Spesen gehören zu den Themen, mit denen sich HR-Abteilungen regelmäßig auseinandersetzen müssen – sei es bei Dienstreisen, Schulungen oder mehrtägigen Außenterminen. Doch welche Pauschalen gelten 2025? Wann greifen die gesetzlichen Regelungen und wann betriebliche Vereinbarungen?
Erfahren Sie in diesem Artikel, welche rechtlichen Grundlagen relevant sind, welche Spesenpauschalen aktuell gelten und wie digitale Lösungen wie Kelio die Abrechnung einfacher, schneller und rechtssicher machen.
Das Wichtigste im Überblick
- Spesen sind beruflich bedingte Mehrausgaben auf Dienstreisen, insbesondere Verpflegungsmehraufwand (§ 9 Abs. 4a EStG).
- 2025 gelten in Deutschland Pauschalen von 14 € (>8 Std./An-/Abreisetage) und 28 € (24 Std.).
- Für Auslandsreisen veröffentlicht das BMF jährlich länderspezifische Sätze.
- Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten: −20 % Frühstück, −40 % Mittag-/Abendessen.
- Arbeitgebende müssen Fahrtkosten ersetzen, Verpflegungspauschalen aber nur freiwillig zahlen.
- Digitale Tools wie Kelio erleichtern Abrechnung, Belegerfassung und Integration in HR-/Payroll-Systeme.
Was sind Spesen eigentlich?
Um Spesen korrekt abrechnen zu können, ist es wichtig, ihre Definition sowie die Abgrenzung zu den allgemeinen Reisekosten zu verstehen.
Definition und gesetzliche Grundlage
Spesen sind die zusätzlichen Ausgaben, die Mitarbeitenden auf Dienst- oder Geschäftsreisen entstehen. Dazu zählen insbesondere der Verpflegungsmehraufwand sowie – im weiteren Sinne – auch Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Die steuerliche Grundlage bildet § 9 Abs. 4a EStG.
Unterschied zwischen Spesen und Reisekosten
Im engeren Sinne umfassen Spesen den Verpflegungsmehraufwand pro Tag. Im weiteren Sinne enthalten Spesen auch Fahrt-, Übernachtungs- und Nebenkosten. In der Praxis werden Spesen häufig pauschal abgerechnet, alternativ können tatsächliche Kosten mit Belegen nachgewiesen werden.
Mit Reisekosten hingegen werden alle Kosten einer Dienstreise bezeichnet. Enthalten sind Fahrkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand sowie Reisenebenkosten. Auf Basis dessen wird die komplette Reisekostenabrechnung erstellt.
Kurz: Reisekosten bilden die Gesamtheit der Reiseausgaben ab, während Spesen lediglich einen Teilbereich abbilden.
Welche Spesen gibt es?
Zu den wichtigsten Bestandteilen der Spesenabrechnung zählen Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten sowie Fahrtkosten und sonstige Auslagen – für jede dieser Kategorien gelten eigene Pauschalen und Nachweisregeln.
Verpflegungsmehraufwand (Tagespauschale)
Unter dem Verpflegungsmehraufwand versteht man den pauschalen Ausgleich für zusätzliche Verpflegungskosten auf Dienstreisen. Dieser wird meist als Tagespauschale angegeben. Die gesetzliche Grundlage hierfür bildet § 9 Abs. 4a EStG.
Im Inland stehen Mitarbeitenden 14 € bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden sowie An- und Abreisetage zu. Bei einer ganztätigen Abwesenheit von 24 Stunden sind es 28 € pro Tag. Erhalten Mitarbeitende während der Geschäftsreise kostenlose Mahlzeiten, muss die Pauschale entsprechend gekürzt werden: 20 % für ein Frühstück sowie 40 % für ein Mittag- oder Abendessen. Zudem gilt die sogenannte Dreimonatsfrist: Dauert ein Einsatz an einem Ort länger als drei Monate, entfällt der Anspruch auf die Verpflegungspauschalen. Erst wenn der Einsatzort für mindestens vier Wochen unterbrochen wird, beginnt die Frist von Neuem. Für Auslandsreisen legt das Bundesfinanzministerium jährlich angepasste Pauschbeträge fest, die sich an den Lebenshaltungskosten im jeweiligen Land orientieren.
Übernachtungskosten
Eine Erstattung von Übernachtungskosten erfolgt bei tatsächlichen Hotel- bzw. Pensionskosten gegen Beleg oder alternativ über eine Inlands-Übernachtungspauschale in Höhe von 20 €. Für Lkw-Fahrer gilt eine besondere Pauschale von 9 € bei einer Übernachtung in der Fahrerkabine. Bei Reisen ins Ausland variieren die Pauschalen je nach Land. Diese Pauschalen werden jährlich durch das Bundesfinanzministerium (BMF) festgelegt.
Fahrtkosten und sonstige Auslagen
Fahrtkosten und sonstige Auslagen umfassen alle Aufwendungen, die im Rahmen einer Geschäftsreise entstehen. Dazu zählen Bahn-, Flug- oder Bustickets, Taxifahrten sowie die Pkw-Nutzung, die entweder über die gesetzliche Kilometerpauschale von 0,30 € pro Kilometer oder anhand der tatsächlichen Kosten abgerechnet wird. Auch Nebenkosten wie Park- und Mautgebühren, Telefonkosten oder Messe-Eintritte sind erstattungsfähig und müssen durch Belege oder anerkannte Pauschalen nachgewiesen werden.
Wie hoch sind die Spesenpauschalen 2025 in Deutschland?
Tabelle der aktuellen Sätze 2025 (Inland)
| Abwesenheitsdauer | Verpflegungspauschale 2025 | Übernachtungspauschale 2025* |
|---|---|---|
| > 8 Stunden sowie An- und Abreisetage | 14 € | 20 € |
| 24 Stunden (ganztägige Abwesenheit) | 28 € | 20 € |
* Die Übernachtungspauschale von 20 € gilt nur, wenn sie vom Arbeitgebenden erstattet wird. Für den Werbungskostenabzug sind tatsächliche Übernachtungskosten maßgeblich.
Spesen bei Auslandsreisen – Beispiele 2025
Top 5 Länder im Vergleich
| Land / Region | Verpflegungspauschale (24h) | Verpflegungspauschale (>8h / An-/Abreise) | Übernachtungspauschale |
|---|---|---|---|
| USA (im Übrigen) | 59 € | 40 € | 182 € |
| Frankreich (Paris) | 58 € | 39 € | 159 € |
| Schweiz (Genf) | 66 € | 44 € | 186 € |
| Schweden | 66 € | 44 € | 140 € |
| Österreich | 50 € | 33 € | 117 € |
Wann gelten die Pauschalen nicht (Kürzungen)?
In bestimmten Fällen wird die Verpflegungspauschale nicht in voller Höhe gewährt, sondern muss entsprechend gekürzt werden.
Arbeitgebende stellen Mahlzeiten
Wenn Arbeitgebende die Mahlzeiten stellen, entfällt der Anspruch auf die volle Pauschale. Bei einem gestellten Frühstück wird die Tagespauschale um 20% reduziert, während es bei einem Mittag- oder Abendessen um 40% sind. Die Kürzung erfolgt tagesbezogen auf den Pauschalbetrag, um eine Doppelanrechnung von Verpflegungskosten zu vermeiden.
Kürzung bei mehreren Dienstreisen pro Tag
Wenn Mitarbeitende an einem Tag mehrere Dienstreisen unternehmen, wird für die Verpflegungspauschale nur ein Betrag berücksichtigt. Maßgeblich ist dabei stets die höhere Pauschale des Tages, unabhängig davon, ob es sich um An- oder Abreise handelt. Werden Mahlzeiten gestellt, sind die entsprechenden Kürzungen dennoch vorzunehmen. So wird eine doppelte Anrechnung von Verpflegungskosten vermieden und die Abrechnung bleibt rechtssicher.
Wie funktioniert die Spesenabrechnung richtig?
Damit eine Spesenabrechnung korrekt erfolgen kann, gelten bestimmte Voraussetzungen und Nachweispflichten, die sowohl von Mitarbeitenden als auch von Arbeitgebenden einzuhalten sind.
Voraussetzungen für die Erstattung
Damit Reisekosten erstattet werden können, müssen bestimmte Voraussetzungen beachtet werden.
- Dienstreise muss fremdnützig – also beruflich veranlasst – sein
- Verpflegungsmehraufwand: Anspruch nur bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden oder bei einer ganztägigen Abwesenheit von 24 Stunden (§ 9 Abs. 4a EStG)
- Fahrt-, Übernachtungs- und Nebenkosten: Erstattung mit entsprechenden Belegen/Nachweisen, unabhängig von der Dauer der Abwesenheit
- Gesetzliche Pauschalen gemäß §9 Abs. 4a EStG sind einzuhalten
- Einreichung von Nachweisen innerhalb der betrieblich festgelegten Fristen
Welche Belege muss man aufbewahren?
Für die Spesenabrechnung ist eine lückenlose Dokumentation entscheidend. Mitarbeitende sollten daher alle relevanten Belege aufbewahren, die beruflich veranlasste Ausgaben nachweisen. Dazu gehören Hotelrechnungen, Flug-, Bahn- und Bustickets, Bewirtungsbelege, Quittungen für Park- und Mautgebühren sowie Tankquittungen oder Kilometernachweise. Nur mit vollständigen Nachweisen können die Kosten steuerlich anerkannt und vom Arbeitgebenden rechtssicher erstattet werden.
Fristen und interne Prozesse
Klare Fristen und transparente Abläufe sichern eine schnelle Spesenabrechnung. Arbeitgebende sollten festlegen, innerhalb welchen Zeitraums Belege einzureichen sind – häufig zwischen 7 und 14 Tagen nach Reiseende. Digitale Systeme vereinfachen den Prozess: Mitarbeitende laden Nachweise direkt hoch, Vorgesetzte geben sie online frei und die HR-Abteilung sorgt für eine zügige Auszahlung.
Spesenrechner für HR: Berechnen Sie gesetzliche Pauschalen in Sekunden
Ein digitaler Spesenrechner erleichtert HR-Abteilungen die Arbeit erheblich, da er Berechnungen automatisiert und alle relevanten Daten sofort berücksichtigt.
Interaktive Eingabe: Reisedatum, Ort, Dauer, Verpflegung
Mit einem Spesenrechner für HR werden die gesetzlichen Pauschalen mit wenigen Eingaben automatisch berechnet. Relevante Daten sind lediglich das Reisedatum, Ort bzw. Land, Reisedauer sowie durch den Arbeitgebenden gestellte Mahlzeiten. Der steuerfreie Erstattungsbetrag wird sofort berechnet.
Automatische Berechnung nach aktuellen Sätzen
Der Spesenrechner greift automatisch auf die jeweils gültigen Pauschalen des Bundesfinanzministeriums zu und berücksichtigt dabei sowohl Inlands- als auch Auslandssätze. Gesetzliche Änderungen werden fortlaufend eingespielt, sodass HR-Verantwortliche stets mit den aktuellen Werten arbeiten. Dadurch entfällt die manuelle Aktualisierung und die Spesenabrechnung bleibt jederzeit rechtssicher und fehlerfrei.
Typische Fehler bei der Spesenabrechnung - und wie man sie vermeidet
Bei der Spesenabrechnung schleichen sich in der Praxis immer wieder typische Fehler ein – mit den richtigen Maßnahmen lassen sie sich jedoch leicht vermeiden.
Fehlende Belege
Ein häufiger Fehler ist die unvollständige Dokumentation. Ohne Hotelrechnungen, Tickets oder Quittungen können Ausgaben nicht steuerlich anerkannt werden. Mitarbeitende sollten alle relevanten Nachweise sammeln und fristgerecht einreichen. Digitale Tools helfen, Belege direkt unterwegs zu erfassen und revisionssicher zu archivieren.
Falsche Kürzung der Pauschalen
Werden Mahlzeiten durch den Arbeitgebenden gestellt, muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden: 20 % beim Frühstück und 40 % bei Mittag- oder Abendessen. Fehler entstehen oft, wenn Kürzungen vergessen oder falsch angesetzt werden. Automatisierte Abrechnungssysteme minimieren dieses Risiko und sorgen für rechtskonforme Berechnungen.
Veraltete Beträge verwenden
Die Spesenpauschalen ändern sich regelmäßig durch Vorgaben des Bundesfinanzministeriums. Wird mit alten Sätzen gerechnet, drohen falsche Erstattungen und steuerliche Nachteile. HR-Abteilungen sollten daher sicherstellen, dass stets die aktuellen Beträge hinterlegt sind. Digitale Spesenrechner aktualisieren Werte automatisch und vermeiden damit Fehlerquellen.
Beispiele aus der Praxis: So funktioniert die Abrechnung konkret
Anhand praktischer Beispiele wird deutlich, wie die gesetzlichen Pauschalen in der täglichen Spesenabrechnung angewendet werden.
Fall 1: 2-tägige Inlandsreise mit Hotel & Verpflegung
Eine Mitarbeiterin reist zwei Tage innerhalb Deutschlands. Für An- und Abreisetag erhält sie jeweils 14 € Verpflegungspauschale. Da das Hotel mit Frühstück gebucht wurde, wird die Pauschale um 20 % gekürzt. Die Übernachtungskosten werden mit Hotelrechnung nachgewiesen und vollständig erstattet.
Fall 2: 5 Tage Auslandsreise nach Frankreich
Ein Mitarbeiter verbringt fünf volle Tage in Paris. Pro Tag erhält er die Auslands-Verpflegungspauschale von 58 €. An- und Abreisetage werden mit 39 € angesetzt. Die Hotelkosten von 159 € pro Nacht werden gegen Rechnung erstattet. So ergibt sich eine klare, nachvollziehbare und rechtssichere Spesenabrechnung.
Digitale Abrechnung von Spesen: So automatisieren Sie den Prozess
Digitale Lösungen machen die Spesenabrechnung nicht nur schneller, sondern auch transparenter – moderne Funktionen decken dabei alle Schritte vom Beleg bis zur Auszahlung ab.
Belegerfassung und -prüfung in Echtzeit
Mit Kelio erfassen Mitarbeitende ihre Spesenbelege direkt per App – Beleg fotografieren, hochladen und automatisch prüfen lassen. So stehen alle Daten in Echtzeit digital zur Verfügung, Fehler werden reduziert und die HR-Abteilung behält jederzeit den Überblick über vollständige und korrekte Nachweise.
Genehmigungs-Workflows und Freigabeprozesse
Digitale Workflows in Kelio sorgen für klare Abläufe: Mitarbeitende reichen ihre Abrechnung ein, Führungskräfte genehmigen mit wenigen Klicks und HR erhält die geprüften Daten. Das spart Zeit, erhöht Transparenz und stellt sicher, dass jede Spesenabrechnung nachvollziehbar und revisionssicher freigegeben wird.
Nahtlose Integration in Ihre HR- und Lohnsysteme
Die Kostenabrechnungssoftware von Kelio wird direkt mit Zeiterfassung, Abwesenheiten und Payroll verbunden. Alle Daten fließen automatisch in die vorbereitende Lohnabrechnung ein und können an Systeme wie DATEV übergeben werden. So entfällt die doppelte Datenerfassung, Prozesse werden beschleunigt und die Abrechnung bleibt rechtssicher und effizient.
Erleben Sie Kelio Spesenmanagement in der Praxis.
Kundenmeinungen zur Spesenlösung von Kelio
Seit wir die Spesenabrechnung mit Kelio digital abwickeln, sparen wir enorm viel Zeit. Belege lassen sich direkt hochladen und automatisch prüfen – das erleichtert unseren Mitarbeitenden die Arbeit unterwegs und sorgt für Transparenz in der HR-Abteilung.
Als Vertriebsmitarbeiter bin ich viel unterwegs. Mit Kelio kann ich meine Belege sofort per App hochladen und muss keine Zettel mehr sammeln. Die Abrechnung ist schnell erledigt und ich bekomme meine Erstattung ohne Verzögerung.
