TOP 11 besten HR-Software Anbieter im Vergleich (2024)

Die Auswahl einer passenden HR-Software ist entscheidend für die effiziente und papierlose Personalverwaltung in Unternehmen. Genauso wie die Unternehmen selbst unterscheiden sich auch die jeweiligen Anforderungen an eine HR-Software. Welche Software die passende ist, ergibt sich aus der Analyse wichtiger Merkmale und der eigenen spezifischen Anforderungen.

Erfahren Sie in diesem Artikel, was die ideale HR-Software ausmacht und wie Sie erfolgreich eine HR-Software in Ihr Unternehmen implementieren können.

Auswahl der 11 besten HR-Softwares 2024

Die Auswahl der individuell besten HR-Software basiert auf einer umfassenden Analyse der Funktionen und der Überprüfung verfügbarer Referenzen bzw. Erfahrungsberichte. Durch diese Analyse wurden folgende Softwarelösungen klassifiziert:

  1. Kelio
  2. Atoss
  3. UKG
  4. GFOS
  5. Isgus
  6. PCS Systemtechnik GmbH
  7. Tisoware
  8. Aida Orga
  9. Plano
  10. Planzeit
  11. Papershift

Zur Auswahl der individuell besten HR-Software wird im Folgenden praktisch veranschaulicht, welche Aspekte wesentlich für die Analyse von verschiedenen Softwarelösungen entsprechend der eigenen Bedürfnisse sind.

Warum die richtige HR-Software der Schlüssel zum Erfolg Ihres Unternehmens ist

  • Verbesserung der Effizienz von täglichen Prozessen
  • Effiziente und papierlose Verwaltung von Mitarbeiterdaten durch zentrale Datenspeicherung
  • Erhöhung der langfristigen Wettbewerbsfähigkeit durch Effizienzsteigerung
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Self-Service Funktionen
  • Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen (z.B. Lohn-/Gehaltsabrechnung)
  • Optimierung der langfristigen HR-Strategien durch Analyse- und Reportingtools

Die 11 besten HR-Softwares im Vergleich

Die Auswahl einer passenden HR-Software kann entscheidend sein, um Personalprozesse effizienter zu gestalten und Ressourcen optimal zu nutzen. Doch nicht jede Software ist für jedes Unternehmen geeignet. Im folgenden Vergleich stellen wir Ihnen die besten HR-Softwarelösungen vor und zeigen, welche Vorteile sie für verschiedene Unternehmensgrößen bieten.

Die besten HR-Softwarelösungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) unterscheiden sich in den Anforderungen an eine HR-Software erheblich von großen Unternehmen. Grund dafür sind die begrenzten Mittel, mit denen die gleichen Effizienz- und Managementziele zu erreichen sind.

Anforderungen von KMUs an HR-Software

Daher sind die spezifischen Anforderungen an eine HR-Software besonders entscheidend:

  1. Preis-Leistungsverhältnis: KMUs müssen mit begrenztem Budget die gleichen Effizienz- und Managementziele erreichen.
  2. Mitarbeiteranzahl: Die Mitarbeiteranzahl ist wesentlich bei der Auswahl einer HR-Software, da diese für verschiedene Mitarbeiteranzahlen konzipiert ist.
  3. Funktionsvielfalt: KMUs brauchen in der Regel weniger Funktionen als große Unternehmen, die eine breite Palette an Funktionen benötigen.
  4. Anpassungsfähigkeit: Die HR-Software muss sich einfach an verschiedene Anforderungen, Bedürfnisse und Prozesse anpassen können und benötigt dafür passende Schnittstellen.
  5. Automatisierung: Wiederkehrende Prozesse und Aufgaben müssen automatisiert werden können. So haben Fachkräfte mehr Zeit für strategische HR-Aufgaben.
  6. Benutzerfreundlichkeit und Kundenservice: Eine hohe Benutzerfreundlichkeit erleichtert die Implementierung einer neuen Softwarelösung. Die Benutzerfreundlichkeit umfasst auch einen guten Kundenservice.
  7. Weiterbildung und Schulung: Mit Weiterbildungsmöglichkeiten kann die Akzeptanz der Mitarbeiter gesteigert werden. Zudem können Anwendungsroutinen analysiert und ggf. optimiert werden.

Die besten HR-Softwares für KMUs

 

Software 1: Planzeit

KriteriumPlanzeit
Preis-/LeistungsverhältnisDie Planzeit Software ist geeignet für Unternehmen mit begrenztem Budget.
MitarbeiteranzahlDie Software ist für Unternehmen mit 10 bis 200 Mitarbeitern geeignet.
FunktionsvielfaltDie Zeiterfassung, die Personaleinsatzplanung und die Zutrittskontrolle sind als Funktionen enthalten. Zur Datenanalyse ist eine Business Intelligence integriert.
AnpassungsfähigkeitAufgrund der vergleichsweise niedrigen Funktionsvielfalt ist diese Software nur eingeschränkt an wachsende Anforderungen anpassbar.
Benutzerfreundlichkeit & KundenserviceDie Benutzerfreundlichkeit ist im Playstore mit 3,6/5 Sternen bewertet.
Weiterbildung und SchulungIn einer Akademie werden Weiterbildungen zur Anwendung ab 79€ angeboten. Auf Anfrage gibt es weitere Schulungsangebote.

 

Software 2: PCS Systemtechnik

KriteriumPCS Systemtechnik
Preis-/LeistungsverhältnisAuch für KMUs mit begrenztem Budget ist die Software geeignet.
MitarbeiteranzahlUnternehmen ab 50 Mitarbeitern können die Personalverwaltungssoftware nutzen.
FunktionsvielfaltPCS Systemtechnik legt den Schwerpunkt auf Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung und Zutrittskontrolle.
AnpassungsfähigkeitDurch begrenzte Funktionen ist die Anpassung an verschiedene Bedingungen eingeschränkt möglich.
Benutzerfreundlichkeit & KundenserviceBewertungen zur Benutzerfreundlichkeit und zum Kundenservice sind nicht verfügbar.
Weiterbildung und SchulungEs werden Schulungen zur Einführung und Systemanwendung angeboten.

 

HR-Software spezialisiert auf Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört für den Mitarbeitenden sowie die Personalabteilung zum beruflichen Alltag und erfordert die Einhaltung komplexer, gesetzlicher Vorgaben (wie z.B. Arbeitszeitgesetz). Auch dafür gibt es spezielle HR-Software, die auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen spezialisiert sind.

Die Wichtigkeit von effizienten Payroll-Lösungen

Mit Payroll-Lösungen wird der manuelle Arbeitsaufwand reduziert, während das Fehlerrisiko erheblich minimiert wird. So können Kosten gesenkt und gesetzliche Vorgaben leicht eingehalten werden.

Die besten Payroll-Softwares für Unternehmen jeder Größe

Entscheidend ist die Wahl einer Software, die diesen Anspruch optimal erfüllt und den Anforderungen verschiedener Unternehmensgrößen gerecht wird. Nachfolgend finden Sie die Payroll-Softwares, die sich in der Praxis bewährt haben.

 

Software 1: GFOS

KriteriumGFOS
Preis-/LeistungsverhältnisDie Kosten setzen sich aus den Anforderungen des Unternehmens zusammen und sind flexibel.
MitarbeiteranzahlGFOS eignet sich ab einer Mitarbeiteranzahl von 100.
FunktionsvielfaltMit GFOS ist das Personal- und Urlaubsmanagement sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung möglich. Zusätzlich können Daten ausgewertet werden.
AnpassungsfähigkeitAufgrund der Funktionen ist die Software flexibel an verschiedene Bedürfnisse anpassbar.
Benutzerfreundlichkeit & KundenserviceDie Benutzerfreundlichkeit wird eher gut bewertet und der Kundenservice mit sehr gut.
Weiterbildung und SchulungDie Weiterbildung und Schulung erfolgt im Rahmen einer Akademie.

 

Software 2: Papershift

KriteriumPapershift
Preis-/LeistungsverhältnisPapershift bietet kosteneffiziente Preismodelle, die KMUs mit begrenzten Budgets berücksichtigen.
MitarbeiteranzahlDie Software kann bereits ab einem Mitarbeiter eingesetzt werden, wodurch sie ideal für kleinere Unternehmen ist.
FunktionsvielfaltDer Schwerpunkt der Software liegt bei Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Abwesenheitsplanung. Zusätzlich ist die Datenerfassung und -analyse über Add-Ons möglich.
AnpassungsfähigkeitADie Software kann in verschiedenen Branchen genutzt werden. Papershift ist hinsichtlich wachsender Anforderungen nur eingeschränkt skalierbar.
Benutzerfreundlichkeit & KundenserviceHilfestellung bei Herausforderungen ist über einen Support gegeben. Dieser wird laut Capterra mit 4,4/5 Sternen bewertet. Auch die Benutzerfreundlichkeit wird mit 4,4/5 Sternen bewertet.
Weiterbildung und SchulungSchulungen werden für einen einmaligen Preis zwischen 150 bis 2999€ angeboten.

 

HR-Software für das Bewerbermanagement (ATS-Systeme)

Ein effektives Bewerbermanagement ermöglicht Unternehmen, den Rekrutierungsprozess zu optimieren und die besten Talente gezielt anzusprechen, während die Bewerberdaten über Softwaresysteme strukturiert verwaltet werden.

Anforderungen an ein Applicant Tracking System (ATS)

Ein Applicant Tracking System (ATS) dient der zentralen Speicherung und Verwaltung von Bewerberdaten. Zu den bereits genannten Anforderungen wie z.B. die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben muss ein ATS auch datenschutzrechtliche Vorgaben sicherstellen.

Die besten ATS-Systeme für verschiedene Unternehmensgrößen

In der Praxis haben sich folgende Lösungen bewährt.

 

Software 1: Join

KriteriumJoin
Preis-/LeistungsverhältnisDie Preise beginnen ab 20€ pro Monat und variieren dann nach benötigten Funktionen sowie Unternehmensgröße.
MitarbeiteranzahlJoin eignet sich insbesondere für kleine Unternehmen und Startups.
FunktionsvielfaltDie Software ist auf das Bewerberdatenmanagement spezialisiert.
AnpassungsfähigkeitDurch die Spezialisierung der Software ist die Anpassungsfähigkeit eher eingeschränkt.
Benutzerfreundlichkeit & KundenserviceAuf Capterra wird die Software durchschnittlich mit 4,6/5 Sternen bewertet.
Weiterbildung und SchulungSchulungen für Anwender werden nicht angeboten.

 

Software 2: UKG

KriteriumUKG
Preis-/LeistungsverhältnisPreise können individuell angefragt werden.
MitarbeiteranzahlAb einer Anzahl von 100 Mitarbeitern ist die UKG Software als Lösung geeignet.
FunktionsvielfaltDas Workforce- und Talentmanagement sind mit der UKG Software möglich. Auch die Datenanalyse ist enthalten.
AnpassungsfähigkeitAufgrund der vergleichsweise niedrigen Funktionsvielfalt ist die Anpassungsfähigkeit dieser Software eingeschränkt.
Benutzerfreundlichkeit & KundenserviceDie Benutzerfreundlichkeit wird auf Capterra mit 4,1/5 Sternen bewertet, während der Kundenservice 3,9/5 Sternen erhält.
Weiterbildung und SchulungUKG bietet eine Lernplattform und einen Blog zur Schulung an.

 

Software 3: Recruitee

KriteriumUKG
Preis-/LeistungsverhältnisDie Preise beginnen ab 216€ pro Monat und richten sich dann nach individuellen Anforderungen des Unternehmens.
MitarbeiteranzahlDie Software ist ideal für kleine bis große Unternehmen.
FunktionsvielfaltMit Recruitee ist das Management von Bewerbenden und Vorstellungsgesprächen möglich.
AnpassungsfähigkeitDie Software kann an die verschiedenen Bedürfnisse von kleinen bis großen Unternehmen angepasst werden.
Benutzerfreundlichkeit & KundenserviceRecruitee ist durchschnittlich mit 4,5/5 Sternen bewertet.
Weiterbildung und SchulungEs werden Leitfäden, Podcasts und ein Blog zur Schulung angeboten.

Neben Software für Bewerbermanagement gibt es auch Software, die den Onboarding-Prozess erheblich erleichtern.

All-in-One HR-Softwarelösungen für große Unternehmen

Herausforderungen bei der HR-Verwaltung in großen Unternehmen

Große Unternehmen müssen andere Herausforderungen bewältigen als kleine oder mittlere Unternehmen. Das Budget ist zwar nicht stark begrenzt, allerdings sind die Strukturen eines großen Unternehmens wesentlich komplexer, was auch die HR-Verwaltung schwieriger gestaltet.

Die besten All-in-One-Lösungen für umfassendes Personalmanagement

Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, eignen sich All-in-One-Lösungen für ein umfassendes Personalmanagement.

 

Kelio – Die All-in-One-Lösung, die sich Ihrem Unternehmen anpasst

KriteriumKelio
Preis-/LeistungsverhältnisKelio stellt verschiedene Preismodelle zur Verfügung, die auf unterschiedliche Anforderungen und Mittel zugeschnitten sind.
MitarbeiteranzahlAufgrund der Funktionsvielfalt ist die Software für kleine bis große Unternehmen geeignet.
FunktionsvielfaltVon Workforce Management und Personalverwaltung über Onboarding bis hin zu Reporting- und Analysetools für datenbasierte Entscheidungen.
AnpassungsfähigkeitDie Kelio-Lösung bietet eine umfassende Anpassungsfähigkeit durch verschiedene Funktionen.
Benutzerfreundlichkeit & KundenserviceErfahrungsberichte heben Kundenservice und Benutzerfreundlichkeit hervor (4,6/5 Sternen).
Weiterbildung und SchulungKelio bietet Unterstützung bei der Einführung der Software und ermöglicht Schulungen.

 

Atoss

KriteriumAtoss
Preis-/LeistungsverhältnisDie Preise ergeben sich entsprechend der benötigten Funktionen.
MitarbeiteranzahlAtoss wird primär in Unternehmen ab einer Mitarbeiteranzahl von 500 eingesetzt. Trotzdem ist die Nutzung auch für kleine Unternehmen ab 20 Mitarbeitern möglich.
FunktionsvielfaltDie Software beinhaltet Funktionen für das Workforce Management und die operative sowie strategische Personalplanung. Genauso sind Analysetools integriert.
AnpassungsfähigkeitAtoss bietet umfassende Anpassungsmöglichkeiten.
Benutzerfreundlichkeit & KundenserviceBewertungen zeigen eine hohe Benutzerfreundlichkeit und einen guten Kundenservice.
Weiterbildung und SchulungAtoss bietet Webinare zur Weiterbildung an.

 

Cloudbasierte HR-Softwarelösungen für die flexible Arbeit

Anders als on-premises Softwarelösungen ermöglichen cloudbasierte Lösungen den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf HR-Daten. Cloudbasierte HR-Softwarelösungen eignen sich ideal für remote oder hybride Arbeitsmodelle.

Weitere Vorteile von cloudbasierten Lösungen sind :

  • Hohe Flexibilität und Skalierbarkeit
  • Schnellere und einfachere Implementierung
  • Änderungen in Echtzeit

 

Software 1: Tisoware

KriteriumTisoware
Preis-/LeistungsverhältnisZum Preis-/Leistungsverhältnis gibt es keine Angaben.
MitarbeiteranzahlDie Software ist größenneutral und für Unternehmen jeder Größe nutzbar.
FunktionsvielfaltIn der Tisoware Software sind Funktionen zur Zeiterfassung und Schichtplanung, zum Abwesenheitsmanagement sowie zur Datenanalyse enthalten.
AnpassungsfähigkeitDie Anpassungsfähigkeit ist durch verschiedene Funktionen gegeben.
Benutzerfreundlichkeit & KundenserviceZu Tisoware gibt es keine Referenzen bezüglich Benutzerfreundlichkeit und Kundenservice.
Weiterbildung und SchulungZur Weiterbildung bietet Tisoware Webinare und individuelle Schulungen an.

 

Software 2: Isgus

KriteriumIsgus
Preis-/LeistungsverhältnisBei Isgus gibt es keine festen Preise. Diese setzen sich aus der Funktionsauswahl zusammen.
MitarbeiteranzahlDie Software eignet sich für mittelständische und große Unternehmen bis zu 10.000 Mitarbeitern.
FunktionsvielfaltMit Isgus ist die Verwaltung von Personaldaten, die Zeiterfassung und die Betriebsdatenerfassung möglich.
AnpassungsfähigkeitIsgus ist nur begrenzt anpassungsfähig, da nicht genügend Funktionen gegeben sind, die mit wachsenden Anforderungen skalieren können.
Benutzerfreundlichkeit & KundenserviceÜber einen Kundenservice können Kunden Support- und Fernwartungsanfragen stellen. Die App-Anwendung wird von Nutzern mit 3,0/5 Sternen bewertet.
Weiterbildung und SchulungIsgus bietet Anwenderseminare an, in denen Mitarbeiter in der Systemanwendung geschult werden.

 

Vergleichstabelle: Welche HR-Software passt zu Ihrem Unternehmen?

 

Kriterien / SoftwareKelioAtossUKGGFOSIsgusPCSTisoware
Unternehme-
nsgröße
Klein-großKlein-großAb 100Ab 100k.A.Klein-großAb 100
Funktionsvielfalt +++++++++++++++++
Anpassung-
sfähigkeit
+++++++++++++++++
Benutzer-
freundlichkeit
++++++++++++++
Kundenservice +++++++++++++++
Referenzen (Capterra)4,6/52,5/54,2/52/5k.A.k.A.k.A.

legende: sehr gut (+++), mittel (++), weniger gut (+)

(Quelle: Capterra; abgerufen am 01.10.24)

 

Die Vergleichstabelle zeigt, dass die Kelio-Software in Funktionsvielfalt, Anpassungsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Kundenservice überlegen ist, wodurch diese für Unternehmen verschiedener Größen geeignet ist.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware achten?

Die Arbeitszeiterfassung ist die Grundlage von Lohn- sowie Gehaltsabrechnung und Personaleinsatzplanung. Umso wichtiger ist eine zuverlässige Zeiterfassungssoftware, die die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellt.

Folgende Faktoren sind bei der Auswahl wesentlich:

  • Funktionen zur Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Personaleinsatzplanung
  • Einfache Integration in bestehende Systeme
  • Hohe Benutzerfreundlichkeit

Häufig gestellte Fragen

Eine HR-Software dient der zentralen und papierlosen Speicherung von Mitarbeiterdaten. Dies umfasst die Zeiterfassung, die Erstellung von Gehaltsabrechnungen, Onboarding und Recruiting sowie Analysetools.

Mit einer HR-Software können wiederkehrende Prozesse automatisiert werden, wodurch Personalverantwortliche mehr Zeit für strategische HR-Aufgaben haben und Kosten gesenkt werden. Weiterhin ermöglicht eine HR-Software den schnellen Zugriff auf relevante Daten. Analyse- und Reportingtools bieten eine fundierte Grundlage für datenbasierte HR-Entscheidungen, während gesetzliche Vorgaben leicht eingehalten werden.

Die beste HR-Software ist jene, welche die Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens erfüllen kann. Dies ist im individuellen Fall nach definierten Kriterien zu prüfen. Unternehmen, die eine flexible Lösung suchen, könnten von den verschiedenen Anpassungsoptionen von Kelio profitieren.

Die Kosten einer HR-Software sind abhängig von der Unternehmensgröße und den benötigten Funktionen. Auch entscheidend ist das gewählte Preismodell: Entweder werden einmalige Lizenzgebühren entrichtet oder es wird ein monatliches Abonnement abgeschlossen.

Wie lange die Implementierung einer HR-Software dauert, hängt von der Komplexität der HR-Software und den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. Einfachere Lösungen können innerhalb weniger Wochen eingeführt werden, während die Einführung von komplexen Systemen mehrere Monate dauern kann. Ein sehr guter Support und eine Vielzahl von Weiterbildungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter können diesen Prozess beschleunigen.

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