Arbeitszeiten rechtssicher erfassen, Pausen korrekt planen, Überstunden richtig ausgleichen – das Arbeitszeitgesetz stellt Unternehmen vor komplexe organisatorische Herausforderungen. Gerade bei flexiblen Arbeitszeitmodellen oder Schichtarbeit geraten Betriebe schnell an ihre Grenzen. Doch Verstöße können teuer werden. Wer Bußgelder, Nachzahlungen oder rechtliche Auseinandersetzungen vermeiden will, braucht eine umfassende Kenntnis über die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes.
Erfahren Sie in diesem Artikel, was das Arbeitszeitgesetz vorschreibt und wie digitale Zeiterfassung Ihnen hilft, rechtssicher zu handeln und interne Abläufe im Personalwesen zu optimieren.
Was das Arbeitszeitgesetz für Unternehmen konkret regelt
Das Arbeitszeitgesetz schützt Mitarbeitende, indem es Höchstarbeitszeiten, Pausenzeiten und Ruhezeiten vorschreibt. In der Regel darf die tägliche Arbeitszeit 8 Stunden nicht überschreiten, es gibt jedoch Ausnahmen.
Was bedeutet die 8-Stunden-Regel im Arbeitsalltag?
Die 8-Stunden-Regel sieht vor, dass Mitarbeitende in einem Zeitraum von 24 Wochen durchschnittlich 8-Stunden pro Tag arbeiten dürfen. Das bedeutet konkret, dass Mitarbeitende auch mehr arbeiten dürfen, solange der Durchschnitt bei 8 Stunden täglich liegt.
Wann dürfen bis zu 10 Stunden gearbeitet werden?
Unter Berücksichtigung der 8-Stunden-Regel und in Ausnahmefällen, wie zum Beispiel bei einem Engpass oder bei erhöhter Auftragslage, darf die tägliche Arbeitszeit auf maximal 10 Stunden erhöht werden.
Welche Sonderregelungen gelten in bestimmten Branchen?
Für bestimmte Branchen sieht das Arbeitszeitgesetz im §7 Sonderregelungen vor, die bestimmten Branchen die Überschreitung der zulässigen Höchstarbeitszeit ermöglichen. Dies gilt zum Beispiel in der Pflege, im Verkehr, als leitender Angestellter oder bei saisonalen Spitzen. Voraussetzung ist, dass der Gesundheitsschutz der Mitarbeitenden gewahrt bleibt.
Welche Pausen schreibt das Arbeitszeitgesetz vor – und wie werden sie richtig eingeplant?
Auch die vorgegebenen Pausenzeiten dienen dem Schutz der Gesundheit und Leistungsfähigkeit von Mitarbeitenden. Daher schreibt das Arbeitszeitgesetz klare Vorgaben zu Dauer, Zeitpunkt und Umfang der Pausen vor. Besonders für schutzbedürftige Beschäftigtengruppen gelten darüber hinaus strengere Regelungen, die Unternehmen zwingend einhalten müssen.
Ab wann besteht eine gesetzliche Pausenpflicht?
Gemäß §4 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) sind Arbeits- oder Ruhepausen als Unterbrechung der Arbeitszeit von mindestens 15 Minuten definiert, das heißt in dieser Zeit darf keine Arbeitsleistung erbracht werden. Sie dient der Erholung und Regeneration der Mitarbeitenden, um deren dauerhafte Leistungsfähigkeit sicherzustellen.
Wie lange und wie häufig müssen Pausen gewährt werden?
Eine Pause muss mindestens 15 Minuten lang sein, um als eine Pause zu gelten. Ab einer Arbeitszeit von 6 Stunden steht Mitarbeitenden eine Pause von mindestens 30 Minuten zu. Ab 9 Stunden ist eine Pause von mindestens 45 Minuten erforderlich.
Was gilt für besondere Beschäftigtengruppen?
Für besondere Beschäftigungsgruppen wie Minderjährige oder Schwangere sind besondere Regelungen hinsichtlich Höchstarbeitszeit und Pausen zu berücksichtigen.
| Vorgaben je Beschäftigungsgruppe | Minderjährige | Schwangere und stillende Frauen | (Schwer-)Behinderte | Jugendliche in Ausbildung |
|---|---|---|---|---|
| Geltende Gesetzesbücher | Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) | Mutterschutzgesetz (MuSchG) | Sozialgesetzbuch IX (SGB) | Berufsbildungsgesetz (BBiG); JArbSchG |
| Höchstarbeitszeiten | Maximal 8h täglich und 40h wöchentlich gemäß §8 JuArbSchG | Maximal 8,5h täglich oder Beschäftigungsverbot bei Gefährdung gemäß §4 MuSchG | Wie Regelarbeitszeit, jedoch Möglichkeit zur Arbeitszeitverkürzung gemäß §20 SGB IX | Wie bei Minderjährigen gemäß §8 JuArbSchG; Unterrichtszeit zählt als Arbeitszeit gemäß §15 BBiG |
| Pausenzeiten | 30 Minuten Pause bei einer Arbeitszeit von 4,5 – 6h; 60 min Pause bei einer Arbeitszeit ab 6h gemäß §11 JArbSchG | Zusätzliche Ruhepausen, individuelle Gestaltung möglich (§6 MuSchG) | Individuelle Pausenregelungen möglich (lt. Arbeitsvertrag/Schwerbehindertenvertretung) | Wie bei Minderjährigen gemäß §11 JArbSchG |
| Besondere Schutzvorgaben | Verbot gefährlicher Arbeiten und Sonntags- sowie Nachtarbeit | Keine Nacht-/Mehrarbeit; Stillzeiten; Kündigungsschutz (§3, §7, §17 MuSchG) | Zusatzurlaub, Anspruch auf Teilzeitarbeit, behinderungsgerechte Gestaltung (§164 SGB IX) | Freistellung für Berufsschule, Ausbildungsplan gemäß Ausbildungsordnung (§15 BBiG) |
Was bedeutet Ruhezeit und welche Anforderungen stellt das Gesetz?
Ruhezeiten finden, anders als Pausen, außerhalb der Arbeitszeit statt. Diese beschreiben die Zeit zwischen Ende und Beginn eines Arbeitseinsatzes.
Die gesetzliche Mindestruhezeit von 11 Stunden – was heißt das konkret?
Das ArbZG sieht in §5 vor, dass Mitarbeitenden nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden gewährt werden muss.
Wie lässt sich die Ruhezeit bei Schichtarbeit einhalten?
Bei Schichtarbeit muss zwischen zwei Einsätzen eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden liegen (§5 ArbZG). Schichtpläne müssen dies entsprechend berücksichtigen.
In welchen Fällen dürfen Ruhezeiten reduziert werden?
Ausnahme stellen Arbeitsstätten wie beispielsweise Krankenhäuser dar. Hier kann die vorgesehene Ruhezeit um bis zu einer Stunde reduziert werden, wenn innerhalb von vier Wochen eine Ruhezeit von 12 Stunden gewährt wird.
Überstunden im Arbeitszeitgesetz: Was ist erlaubt, was nicht?
Neben Pausen- und Ruhezeiten finden auch Überstunden ihre Berücksichtigung im Arbeitszeitgesetz. Hier werden zulässige Grenzen und Ausgleichsmöglichkeiten geregelt.
Zulässige Grenzen für Überstunden laut Gesetz
Nach §3 des ArbZG darf die tägliche Arbeitszeit von acht Stunden nicht überschritten werden. Eine Erhöhung auf zehn Stunden ist nur dann zulässig, wenn die durchschnittliche Arbeitszeit innerhalb von 24 Wochen bei durchschnittlich 8 Stunden liegt.
Gemäß § 18 ArbZG gilt das Arbeitszeitgesetz nicht für bestimmte Personengruppen, darunter leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG, Chefärzte sowie bestimmte Beschäftigte im öffentlichen Dienst. Auch für Beschäftigte mit regelmäßigem Bereitschaftsdienst, etwa im Gesundheitswesen, sind verlängerte Arbeitszeiten möglich, sofern diese durch Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen rechtlich abgesichert sind.
Vergütung oder Freizeitausgleich – was ist verpflichtend?
Gemäß §612 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) haben Arbeitnehmende Anspruch auf die Auszahlung von Überstunden. Dafür müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Zum einen muss die vertraglich festgelegte Arbeitszeit überschritten werden, um Anspruch auf Vergütung zu erhalten. Zum anderen muss der Arbeitgeber Kenntnis über das Leisten von Überstunden oder diese angeordnet haben. Freiwillige Überstunden werden in der Regel nicht vergütet. Die Überstundenvergütung kann monetär oder durch einen Freizeitausgleich stattfinden. Dies hängt von den vorher festgelegten Vereinbarungen im Arbeits- oder Tarifvertrag ab.
Dokumentationspflicht: Was muss aufgezeichnet werden?
Laut §16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes sind Arbeitgebende dazu verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Anders als die Erfassung der Arbeitszeit kann die Dokumentationspflicht nicht an Mitarbeitende delegiert werden.
Wochenarbeitszeit im Blick: Wie viel ist laut Gesetz erlaubt?
Die Einhaltung der Wochenarbeitszeit ist zentral für die Rechtssicherheit des Unternehmens und den Gesundheitsschutz der Mitarbeitenden. Dabei hilft die korrekte Berechnung der Wochenarbeitszeit.
So wird die Wochenarbeitszeit korrekt berechnet
Die Wochenarbeitszeit ergibt sich aus der täglichen Arbeitszeit multipliziert mit den Arbeitstagen pro Woche. Pausen zählen in der Regel nicht zur Arbeitszeit.
Was passiert bei regelmäßiger Überschreitung der Wochenarbeitszeit?
Wird die gesetzlich zulässige Wochenarbeitszeit regelmäßig überschritten, drohen nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern auch gesundheitliche und betriebswirtschaftliche Risiken steigen deutlich:
- Erhöhtes Risiko für Überlastung der Mitarbeitenden
- Produktivitätsverluste durch Erschöpfung und Fehlzeiten
- Steigende Fluktuation durch sinkende Mitarbeiterzufriedenheit
- Höhere Fehlerquoten durch Konzentrationsmangel
- Verletzung der Arbeitgeberpflichten mit rechtlichen Konsequenzen (Bußgeld oder Freiheitsstrafe)
Rolle der Arbeitszeiterfassung im Kontext der Wochenkontrolle
Bei der Vermeidung von gesundheitlichen, rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Konsequenzen spielt die Arbeitszeiterfassung eine besondere Rolle. Insbesondere mit einem digitalen System zur Arbeitszeiterfassung kann automatisch geprüft werden, ob die 8-Stunden-Regel des §3 ArbZG eingehalten wird. So wird ein systematisches Überschreiten der Wochenarbeitszeit frühzeitig erkannt. Im Streitfall oder bei Kontrollen durch Behörden sind Unternehmen durch die Dokumentation der Arbeitszeitdaten gesichert. Das HR wird erheblich entlastet, während die gesetzlichen Vorgaben einfach eingehalten werden.
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Welche Arbeitgeberpflichten ergeben sich aus dem Arbeitszeitgesetz?
Bei der Vielzahl an Vorgaben ergeben sich wesentliche Pflichten für Arbeitgebende, um die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes und weiteren Gesetzen für besondere Beschäftigungsgruppen sicherzustellen. Dafür haben sich in der Praxis Best-Practices bewährt.
Maßnahmen zur Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitvorgaben
Zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben können Arbeitgebende einfache Maßnahmen umsetzen. Diese wesentlichen Maßnahmen sind:
- Regelmäßige Audits und systematische Kontrolle der Arbeitszeitdaten
- Schulung und Weiterbildung von Mitarbeitenden sowie leitenden Angestellten
- Einführung eines digitalen Systems zur präzisen und rechtssicheren Arbeitszeiterfassung inkl. Warnsystem bei Verstößen
Technische Unterstützung bei der Zeiterfassung – was ist sinnvoll?
Mit einer elektronischen Zeiterfassung wird die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben durch die minutengenaue Erfassung der Arbeitszeit sichergestellt. Überstunden und Pausenzeiten werden gemäß Arbeitszeitgesetz automatisch ausgewertet, während die Daten leicht nachvollziehbar und übersichtlich dargestellt werden.
Mögliche rechtliche Konsequenzen bei Nichteinhaltung
Die falsche Arbeitszeiterfassung durch Arbeitgebende kann Bußgelder von bis zu 30.000 € oder sogar Freiheitsstrafen zur Folge haben. Werden Überstunden nicht ordnungsgemäß erfasst, vergütet oder ausgeglichen, sind Nachforderungen durch Mitarbeitende möglich. Dabei haftet nicht nur das Unternehmen – auch leitende Angestellte können persönlich zur Verantwortung gezogen werden.
Wie lässt sich das Arbeitszeitgesetz im betrieblichen Alltag umsetzen?
Ein effektives Arbeitszeitmanagement beginnt mit klaren Prozessen: Wer gesetzliche Vorgaben wie Pausen, Ruhezeiten und Überstundenregelungen umsetzen will, muss diese frühzeitig im Betriebsablauf verankern und verständlich sowie transparent kommunizieren.
Gesetzeskonforme Pausenregelung im Betriebsablauf integrieren
Pausenregelungen nach dem Arbeitszeitgesetz sollten frühzeitig in die Schichtplanung eingebunden werden. So lassen sich gesetzliche Vorgaben effizient umsetzen und Abläufe im Alltag besser strukturieren.
Digitale Tools zur Einhaltung von Ruhezeiten effizient nutzen
Mit digitalen Lösungen wie der Zeiterfassungssoftware von Kelio lassen sich Ruhezeiten automatisch überwachen, dokumentieren und bei Verstößen melden. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und entlastet HR sowie Führungskräfte im Betriebsalltag spürbar.
Transparenz schaffen bei Überstundenregelungen und Freizeitausgleich
Ein weiterer wesentlicher Faktor zur Umsetzung des Arbeitszeitgesetzes ist die Transparenz hinsichtlich Überstundenregelungen. Klare Richtlinien, die für alle Mitarbeitenden offen zugänglich und leicht verständlich sind, fördern das Vertrauen, während Missverständnisse oder Konflikte vermieden werden.
Arbeitszeitgesetz kompakt: Die fünf wichtigsten Fakten für Unternehmen
Maximal 8 Stunden täglich – erweiterbar auf 10 unter Bedingungen
Mitarbeitende dürfen pro Tag maximal 8 Stunden arbeiten. In Ausnahmefällen darf die tägliche Arbeitszeit auf maximal 10 Stunden pro Tag erhöht werden, wenn die 8-Stunden-Regel eingehalten wird.
Pause ab 6 Stunden Arbeitszeit – mindestens 30 Minuten
Arbeitgebende müssen Mitarbeitenden ab einer Arbeitszeit von 6 Stunden mindestens 30 Minuten Pause gewähren. Ab 9 Stunden haben Mitarbeitende Anspruch auf 45 Minuten Pause. Eine Arbeitsunterbrechung ist eine Pause, wenn diese mindestens 15 Minuten dauert.
Ruhezeit: Mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen
Neben Pausenzeiten sind auch die Ruhezeiten elementarer Bestandteil des Arbeitszeitgesetzes. Demnach muss zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn des neuen Arbeitstages die Ruhezeit von 11 Stunden eingehalten werden.
Überstunden nur im gesetzlich zulässigen Rahmen
Solange die 8-Stunden-Regel eingehalten wird, sind Überstunden möglich. Allerdings darf die tägliche Arbeitszeit 10 Stunden nicht überschreiten (§3 ArbZG).
Arbeitgebende sind zur vollständigen Zeiterfassung verpflichtet
Arbeitgebende müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit mit einem verlässlichen und objektiven System dokumentieren.
