Die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung ist keine Frage mehr des Ob, sondern nur noch des Wann. Während viele Unternehmen noch mit Excel-Tabellen oder Stundenzetteln arbeiten, zeichnet sich längst ab: Die elektronische Zeiterfassung wird gesetzlich verpflichtend. Wer jetzt handelt, statt zu warten, kann nicht nur Bußgelder vermeiden, sondern Prozesse vereinfachen und Rechtssicherheit gewinnen.
Erfahren Sie in diesem Artikel, was auf Unternehmen konkret zukommt, wie Sie sich rechtzeitig vorbereiten und welche Vorteile digitale Zeiterfassungssysteme schon jetzt bringen.
Das Wichtigste zur elektronischen Zeiterfassungspflicht auf einen Blick
- Seit dem BAG-Urteil von 2022 müssen Unternehmen die Arbeitszeit systematisch erfassen. Dies umfasst Arbeitsbeginn, -ende und -dauer.
- Laut BMAS-Entwurf und dem aktuellen Koalitionsvertrag wird die elektronische Zeiterfassung bald für alle Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitenden verpflichtend.
- Bußgelder und Risiken: Bei Verstößen drohen bis zu 30.000 € Bußgeld sowie arbeitsrechtliche Nachteile (z. B. Beweislastumkehr bei Überstundenklagen).
- Moderne Zeiterfassungssysteme sorgen für rechtssichere Dokumentation, mehr Effizienz, Transparenz und eine bessere HR-Strategie.
Elektronische Zeiterfassung Pflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist längst geltende Realität. Urteile vom Bundesarbeitsgericht und vom Europäischen Gerichtshof sowie gesetzliche Vorhaben auf Bundesebene führen dazu, dass Unternehmen jetzt handeln müssen – insbesondere im Hinblick auf die bevorstehende Verpflichtung zur elektronischen Zeiterfassung.
Was hinter dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts steckt
Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. ABR 22/21) verpflichtet Arbeitgebende zur systematischen Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitenden. Grundlage hierfür bilden das Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 und §3 Abs. 2 Nr.1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG).
Ab wann gilt die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung?
Laut dem Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) vom April 2023 soll zukünftig die elektronische Zeiterfassung verpflichtend werden. Dieses Gesetz ist zwar noch nicht in Kraft, findet allerdings Bestätigung im Koalitionsvertrag 2025 der CDU/CSU und SPD. Das geplante Inkrafttreten erfolgt am ersten Tag des Quartals, das auf die Verkündung des Gesetzes folgt. Für die Umsetzung der elektronischen Zeiterfassung sind Übergangsfristen vorgesehen:
- 1 Jahr für alle Unternehmen,
- 2 Jahre für Betriebe mit weniger als 250 Mitarbeitenden und
- 5 Jahre für Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitenden.
Während der Übergangsfristen ist die manuelle Zeiterfassung mittels Stundenzettel oder Excel-Tabelle übergangsweise zulässig, danach ist die elektronische Zeiterfassung verpflichtend.
Welche Unternehmen sind betroffen und in welchem Umfang?
Alle Unternehmen sind von der Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung betroffen. Die einzige Ausnahme stellen Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeitenden dar.
Welche Konsequenzen drohen bei Nicht-Einhaltung?
Bei Verstößen gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung drohen laut BMAS-Entwurf Bußgelder von bis zu 30.000€. Zusätzlich können Unternehmen in arbeitsrechtliche Konflikte geraten, da bei falscher Zeiterfassung die Beweislast im Streitfall zugunsten der Mitarbeitenden kippen kann.
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Welche Anforderungen muss ein digitales Zeiterfassungssystem erfüllen?
Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollten Unternehmen die gesetzlichen Mindestanforderungen zur Zeiterfassung kennen und entsprechend umsetzen.
Gesetzliche Mindestanforderungen laut Arbeitszeitgesetz
Schon jetzt verpflichtet das BAG-Urteil von 2022 Unternehmen zur systematischen Erfassung der gesamten Arbeitszeit. Diese Daten müssen mindestens zwei Jahre nachvollziehbar aufbewahrt werden. Bisher waren handschriftliche Aufzeichnungen zulässig; künftig soll laut BMAS-Entwurf die elektronische Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitenden verpflichtend werden.
Datenschutz und IT-Sicherheit bei der Zeiterfassung
Arbeitszeitdaten gelten als personenbezogene Daten und unterliegen somit den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Unbefugte Dritte dürfen demnach keinen Zugriff auf die Arbeitszeitdaten von Mitarbeitenden haben. Erfasste Arbeitszeitdaten dürfen nicht ohne Kennzeichnung gelöscht, geändert oder überschrieben werden. Daher müssen Unternehmen sicherstellen, dass Zugriffsrechte durch individuelle Nutzerkonten und Zugriffsbeschränkungen technisch klar geregelt sind. Auch bei der Speicherung und Archivierung sind Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung und revisionssichere Protokollierung erforderlich.
Transparenz und Manipulationssicherheit in der Praxis
In der Praxis lassen sich die bereits geltenden und zukünftigen Vorgaben einfach mit einem digitalen System zur Arbeitszeiterfassung umsetzen. Die digitale Zeiterfassung ermöglicht die rechtssichere und transparente Arbeitszeiterfassung per Smartphone, PC oder Terminal bei hoher Manipulationssicherheit. Die Dokumentationspflicht wird durch automatische Aufzeichnungen, revisionssichere Speicherung und einfache Auswertungsmöglichkeiten zuverlässig erfüllt.
Wie lässt sich die Umstellung auf elektronische Zeiterfassung effizient gestalten?
Für eine effiziente Umstellung auf die elektronische Zeiterfassung haben sich in der Praxis mehrere Best Practices bewährt. Darunter die Analyse und Dokumentation interner Prozesse, die Prüfung relevanter Schnittstellen zu bestehenden Systemen, die Klärung technischer Anforderungen sowie gezielte Schulungen und Weiterbildungen der Mitarbeitenden.
Interne Prozesse analysieren und dokumentieren
Der erste Schritt für eine erfolgreiche Umstellung auf die elektronische Zeiterfassung ist eine strukturierte Bestandsaufnahme interner Prozesse. Dabei sollte analysiert und dokumentiert werden, welche spezifischen Anforderungen an ein elektronisches Zeiterfassungssystem bestehen und welche Ziele damit verfolgt werden. Auch bestehende Arbeitszeitmodelle und verschiedene Einsatzorte, wie Büro, Außendienst oder Homeoffice spielen eine zentrale Rolle bei der Auswahl und Einführung eines geeigneten Systems.
Schnittstellen mit bestehenden Systemen prüfen (z. B. Lohnabrechnung, HR-Software)
Sind Prozesse und Anforderungen definiert, sollten die Schnittstellen zu bestehenden Systemen geprüft werden. Damit Automatisierungspotenziale voll ausgeschöpft werden können, muss das Zeiterfassungssystem nahtlos in die vorhandene IT-Landschaft integrierbar sein. Hierfür sind die passenden Schnittstellen unerlässlich.
Technische Anforderungen und Infrastruktur klären
Neben den fachlichen und organisatorischen Aspekten sollte auch die technische Umsetzbarkeit frühzeitig geprüft werden. Dazu gehört die Frage, welche Geräte und Zugangswege für die Zeiterfassung eingesetzt werden sollen – zum Beispiel stationäre Terminals, Stempeluhren, PCs oder mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets. Auch Anforderungen an Offline-Funktionalität, Datensicherheit und Hosting (z. B. Cloud oder On-Premise) sind zu definieren. Entscheidend ist, dass das gewählte System zur bestehenden IT-Infrastruktur passt, skalierbar bleibt und datenschutzkonform betrieben werden kann.
Mitarbeitende frühzeitig einbinden und schulen
Bei der Einführung einer elektronischen Arbeitszeiterfassung sind mögliche Widerstände seitens der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Frühzeitige Kommunikation kombiniert mit praxisnahen Schulungen und Weiterbildungen erhöht die Akzeptanz deutlich.
Welche Fehler bei der Umstellung sollten Sie unbedingt vermeiden?
Bei der Einführung elektronischer Zeiterfassungssysteme treten häufig typische Fehler auf: Von unklaren Zuständigkeiten bis hin zur Vernachlässigung rechtlicher Vorgaben oder mangelnder Einbindung der Mitarbeitenden.
Unklare Zuständigkeiten im Projekt
Unklare Zuständigkeiten bei der Umstellung auf elektronische Zeiterfassungssysteme gefährden das Projekt. Deshalb sind schon zu Beginn klare Zuständigkeiten zu definieren und transparent zu kommunizieren.
Zu spätes Einbeziehen der Belegschaft
Wenn die Belegschaft zu spät einbezogen wird, kann es zu Widerständen kommen, die die Einführung der elektronischen Zeiterfassung stark erschweren. Die ausgewählte Zeiterfassungssoftware wird abgelehnt, nicht genutzt oder sogar sabotiert. Umso wichtiger sind Schulungen und Weiterbildungen, die Mitarbeitenden Sicherheit im Umgang mit dem gewählten System vermitteln. Benutzerfreundliche und intuitive Zeiterfassungssysteme unterstützen die Akzeptanz der Mitarbeitenden erheblich.
Vernachlässigung der rechtlichen Dokumentationspflicht
Wird die gesetzlich vorgeschriebene Erfassung der Arbeitszeiten nicht ernst genommen oder nur unvollständig umgesetzt, drohen nicht nur Bußgelder, sondern auch rechtliche Risiken. Fehlt eine saubere Dokumentation, kann dies im Streitfall zu Lasten des Arbeitgebers ausgelegt werden. Unternehmen sollten deshalb frühzeitig sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt und die Aufzeichnungen revisionssicher und nachvollziehbar geführt werden.
Wahl eines ungeeigneten Tools ohne Skalierbarkeit
Bereits bei der Auswahl eines Zeiterfassungssystems sollte geprüft werden, inwieweit es skalierbar ist. Mit wachsenden Anforderungen im Unternehmen muss auch das System flexibel erweiterbar sein. Besonders geeignet sind modular aufgebaute Lösungen, bei denen sich Funktionen je nach Bedarf hinzufügen oder entfernen lassen.
Woran erkennt man ein leistungsfähiges Zeiterfassungssystem?
Ein leistungsfähiges Zeiterfassungssystem zeichnet sich durch wesentliche Faktoren aus. Dazu gehören intuitive Bedienung, mobile Nutzung sowie flexible Erfassungsmöglichkeiten, Auswertungen in Echtzeit und Integrationsmöglichkeiten mit HR- und ERP-Systemen.
Intuitive Bedienung für Führungskräfte und Mitarbeitende
Mitarbeitende und Führungskräfte sind eine entscheidende Kraft zur Umsetzung eines Wandels. Wird der Faktor Mensch gar nicht oder nur unzureichend berücksichtigt, so kommt es zu Widerständen. Ein Zeiterfassungssystem, das intuitiv genutzt werden kann, beugt diese möglichen Widerstände vor. In Kombination mit Schulungen und Weiterbildungen können Unternehmen gewährleisten, dass Mitarbeitende und Führungskräfte die Vorteile des Wandels erkennen und umsetzen.
Mobile Nutzung und flexible Erfassungsmöglichkeiten
Ein leistungsfähiges Zeiterfassungssystem muss die individuellen Gegebenheiten eines Unternehmens präzise abbilden können. Die Arbeitszeit muss – je nach individuellen Anforderungen – sowohl im Büro als auch im Homeoffice oder im Außendienst erfasst werden können. Dafür ist eine mobile Nutzung mit flexiblen Erfassungsmöglichkeiten per PC, Smartphone, Tablet oder Stempeluhr erforderlich.
Auswertungen in Echtzeit und revisionssichere Speicherung
Neben der flexiblen Erfassung sind auch die zuverlässige Speicherung und die Möglichkeit zur Echtzeitauswertung zentrale Anforderungen an moderne Zeiterfassungssysteme. Integrierte Analysetools ermöglichen die Auswertung der Arbeitszeitdaten, die Erkennung von Trends und so die Entwicklung von nachhaltigen HR-Strategien – und das datenbasiert ohne zusätzlichen Aufwand.
Integration mit HR- und ERP-Systemen
Auch die Integration mit HR- und ERP-Systemen bringt entscheidende Vorteile für Unternehmen: Manuelle Eingriffe entfallen, was Fehlerquellen minimiert. Auch Überstunden, Arbeits- sowie Pausenzeiten werden automatisch berechnet und zuverlässig an entsprechende Tools übertragen.
Was genau bei der Auswahl eines passenden Zeiterfassungssystems zu beachten ist, wird im Vergleich der 11 besten HR-Software-Anbieter ausführlich erläutert.
Warum lohnt sich die Umstellung auch unabhängig von der Pflicht?
Schon jetzt lohnt sich die Umstellung auf ein digitales Zeiterfassungssystem, da dieses eine Vielzahl von Vorteilen für Mitarbeitende, HR und das Unternehmen insgesamt bedeutet.
Mehr Transparenz und Fairness in der Arbeitszeiterfassung
Durch eine digitale und transparente Erfassung der Arbeitszeiten wird mehr Transparenz und Fairness im Arbeitsalltag geschaffen. Alle Arbeitszeiten sind zentral einsehbar und nachvollziehbar – für HR ebenso wie für die Mitarbeitenden selbst. Self-Service-Funktionen ermöglichen es, eigene Zeiten oder Abrechnungen unkompliziert abzurufen.
Effizienzsteigerung durch automatisierte Prozesse
Ein weiterer wesentlicher Vorteil der elektronischen Arbeitszeiterfassung ist die nahtlose Integration in bestehende HR- und Unternehmenssysteme. Die erhobenen Arbeitszeitdaten werden nahtlos an beispielsweise das Lohnabrechnungstool übertragen. Dadurch wird nicht nur das Manipulationsrisiko erheblich gesenkt und die doppelte Datenpflege vermieden, sondern auch die Effizienz gesteigert. Der Aufwand für HR wird wesentlich gesenkt, sodass Fachkräften Zeit für weitere wichtige HR-Aufgaben bleibt. Lösungen wie die Zeiterfassungssoftware von Kelio bieten hierfür flexible Schnittstellen, die die Integration in bestehende Tools ermöglichen.
Besseres Compliance-Management und rechtliche Sicherheit
Weiterhin unterstützt ein digitales Zeiterfassungssystem die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Arbeitszeiten, Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten werden automatisch und in Echtzeit berechnet, sodass bei Verstößen umgehend eine Benachrichtigung ausgelöst wird. So lassen sich Verstöße frühzeitig erkennen und vermeiden. Personenbezogene Daten werden entsprechend der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) behandelt und nach Ablauf der zweijährigen Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.
Grundlage für modernes Workforce Management
Die elektronische Zeiterfassung bildet zusätzlich die Basis für ein modernes Workforce Management. Erst durch präzise, digital erfasste Arbeitszeiten werden automatisierte Dienstplanung, datenbasierte Analysen sowie rechtskonforme Prozesse zuverlässig und ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand möglich.
5 Praxistipps für einen erfolgreichen Start mit der elektronischen Zeiterfassung
Damit die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung gelingt, sollten Unternehmen strukturiert vorgehen. Die folgenden fünf Maßnahmen haben sich in der Praxis als besonders wirkungsvoll erwiesen.
Klare Zielsetzung und Projektplanung
Für einen erfolgreichen Start mit der elektronischen Zeiterfassung ist eine SMARTe Zielsetzung in Kombination mit einer strukturierten Projektplanung unerlässlich. SMART steht für spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert. Die Formulierung solcher Ziele hilft dabei, den Projektverlauf gezielt zu steuern und Fortschritte systematisch zu überprüfen. Ergänzend dazu bietet ein Projektplan klare zeitliche Meilensteine und definiert Verantwortlichkeiten für eine transparente und zielgerichtete Umsetzung.
Pilotphase mit ausgewählten Abteilungen
Eine weitere Maßnahme für den erfolgreichen Start mit der elektronischen Zeiterfassung sind Pilotphasen mit ausgewählten Abteilungen. In einer Pilotphase wird das Projekt von Anfang bis Ende durchgeführt, um wesentliche Erkenntnisse für das gesamte Unternehmen zu gewinnen. Das Feedback von Mitarbeitenden und Führungskräften bildet die Grundlage, die Umsetzung des Projektes zu optimieren.
Unterstützung durch einen externen Experten
Im eigenen Unternehmen ist Betriebsblindheit ein häufiges Phänomen. Ein externer Experte kann dabei helfen, potenzielle Schwachstellen zu erkennen und sicherzustellen, dass bei der Einführung der elektronischen Zeiterfassung keine wichtigen Aspekte übersehen werden.
Interne Kommunikation als Erfolgsfaktor
Auch klare, schriftlich fixierte Richtlinien zur Nutzung des Zeiterfassungssystems sind für einen reibungslosen Projektstart unerlässlich. Sie sollten verständlich formuliert, für alle Mitarbeitenden leicht zugänglich und einheitlich umgesetzt werden. Eine transparente Kommunikation dieser Vorgaben schafft Vertrauen, erhöht die Akzeptanz und erleichtert die Einführung. Regelmäßige Aktualisierungen sichern zudem langfristig die Wirksamkeit und Relevanz der Regelungen.
Kontinuierliche Evaluation und Optimierung
Ob die Einführung der elektronischen Zeiterfassung erfolgreich war, zeigt sich erst durch eine kontinuierliche Evaluation. Dafür sollten bereits im Vorfeld klare Erfolgskennzahlen oder Qualitätskriterien definiert werden. Nur so lassen sich Fortschritte systematisch überprüfen und gezielt Optimierungen vornehmen.
