für strategische HR-Aufgaben haben und Kosten gesenkt werden. Weiterhin ermöglicht eine HR-Software den schnellen Zugriff auf relevante Daten. Analyse- und Reportingtools bieten eine fundierte Grundlage für datenbasierte HR-Entscheidungen, während gesetzliche Vorgaben leicht eingehalten werden.
Was ist die beste HR-Software?
Die beste HR-Software ist jene, welche die Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens erfüllen kann. Dies ist im individuellen Fall nach definierten Kriterien zu prüfen. Unternehmen, die eine flexible Lösung suchen, könnten von den verschiedenen Anpassungsoptionen von Kelio profitieren.
Wie viel kostet eine HR-Software?
Die Kosten einer HR-Software sind abhängig von der Unternehmensgröße und den benötigten Funktionen. Auch entscheidend ist das gewählte Preismodell: Entweder werden einmalige Lizenzgebühren entrichtet oder es wird ein monatliches Abonnement abgeschlossen.
Wie lange dauert die Implementierung einer HR Management Software?
Wie lange die Implementierung einer HR-Software dauert, hängt von der Komplexität der HR-Software und den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. Einfachere Lösungen können innerhalb weniger Wochen eingeführt werden, während die Einführung von komplexen Systemen mehrere Monate dauern kann. Ein sehr guter Support und eine Vielzahl von Weiterbildungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter können diesen Prozess beschleunigen.