Pendlerpauschale 2026: Wie viel können Pendler absetzen?

Was ist die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale)?

Die Pendlerpauschale, steuerlich korrekt Entfernungspauschale genannt, erlaubt Arbeitnehmern, Fahrtkosten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pauschal als Werbungskosten abzusetzen. Geregelt ist sie in § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG [1]. Die erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist, etwa der reguläre Arbeitsplatz im Büro oder in der Filiale.

Steuerlich relevant ist die einfache Entfernung, nicht Hin- und Rückfahrt. Die Kilometer werden auf volle Zahlen abgerundet. Maßgeblich ist die kürzeste verkehrsübliche Straßenverbindung. Eine längere, aber verkehrsgünstigere Strecke ist zulässig, wenn sie regelmäßig genutzt wird, etwa zur Umgehung von Staus auf der Autobahn.

Bei mehreren Wohnungen gilt nur die Wohnung, die dem Mittelpunkt der Lebensinteressen entspricht und der Tätigkeitsstätte am nächsten liegt. Wird an einem Tag nur ein Weg zurückgelegt, etwa bei einer Dienstfahrt ohne Rückkehr, darf die Pauschale hälftig angesetzt werden [2].

Wie hoch ist die Pendlerpauschale 2023 bis 2026?

Die Kilometersätze sind seit 2023 unverändert geblieben. Bis zum 20. Kilometer gelten 0,30 € pro Kilometer, ab dem 21. Kilometer 0,38 €. Die Frage, wie hoch die Pendlerpauschale ausfällt, beantwortet sich über die gleiche Staffel für alle vier Jahre.

Der erhöhte Satz von 0,38 € ab dem 21. Kilometer wurde ursprünglich im Rahmen des Klimaschutzprogramms 2030 beschlossen. Die Anhebung von 0,35 € (2021) auf 0,38 € trat bereits 2022 in Kraft, vorgezogen wegen der Energiekrise. Die neue Pendlerpauschale 2026 entspricht damit dem seit 2022 geltenden Satz, verlängert durch das Wachstumschancengesetz.

Der Satz gilt verkehrsmittelunabhängig: Ob Auto, Bahn, Fahrrad oder Fahrgemeinschaft, die Entfernungspauschale wird nach den gleichen Kilometersätzen berechnet. 2026 markiert das Ende des gesetzlich festgeschriebenen Befristungszeitraums. Ob der erhöhte Satz 2027 unverändert bleibt, ist zum jetzigen Zeitpunkt offen.

Zu beachten: Die Befristung der erhöhten Kilometerpauschale läuft Ende 2026 aus. Eine gesetzliche Neuregelung für 2027 steht aus. Planen Sie als Arbeitgeber voraus und halten Sie Ihre Systeme flexibel, um bei einer Änderung schnell reagieren zu können.

Wie lässt sich die Pendlerpauschale berechnen?

Die Grundformel lautet: einfache Entfernung (km) × Kilometersatz × Anzahl der Arbeitstage. Die ersten 20 Kilometer werden mit 0,30 € berechnet, jeder Kilometer ab dem 21. mit 0,38 €.

Ein konkretes Beispiel: Eine Pendlerin in Sachsen fährt 22 km einfache Strecke zur Arbeit, bei einer 5-Tage-Woche. Von 250 möglichen Arbeitstagen zieht sie 30 Urlaubstage und 3 Krankheitstage ab, was 217 Arbeitstage ergibt. Die Berechnung: 20 km × 217 × 0,30 € + 2 km × 217 × 0,38 € = 1.466,92 €.

Beispiel: Pendlerpauschale berechnen für 2025

• Einfache Entfernung: 22 km
• Arbeitstage: 250 − 30 Urlaub − 3 Krankheit = 217 Tage
• Schritt 1: 20 km × 217 × 0,30 € = 1.302,00 €
• Schritt 2: 2 km × 217 × 0,38 € = 164,92 €
• Ergebnis: 1.466,92 € absetzbare Pendlerpauschale

Die Werbungskostenpauschale beträgt 1.230 € pro Jahr. Die Pendlerpauschale bringt nur eine zusätzliche Steuerersparnis, wenn sie zusammen mit anderen Werbungskosten diesen Betrag übersteigt. Im Beispiel oben liegt der Betrag bei 1.466,92 €, also 236,92 € über der Pauschale, was die zu versteuernden Einkünfte entsprechend mindert.

Bei einer 5-Tage-Woche lassen sich maximal 230 Arbeitstage ansetzen, bei einer 6-Tage-Woche maximal 280. Ein Pendlerpauschale-Rechner hilft, den absetzbaren Betrag schnell zu ermitteln, ohne die Formel manuell durchzurechnen. Wer die Pendlerpauschale 2026 berechnen möchte, verwendet die gleichen Sätze wie 2025. Halten Sie ein Fahrtenbuch oder eine Arbeitgeberbescheinigung über die Anzahl der Arbeitstage bereit, falls das Finanzamt danach fragt.

Welche Regeln gelten für verschiedene Verkehrsmittel?

Die Pendlerpauschale gilt verkehrsmittelunabhängig, aber der Höchstbetrag unterscheidet sich je nach Fortbewegungsmittel. Wer mit dem eigenen Auto oder einem zur Nutzung überlassenen Pkw pendelt, kann die volle Pendlerpauschale ohne Deckelung absetzen. Für alle anderen Verkehrsmittel gilt ein Höchstbetrag von 4.500 € pro Jahr.

Nachgewiesene höhere tatsächliche ÖPNV-Kosten können über die 4.500 € hinaus angesetzt werden (§ 9 Abs. 2 EStG). Wer ein steuerfreies oder pauschal besteuertes Jobticket vom Arbeitgeber erhält, muss dies in der Steuererklärung angeben, da es die Pendlerpauschale mindert. Ist der Arbeitgeber selbst der Verkehrsträger, wird der Preis angesetzt, den ein dritter Arbeitgeber zahlen müsste.

Für Flugstrecken und steuerfreie Sammelbeförderung gilt die Entfernungspauschale nicht. Menschen mit Behinderungen, deren Grad der Behinderung bei 70 % liegt oder bei mindestens 50 % mit erheblicher Beeinträchtigung der Bewegungsfähigkeit, können die tatsächlichen Aufwendungen anstelle der Pauschale ansetzen.

Welche Höchstbeträge und Nachweispflichten gelten?

Der Höchstbetrag von 4.500 € pro Jahr gilt für alle Verkehrsmittel außer dem eigenen oder überlassenen Pkw. In der Praxis greift diese Deckelung für Nicht-Auto-Pendler ab etwa 53 km einfacher Strecke: 53 × 220 × 0,38 € = 4.430,80 €. Wer mit dem Auto pendelt und die 4.500 € übersteigt, kann höhere Beträge absetzen und bei Bedarf die tatsächlichen Kosten nachweisen.

Ab 230 Fahrten pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche bzw. 280 Fahrten bei einer 6-Tage-Woche muss die Anzahl der Fahrten nachgewiesen werden. Der Nachweis erfolgt durch ein Fahrtenbuch oder eine Arbeitgeberbescheinigung. Liegt der ermittelte Betrag unter 4.500 €, verlangt das Finanzamt in der Regel keine Unterlagen.

Steuerfreie Sachbezüge für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte, etwa ein vom Arbeitgeber gestellter PKW, mindern den abziehbaren Betrag der Pendlerpauschale.

Sonderfälle: Homeoffice, doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten

Die Homeoffice-Pauschale erlaubt 6 € pro Heimarbeitstag, maximal 210 Tage pro Jahr, also bis zu 1.260 €. Sie kann im selben Steuerjahr neben der Pendlerpauschale genutzt werden, aber nicht am selben Tag. Wer morgens im Homeoffice arbeitet und nachmittags in die Firma fährt, setzt für diesen Tag nur die Pendlerpauschale an.

Eine Ausnahme gilt für Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz im Unternehmen: Sie können beide Pauschalen am selben Tag ansetzen. Diese Regel betrifft etwa Außendienstmitarbeiter ohne regelmäßige Tätigkeitsstätte.

Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet 120 Tage im Homeoffice und pendelt 110 Tage ins Büro. Er setzt 120 × 6 € = 720 € Homeoffice-Pauschale plus 110 × (einfache Entfernung × Kilometersatz) Pendlerpauschale an. Beide Pauschalen ergänzen sich im selben Jahr, solange sie nicht auf denselben Tag entfallen.

Bei einer doppelten Haushaltsführung (§ 9 Abs. 1 Nr. 5 EStG) lassen sich vier Posten absetzen: Unterkunftskosten am Arbeitsort bis maximal 1.000 € pro Monat, Verpflegungsmehraufwendungen in den ersten drei Monaten, Umzugskosten und Familienheimfahrten. Familienheimfahrten werden wie Pendlerfahrten berechnet: einfache Entfernung × Kilometersatz, eine Fahrt pro Woche. Es gilt keine Höchstgrenze, auch nicht für Nicht-Auto-Pendler.

Ein Rechenbeispiel: Ein Mitarbeiter hat eine Zweitwohnung in München, seine Familie lebt in Hamburg (775 km einfache Strecke). Bei 48 Familienheimfahrten im Jahr: 48 × 775 km × 0,38 € = 14.136 €. Weitere Informationen dazu, wie Sie Homeoffice-Pauschale und Pendlerpauschale kombinieren, finden Sie in unserem entsprechenden Artikel.

Pendlerpauschale aus Arbeitgebersicht: Welche administrativen Herausforderungen entstehen im HR-Alltag?

Für HR-Verantwortliche bedeutet die Pendlerpauschale einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Fahrten, Entfernungen und Arbeitstage der Mitarbeiter müssen korrekt erfasst werden, in vielen Unternehmen noch mit Excel-Listen oder manuellen Systemen. Die Fehlerquellen sind vielfältig: falsche Kilometerangaben, unvollständige Erfassung von Homeoffice-Tagen, Verwechslung von einfacher und doppelter Strecke.

Die erfassten Daten müssen in die Gehaltsabrechnung und die Steuererklärung der Mitarbeiter einfließen. Die Reisekostenabrechnung für Dienstfahrten erfordert eine separate Erfassung, da Verwechslungsgefahr mit Pendlerfahrten besteht. Bei fehlerhafter oder unvollständiger Erfassung drohen Nachzahlungen und rechtliche Konsequenzen.

Die Arbeitszeiterfassung Pflicht seit dem EuGH-Urteil von 2022 verschärft die Situation: Unternehmen müssen Arbeitszeiten systematisch erfassen, was direkt die Verwaltung von Pendlerpauschalen betrifft, da Arbeitstage und Homeoffice-Tage dokumentiert werden müssen. Hybrides Arbeiten erhöht die Komplexität zusätzlich: Mitarbeiter wechseln zwischen Büro, Homeoffice und Dienstorten, und die Zuordnung der Pauschalen wird aufwändig.

Der Zeitaufwand für HR umfasst manuelle Nachprüfung von Fahrtenbüchern, Erstellung von Arbeitgeberbescheinigungen und Beantwortung von Mitarbeiterfragen. Eine zentralisierte digitale Lösung reduziert diesen Aufwand erheblich.

Checkliste für HR: Was Sie bei der Pendlerpauschale beachten müssen

• Einfache Entfernung pro Mitarbeiter korrekt hinterlegt (nicht Hin- und Rückfahrt)
• Arbeitstage und Homeoffice-Tage sauber getrennt erfasst
• Dienstfahrten und Pendlerfahrten getrennt dokumentiert
• Jobticket-Status und steuerfreie Sachbezüge berücksichtigt
• Arbeitgeberbescheinigung über Arbeitstage automatisch erstellbar
• Höchstbetrag von 4.500 € für Nicht-Auto-Pendler im System hinterlegt
• Nachweispflicht ab 230 bzw. 280 Fahrten im Blick behalten

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Die Verknüpfung mit der Zeiterfassung Software sorgt dafür, dass Arbeitstage, Homeoffice-Tage und Dienstfahrten automatisch getrennt werden. Das System erkennt, welche Pauschale an welchem Tag ansetzbar ist, und verhindert Doppelabrechnungen wie Pendlerpauschale und Homeoffice-Pauschale am selben Tag.

Mit unserer Personalverwaltungssoftware liegen alle relevanten Mitarbeiterdaten zentral vor: Entfernungen, Jobticket-Status, Behinderungsmerkmale, die für die Pauschale relevant sind. Die Reisekostenabrechnung digitalisieren wir ebenfalls: Dienstfahrten und Pendlerfahrten werden sauber getrennt erfasst und steuerkonform abgerechnet.

Die erfassten Daten lassen sich direkt an die Lohnverrechnung und an die Mitarbeiter für ihre Steuererklärung übergeben. Das reduziert Fehlerquellen, spart Zeit und schafft Rechtssicherheit. Starten Sie die Digitalisierung der Personalabteilung mit Kelio.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.

[1] § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG, https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__9.html 

[2] Bundesfinanzhof (BFH), Urteil VI R 42/17, https://www.bundesfinanzhof.de/ 

[3] Wachstumschancengesetz, https://www.bundesfinanzministerium.de/