Arbeitszeitbetrug durch Arbeitnehmende ist ein häufig diskutiertes Thema. Doch auch die andere Seite darf nicht unterschätzt werden: Wenn Unternehmen Arbeitszeiten bewusst oder unbewusst falsch erfassen, kann das gravierende rechtliche Folgen haben – von Bußgeldern bis hin zu Freiheitsstrafen. Umso wichtiger ist es, die gesetzlichen Vorgaben genau zu kennen und konsequent umzusetzen.
Erfahren Sie in diesem Artikel, woran sich Arbeitszeitbetrug durch Arbeitgebende erkennen lässt, wie Zeiterfassung rechtssicher umgesetzt wird und wie Sie die Vorteile der präzisen Arbeitszeiterfassung für Ihr Unternehmen nutzen können.
Wann liegt eine falsche Arbeitszeiterfassung durch Arbeitgebende überhaupt vor?
Nicht jede fehlerhafte Zeiterfassung ist automatisch Betrug. Doch die Übergänge zwischen organisatorischer Nachlässigkeit und bewusster Manipulation sind oft fließend und mit erheblichen Risiken wie Produktivitätsverlust oder Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden verbunden.
Bewusste Manipulation oder organisatorisches Versehen?
Fehlerhafte Arbeitszeiterfassung kann absichtlich oder unbeabsichtigt erfolgen. Bewusster Arbeitszeitbetrug tritt auf, wenn Arbeitgebende Mitarbeitende systematisch um Freizeit oder Lohn bringen, um Personalkosten ohne Produktivitätseinbußen zu sparen. Unbewusster Betrug entsteht durch fehlende Strukturen oder Fehler, was ebenfalls Nachteile für Arbeitgebende und Mitarbeitende zur Folge hat.
Typische Fehlerquellen im Arbeitsalltag
Unbewusster Arbeitszeitbetrug entsteht oft durch alltägliche Fehler – technisch, organisatorisch oder menschlich bedingt. Typische Fehlerquellen sind ungenaue Systeme, fehlerhafte Einstellungen oder manuelle Eingabefehler. Arbeitgebende müssen jedoch Maßnahmen zur Fehlervermeidung ergreifen, da sie sonst haftbar gemacht werden können.
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Falsche Arbeitszeiterfassung durch Arbeitgebende: Welche rechtlichen Konsequenzen sind möglich?
Für Arbeitgebende hat die Missachtung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben erhebliche Folgen – von Bußgeldern über Haftungsrisiken bis hin zu
strafrechtlicher Relevanz.
Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz – das kann teuer werden
Das Arbeitszeitgesetz sieht im §22ff ArbZG bei Verstößen Bußgelder von bis zu 30.000 € vor. In besonders schweren Fällen, etwa bei systematischer Manipulation, drohen sogar Freiheitsstrafen. Werden zum Beispiel Überstunden nicht ordnungsgemäß erfasst, vergütet oder ausgeglichen, sind Nachforderungen durch Mitarbeitende möglich. Dabei haftet nicht nur das Unternehmen, auch leitende Angestellte können persönlich zur Verantwortung gezogen werden. Neben rechtlichen Konsequenzen kann eine fehlerhafte oder manipulierte Zeiterfassung auch strafrechtlich relevant werden. Dann steht, gemäß §263 des Strafgesetzbuches (StGB), nicht mehr nur ein Ordnungswidrigkeitstatbestand im
Raum, sondern der Vorwurf des Betrugs.
Strafrechtliche Relevanz: Wann wird aus einem Fehler Betrug?
Um von einem Betrug gemäß §263 StGB zu sprechen, müssen bestimmte Voraussetzungen gegeben sein. Zu diesen Voraussetzungen gehören:
- Täuschung über Tatsachen: Arbeitnehmende werden über arbeitszeitrelevante Tatsachen getäuscht. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Arbeitgebende angeben, die geleistete Arbeitszeit sei geringer als sie tatsächlich war.
- Irrtum beim Opfer: Arbeitnehmende gehen durch die Täuschung von der Richtigkeit der Tatsachen aus, das heißt sie vertrauen darauf, dass die Arbeitszeit geringer sei als tatsächlich.
- Vermögensverfügung beim Opfer: Durch das Ausbleiben einer Reaktion oder Korrektur verzichten Arbeitnehmende auf Lohn, der ihnen rechtmäßig zustehen würde.
- Vermögensschaden beim Opfer: Arbeitnehmenden entsteht durch die unvollständige oder falsche Bezahlung ein konkreter finanzieller Schaden zum Beispiel durch nicht ausgezahlte Überstunden oder unterschlagene Arbeitszeiten.
- Vorsatz: Arbeitgebende handeln wissentlich und willentlich. Ihnen ist bewusst, dass sie Arbeitnehmende täuschen und nutzen diese Täuschung gezielt, um sich finanzielle Vorteile zu verschaffen.
- Bereicherungsabsicht: Dabei geht es Arbeitgebenden darum, sich zum Beispiel durch die Einsparung von Personalkosten unrechtmäßig zu
bereichern. Diese Bereicherungsabsicht muss von Beginn an vorliegen. - Rechtswidrigkeit: Die Bereicherung ist rechtswidrig, da Arbeitgebende keinen rechtlichen Anspruch darauf haben, Arbeitnehmenden den
zustehenden Lohn vorzuenthalten. Ein rechtfertigender Grund liegt nicht vor.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, so wird in der Regel eine Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren oder eine Geldstrafe fällig. In besonders schweren Fällen gemäß §263 Abs. 3 StGB kann sogar eine Freiheitsstrafe von sechs Monaten bis zu zehn Jahren verhängt werden. Ein besonders schwerer Fall liegt vor, wenn Arbeitgebende systematisch oder gewerbsmäßig vorgehen.
Was sagt der EuGH zur Pflicht zur Zeiterfassung?
Um solche schwerwiegenden Konsequenzen zu vermeiden, ist eine gesetzeskonforme und transparente Arbeitszeiterfassung unerlässlich. Deshalb entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Jahre 2019, dass Unternehmen ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einführen müssen. Das Arbeitszeitgesetz schreibt zudem Höchstarbeitszeiten sowie Pausen- und Ruhezeiten vor: Mindestens 30 Minuten Pause bei 8 Stunden Arbeit und mindestens 45 Minuten ab 9 Stunden (§4 ArbZG).
Welche Haftungsrisiken bestehen für leitende Angestellte?
Auch im Hinblick auf die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes tragen leitende Angestellte eine besondere Verantwortung. Leitende Angestellte müssen sicherstellen, dass die Vorgaben zu Höchstarbeitszeit, Pausen- und Ruhezeiten im betrieblichen Alltag eingehalten werden. Bei Verstoß können auch für leitende Angestellte Haftungsrisiken oder Bußgelder geltend gemacht werden.
Arbeitszeitbetrug erkennen: Systemfehler oder gezielte Täuschung?
Um strukturellem Arbeitszeitbetrug wirksam vorzubeugen - sei er arbeitgeberoder arbeitnehmerseitig - ist es entscheidend, frühzeitig die richtigen Warnsignale zu erkennen und bestehende Erfassungssysteme kritisch zu hinterfragen.
Warnsignale für strukturellen Arbeitszeitbetrug
Struktureller Arbeitszeitbetrug durch den Arbeitnehmenden kann schwer erkennbar sein - etwa, wenn Arbeitszeiten manipuliert oder private Tätigkeiten als Arbeitszeit erfasst werden. Umgekehrt kann aber auch struktureller Betrug durch Arbeitgebende vorliegen: Etwa bei automatischen Pausenabzügen, nicht dokumentierten Überstunden oder bewusster Korrektur von Zeitdaten. Warnsignale sind systematische Abweichungen zwischen tatsächlicher und erfasster Arbeitszeit oder das Fehlen transparenter Prozesse.
Wo manuelle Zeiterfassungssysteme an ihre Grenzen stoßen
In der Praxis arbeiten Unternehmen häufig noch mit manuellen Systemen zur Zeiterfassung (z.B. Excel-Tabellen oder Stundenzettel). Dies ist zwar auf den ersten Blick eine kosteneffiziente Lösung, bringt allerdings eine Vielzahl von Nachteilen mit sich.
Manuelle Zeiterfassungssysteme sind fehleranfällig und anfällig für Manipulationen. Da die Daten nicht zentral und einheitlich verarbeitet werden, fehlt die automatische Übermittlung an Lohnabrechnungssysteme, und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erfordert großen Aufwand. Diese Risiken können zu erheblichen Folgekosten führen, wodurch der vermeintliche Kostenvorteil schnell verloren geht.
Welche internen Kontrollen wirklich wirken
Gerade in Zeiten steigender Anforderungen an Transparenz, Compliance und Effizienz stoßen manuelle Systeme zur Arbeitszeiterfassung schnell an ihre Grenzen. Digitale Lösungen bieten hier nicht nur mehr rechtliche Sicherheit, sondern steigern die Produktivität durch Automatisierung erheblich, während die HR-Abteilung stark entlastet wird.
Welche Risiken bringt eine fehlerhafte Arbeitszeiterfassung durch Unternehmen mit sich?
Falsche oder lückenhafte Arbeitszeiterfassung bleibt für Unternehmen selten folgenlos. Diese kann finanzielle, rechtliche und kulturelle Schäden nach sich ziehen, die den gesamten Betrieb belasten.
Unbezahlte Mehrarbeit – das kann schnell Millionen kosten
Eine fehlerhafte Arbeitszeiterfassung durch das Unternehmen kann für Mitarbeitende schnell zu unbezahlter Mehrarbeit führen. Überstunden werden zum Beispiel weder ausgezahlt noch durch Freizeit ausgeglichen. Kommt dies systematisch vor oder betrifft mehrere Beschäftigte, drohen Arbeitgebenden erhebliche finanzielle Nachforderungen.
Bußgelder, Rückzahlungen und Schadenersatzforderungen
Neben Nachzahlungen können bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz zusätzlich Bußgelder von bis zu 30.000 € sowie zivilrechtliche
Schadenersatzforderungen entstehen. Dies ist bei vorsätzlicher Täuschung oder langfristiger Pflichtverletzung der Fall.
Reputationsschäden und Vertrauensverlust bei Mitarbeitenden
Doch nicht nur die finanziellen Schäden sind bei der fehlerhaften Arbeitszeiterfassung durch Arbeitgebende zu berücksichtigen. Auch das Vertrauen der Mitarbeitenden wird stark negativ beeinflusst. Wird Arbeitszeit nicht nachvollziehbar erfasst und Überstunden nicht fair vergütet, gefährdet das die Unternehmenskultur und es kann zu inneren Kündigungen oder erhöhter Fluktuation kommen.
Wie Unternehmen das Risiko falscher
Arbeitszeiterfassung minimieren können Zur Vermeidung dieser Risiken haben sich digitale Zeiterfassungssysteme durch eine Vielzahl von Vorteilen in der Praxis etabliert.
Digitale Zeiterfassungssysteme als rechtssichere Grundlage
Ein wesentlicher Vorteil eines digitalen Zeiterfassungssystems ist die vereinfachte Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Das System benachrichtigt Mitarbeitende und Führungskräfte bei notwendigen Pausen oder Überschreitungen der Höchstarbeitszeit. Neben der Rechtssicherheit bietet ein digitales Zeiterfassungssystem weitere wesentliche Vorteile für Arbeitgebende und Arbeitnehmende:
Vorteile für den Arbeitgebende
- Klare Übersicht über alle Arbeitszeitdaten
- Reduzierung von Fehlern oder Missverständnissen
- Vermeidung von Arbeitszeitbetrug
- Erleichterte Abrechnung von Überstunden
- Produktivitätssteigerung bei verringertem Arbeitsaufwand für HR
Vorteile für Arbeitnehmende
- Transparenz hinsichtlich Arbeitszeit
- Schutz vor ungerechtfertigten Vorwürfen
- Sicherstellung fairer Vergütung
Warum Schulungen für Führungskräfte essenziell sind
Damit alle Vorteile einer digitalen Zeiterfassungssoftware vollumfänglich genutzt werden können, sind Schulungen essenziell. Schulungen sorgen dafür, dass Arbeitgebende und Arbeitnehmende genau wissen, welche Vorteile die digitale Zeiterfassung bringt und wie sie diese Vorteile nutzen können. Insgesamt schaffen Schulungen und Weiterbildung Sicherheit im Umgang mit einem digitalen System zur Zeiterfassung.
Regelmäßige Audits und Kontrollen nicht vergessen
Um den Erfolg nachhaltig sicherzustellen, sind regelmäßige Audits und Kontrollen erforderlich. In diesen regelmäßigen Überprüfungen geht es darum, Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren und die passenden Maßnahmen zu ergreifen. Zudem haben Mitarbeitende aber auch leitende Angestellte die Möglichkeit, Herausforderungen offen anzusprechen und zu lösen.
Dokumentationspflicht nach dem Nachweisgesetz ernst nehmen
Auch der Dokumentationspflicht nach dem Nachweisgesetz kommen Arbeitgebende mit einem digitalen Zeiterfassungssystem leicht nach und das sogar datenschutzkonform. Laut §16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes sind Arbeitgebende dazu verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Anders als die Erfassung der Arbeitszeit kann die Dokumentationspflicht nicht an Mitarbeitende delegiert werden.
Mehr als nur ein Risiko: Was eine falsche Arbeitszeiterfassung im eam auslöst
Fehlende Transparenz bei der Arbeitszeiterfassung wirkt sich nicht nur rechtlich und finanziell aus. Auch das Betriebsklima und die Mitarbeitendenmotivation leiden spürbar.
Misstrauen, Frust und interne Konflikte
Bei falscher Arbeitszeiterfassung, sei es von Arbeitgeber- oder Arbeitnehmerseite, häufen sich Misstrauen, Frust und interne Konflikte. Dies nimmt erheblichen Einfluss auf die Produktivität des Unternehmens. Statt die erforderlichen Aufgaben zu bewältigen, wird die wertvolle Zeit genutzt, um Konflikte auszutragen oder sich damit zu beschäftigen. Eine digitale Arbeitszeiterfassung beugt dies vor und steigert so die Produktivität durch Transparenz.
Wenn faire Arbeitszeit zur Kulturfrage wird
Eine faire und transparente Arbeitszeiterfassung ist mehr als nur eine gesetzliche Pflicht. Vielmehr zeigt sie, welchen Stellenwert Fairness und Verlässlichkeit in der gelebten Unternehmenskultur einnehmen. Wer Arbeitszeiten verlässlich, vollständig und transparent erfasst, stärkt nicht nur die Rechtssicherheit, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeitenden, ihre Motivation und die Unternehmenskultur insgesamt.
Nachhaltige HR-Strategien brauchen Transparenz
Durch eine transparente Arbeitszeiterfassung wird die Grundlage für nachhaltige HR-Strategien gelegt. In einem digitalen Zeiterfassungssystem sind alle Arbeitszeiten zentral und einfach zugänglich. Diese umfassende Datenkenntnis ermöglicht datenbasierte sowie nachhaltige Personalentscheidungen hinsichtlich Personalplanung oder Vergütung. Durch Self-Services für Mitarbeitende wird die Transparenz weiter erhöht, da Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten selbst einsehen und bestimmte Aufgaben, wie das Nachtragen von Arbeitszeiten selbst erledigen können. Dies hat zur Folge, dass das HR erheblich entlastet wird.
Wie Kelio dabei hilft, Arbeitszeitbetrug zu erkennen und Fehlzeiten sauber zu erfassen
Moderne Zeiterfassungslösungen müssen nicht nur effizient, sondern auch rechtssicher und zukunftsfähig sein. Genau hier setzt Kelio mit seiner
automatisierten, rechtsicheren und anpassungsfähigen Softwarelösung an.
Automatisierte Zeiterfassung mit integrierter Compliance
Die Zeiterfassungssoftware von Kelio bietet eine präzise und transparente Arbeitszeiterfassung. Arbeitszeiten und Abwesenheiten werden in Echtzeit per Smartphone, PC oder Stempeluhr erfasst, während Arbeitsstunden, Überstunden, Pausen automatisch berechnet werden. Dadurch werden Manipulationen verhindert und sogar vermieden. Gesetzliche Vorgaben sind in der Software integriert, sodass die Einhaltung dieser sichergestellt wird.
Schnittstellen zu Lohnabrechnung und HR-Systemen
Über Schnittstellen können die automatisch berechneten Arbeitsstunden, Pausen und Überstunden in Echtzeit an Lohnabrechnungstools und weitere HR-Systeme übertragen werden. Das erhöht die Genauigkeit und entlastet gleichzeitig die Personalabteilung.
Gesetzeskonform und zukunftssicher – auch bei Gesetzesänderungen
Die Kelio-Zeiterfassungssoftware wird kontinuierlich weiterentwickelt und an neue gesetzliche Vorgaben angepasst. So bleibt das System dauerhaft rechtskonform auch bei der Zeiterfassung im Homeoffice. Das sorgt für langfristige Sicherheit und entlastet HR-Verantwortliche deutlich.
