Urlaubsanträge per E-Mail, Adressänderungen per Formular: Alles zeitintensive Abläufe, die für das HR einen erheblichen Zeitaufwand bedeuten. Mit digitalen Self-Service-Portalen können Mitarbeitende bestimmte HR-Aufgaben bequem und digital selbst erledigen. Das spart Zeit sowie Kosten und erhöht gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Erfahren Sie in diesem Artikel, wie der Mitarbeitenden-Self-Service funktioniert, welche HR-Bereiche besonders profitieren und was es bei der Auswahl einer individuell passenden Softwarelösung zu beachten gibt.
Mitarbeitenden-Self-Service: Was bedeutet das genau?
Der Mitarbeitenden-Self-Service steht für mehr Eigenverantwortung im Arbeitsalltag: Statt jeden Schritt über das HR-Team zu steuern, können Mitarbeitende viele Prozesse digital selbst anstoßen. Das schafft schlankere Abläufe, spart Zeit und entlastet die Personalabteilung erheblich.
Definition und Abgrenzung zu klassischen HR-Prozessen
Über ein digitales Portal für Mitarbeitende können Mitarbeitende bestimmte HR-Aufgaben selbst übernehmen. Dazu zählen beispielsweise die Verwaltung der eigenen Kontaktdaten oder der Zugriff auf die Gehaltsabrechnung.
Welche Aufgaben können Mitarbeitende selbst übernehmen?
Mitarbeitende übernehmen heute zunehmend selbstständig administrative Aufgaben. Darunter:
- Verwaltung persönlicher Daten (z.B. Kontaktdaten oder Familienstand)
- Erstellung und Verwaltung von Urlaubsanträgen oder anderen Abwesenheiten
- Eigenständige Erfassung der Arbeitszeiten
- Einreichung von Krankmeldungen und Attesten
- Buchung und Stornierung von Schulungen
- Einsicht der digitalen Gehaltsabrechnungen
- Suche von Ansprechpartnern im Unternehmen
Die Personalabteilung profitiert vom Mitarbeitenden-Self-Service durch einen geringeren administrativen Aufwand bei der Personalverwaltung.
Typische Funktionen eines digitalen Self-Service-Portals
Ein digitales Self-Service-Portal ist darauf ausgelegt, HR-Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Erst durch die typischen Funktionen solcher Portale wird es Mitarbeitenden möglich, HR-Aufgaben eigenständig zu erledigen. Zu den typischen Funktionen eines Self-Service-Portals zählen:
- Portal für Mitarbeitende, um die Personalverwaltung zu dezentralisieren
- Digitale Personalakte, um Stammdaten eigenständig zu aktualisieren
- Abwesenheitsverwaltung mit automatisierten Genehmigungsprozessen, um Urlaubs- und Krankheitsanträge zu erstellen sowie zu verwalten
- Arbeitszeiterfassung, um Arbeitsstunden, Pausen und Überstunden präzise zu erfassen
- Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung, um Gehaltsunterlagen eigenständig abzurufen
- Automatische Benachrichtigung, um bei wichtigen Ereignissen erinnert zu werden
Warum ist ein Mitarbeitenden-Self-Service ein strategischer Vorteil für HR-Abteilungen?
Durch den Mitarbeitenden-Self-Service werden administrative HR-Aufgaben deutlich reduziert, Prozesse beschleunigt und Fehlerquellen minimiert. So kann der Mitarbeitenden-Self-Service zu einem enormen Optimierungspotential für HR-Verantwortliche werden.
Entlastung administrativer Aufgaben: Weniger manuelle Dateneingaben
Die HR-Abteilung profitiert beim Employee-Self-Service von einer erheblichen Entlastung bei administrativen Aufgaben. Dadurch, dass Mitarbeitende zum Beispiel ihre Informationen selbst pflegen, entfallen viele manuelle Eingaben durch das HR-Team.
Mit speziellen Softwarelösungen (z.B. Workforce Management-Software) ist sogar die Automatisierung von Prozessen, wie zum Beispiel Genehmigungsprozessen, möglich. So bleiben mehr Ressourcen für strategische HR-Themen.
Schnellere Prozesse und mehr Autonomie für Mitarbeitende
Für Mitarbeitende bedeutet der Employee-Self-Service wesentlich mehr Autonomie. Das ermöglicht ihnen, Anliegen eigenständig und zeitsparend zu bearbeiten, ohne auf HR-Rückmeldungen warten zu müssen. So werden Prozesse beschleunigt, während die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht wird.
Reduzierung von Fehlerquellen und redundanter Kommunikation
Neben einer höheren Autonomie und schnelleren Abläufen bringt der Mitarbeitenden-Self-Service noch einen weiteren entscheidenden Vorteil mit sich: Die Reduzierung von Fehlerquellen und redundanter Kommunikation. Die direkte Bearbeitung durch die Mitarbeitenden reduziert Tippfehler, Übertragungsfehler und Missverständnisse. Insgesamt erhöhen Mitarbeitenden-Self-Services die Datenqualität und verringern das Fehlerpotential bei Anträgen und Genehmigungen.
Welche HR-Bereiche profitieren besonders vom Self-Service?
Insbesondere das Abwesenheits- und Urlaubsmanagement, die Zeiterfassung und Schichtplanung, die Verwaltung persönlicher Daten sowie die Spesenabrechnung und das Reisekostenmanagement profitieren besonders vom Mitarbeitenden-Self-Service.
Abwesenheits- und Urlaubsmanagement
Die digitale Beantragung und Verwaltung von Abwesenheiten lässt sich über den Employee-Self-Service einfach abwickeln. Automatisierte Freigabeprozesse beschleunigen die Genehmigung, während Benachrichtigungsfunktionen die Transparenz erhöhen.
Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Übersicht über Resturlaub und andere Abwesenheiten. Auch eine Integration in den Unternehmenskalender zur besseren Planbarkeit ist problemlos möglich.
Zeiterfassung und Schichtplanung
Neben dem Abwesenheitsmanagement verbessert der Self-Service auch die Zeiterfassung und Schichtplanung erheblich. Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten selbst, die automatisch an HR und Vorgesetzte übermittelt werden.
Überstunden und Zeitkonten sind in Echtzeit einsehbar, was die Schichtplanung für HR-Verantwortliche optimiert.
Bei Planabweichungen, Änderungen oder Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben können automatische Benachrichtigungen ausgelöst werden.
Verwaltung von persönlichen Daten und Dokumenten
Ein weiterer zentraler Aspekt des Mitarbeitenden-Self-Service ist die eigenständige Verwaltung individueller Stammdaten und Dokumente. Mitarbeitende können ihre Angaben selbst aktualisieren, auf ihre digitale Personalakte und Gehaltsabrechnungen zugreifen sowie Krankmeldungen und Atteste verwalten. Das stärkt die Autonomie der Mitarbeitenden und entlastet gleichzeitig die HR-Abteilung.
Digitale Spesenabrechnung und Reisekostenmanagement
Auch im Bereich Spesen- und Reisekostenabrechnung bietet der Self-Service erhebliche Vorteile. Mitarbeitende erfassen Ausgaben eigenständig über digitale Formulare. Automatisierte Freigaben und Übermittlungen minimieren den Aufwand für die HR-Abteilung. Das macht die Verwaltung transparenter und beschleunigt die Rückerstattung.
So gelingt die erfolgreiche Einführung eines Self-Service-Systems
Die richtige Einführung eines Self-Service-Systems bietet die Grundlage für reibungslose Prozessabläufe, hohe Akzeptanz bei Mitarbeitenden und eine zuverlässige sowie sichere Datenverarbeitung.
Auswahl der richtigen Software: Worauf sollten HR-Verantwortliche achten?
Die Auswahl beginnt mit einer klaren Definition der unternehmensspezifischen Anforderungen. Anschließend kann eine erste Vorauswahl maßgeschneiderter Lösungen getroffen werden. Im nächsten Schritt erfolgt eine detaillierte Analyse auf Basis folgender Kriterien:
- Preis-Leistungsverhältnis
- Anzahl der Mitarbeitenden, die die Software bewältigen kann
- Funktionsvielfalt
- Gegebene Schnittstellen
- Anpassungsfähigkeit bzw. Flexibilität
- Benutzerfreundlichkeit
- Kundenservice
- Weiterbildungs- und Schulungsmöglichkeiten
Auf Basis der umfassenden Analyse stellen HR-Verantwortliche die Auswahl einer anforderungsgerechten – vielmehr maßgeschneiderten - Softwarelösung sicher.
Schulung und Akzeptanz: Wie überzeugt man Mitarbeitende?
Bei der Einführung neuer Systeme wie dem Mitarbeitenden-Self-Service sollten mögliche Widerstände ernst genommen werden. Frühzeitige Kommunikation kombiniert mit praxisnahen Schulungen erhöht die Akzeptanz deutlich. Schulungen geben Sicherheit im Umgang mit der Software und erleichtern die Umstellung.
Hier ist es sinnvoll, direkt einen Softwareanbieter zu wählen, der Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten bereitstellt. Auch ein spezialisiertes Projektteam, das die System-Einführung begleitet, trägt erheblich zum Erfolg bei.
Datenschutz und Sicherheit: Wichtige Compliance-Anforderungen
Beim Einsatz eines Self-Service-Portals sind Datenschutz und Datensicherheit zentrale Voraussetzungen. Die Einhaltung der DSGVO ist Pflicht – insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Wichtige Maßnahmen sind eine sichere Datenspeicherung, Zugriffsbeschränkungen, definierte Rollenrechte und eine lückenlose Protokollierung aller Datenänderungen. So werden Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet.
Integration in bestehende HR-Systeme und Prozesse
Eine reibungslose Integration in bestehende HR-Systeme ist entscheidend für den Erfolg des Mitarbeitenden-Self-Service. Moderne Lösungen wie Kelio bieten flexible Schnittstellen, wodurch Doppelarbeit entfällt und HR-Prozesse effizienter und fehlerfrei gestaltet werden können.
Erfolgsbeispiele: Wie Unternehmen vom Mitarbeitenden-Self-Service profitieren
Doch wie wirkt sich der Employee-Self-Service konkret auf den Arbeitsalltag aus?
Praxisbeispiel 1: Effizientere Urlaubsverwaltung durch digitale Prozess
Ein Mitarbeitender möchte kurzfristig Urlaub beantragen. Anstatt den Antrag aufwändig per Mail oder Papier zu stellen und tagelang auf eine Rückmeldung zu warten, erfolgt die Beantragung über ein Portal für Mitarbeitende digital. Die Führungskraft erhält automatisch eine Benachrichtigung und genehmigt den Antrag umgehend.
Praxisbeispiel 2: Reduzierter Verwaltungsaufwand durch automatisierte Zeiterfassung
Die wöchentliche manuelle Auswertung und Kontrolle der Arbeitszeiten erfordern einen hohen Zeitaufwand von HR oder Führungskräften. Dank automatisierter Zeiterfassung prüfen digitale Systeme selbständig alle gesetzlichen Vorgaben zu Überstunden oder Pausen. So reduziert sich der Zeit- und Kostenaufwand erheblich.
Praxisbeispiel 3: Höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch Self-Service-Tools
Benötigen Mitarbeitende kurzfristig Dokumente wie Gehaltsabrechnungen oder Bescheinigungen, können sie diese direkt im Self-Service-Portal abrufen. Die Wartezeit entfällt, was für mehr Flexibilität und höhere Zufriedenheit sorgt.
Wie unterstützt das Kelio-Portal für Mitarbeitende die digitale HR-Verwaltung?
Mit Kelio entlasten Sie Ihre Personalabteilung durch ein individuell konfigurierbares Self-Service-Portal – angepasst an Rollen und Rechte. Mitarbeitende erfassen Arbeitszeiten, stellen Abwesenheitsanträge oder verwalten persönliche Daten direkt online – über PC, Tablet oder Smartphone.
