Die Wahl der richtigen Zeiterfassungssoftware ist entscheidend für eine präzise, digitale und rechtssichere Arbeitszeiterfassung in Unternehmen.
Wie bei vielen Softwarelösungen variieren die Anforderungen je nach Unternehmensgröße, Branche und individuellen Prozessen. Daher ist es wichtig, die Funktionen der verschiedenen Zeiterfassungslösungen genau zu vergleichen und die passende Software auszuwählen.
Erfahren Sie, welche Kriterien bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware 2025 besonders relevant sind und wie Sie die optimale Lösung finden, die Ihnen dabei hilft, Arbeitszeiten zuverlässig zu erfassen und Ihre Personalprozesse zu optimieren.
Was ist eine Zeiterfassungssoftware?
Eine Zeiterfassungssoftware ist häufig ein Kernbestandteil einer HRIS-Software und dient der digitalen Erfassung sowie Verwaltung von Arbeitszeiten. Die Arbeitszeiterfassung ist je nach Software per Smartphone, Terminal oder PC möglich. Zusätzlich unterstützen viele Systeme das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement sowie die Planung von Schichten und Einsatzzeiten. Mit integrierten Analyse- und Reportingfunktionen ermöglichen sie eine transparente und effiziente Personalzeitwirtschaft.
Unsere Auswahl der besten Zeiterfassungssoftware
- Kelio
- Personio
- Atoss
- Aida Orga
- AZS System AG
- ISGUS
- HR works
- TimeTac
- Clockin
- SAP SuccessFactors Time Tracking
- Lucca
Die 11 besten Zeiterfassungslösungen im Vergleich
1. Kelio – Die All-in-One-Lösung, die sich Ihrem Unternehmen anpasst
| Kriterium | Kelio |
|---|---|
| Funktionen | Kelio bietet eine umfassende Zeiterfassungslösung mit flexibler Arbeitszeiterfassung, automatisierter Personalplanung, mobiler Erfassung sowie umfangreichen Analyse- und Reportingfunktionen für eine effiziente und transparente Zeitwirtschaft. |
| Vorteile | + Flexible Erfassungsmöglichkeiten + Modularer Aufbau für kleine bis große Unternehmen + Automatisierungsmöglichkeiten und Self-Service-Funktionen + Detaillierte Analysefunktionen |
| Nachteile | - Einarbeitung erforderlich - Individuelle Konfiguration nimmt Zeit in Anspruch |
2. Personio:
| Kriterium | Personio |
|---|---|
| Funktionen | Personio integriert grundlegende Arbeitszeiterfassung in sein HR-System, ermöglicht das Verwalten von Arbeitszeiten und Überstunden und bietet einfache Abwesenheitsverwaltung sowie Basis-Reporting für eine übersichtliche Zeitkontrolle. |
| Vorteile | + Integrierte HR- und Zeiterfassungslösung + Automatisierungsmöglichkeiten + Self-Service-Funktionen |
| Nachteile | - Eingeschränkte Tiefe in der Zeiterfassung - Nicht spezialisiert auf Zeitwirtschaft - Weniger flexible Anpassungsmöglichkeiten |
3. Atoss:
| Kriterium | Atoss |
|---|---|
| Funktionen | Atoss stellt eine leistungsfähige Zeiterfassung bereit, die neben klassischen Zeit- und Leistungserfassungsfunktionen auch detaillierte Schichtplanung und Auswertungstools umfasst und sich an komplexe Betriebsanforderungen anpasst. |
| Vorteile | + Leistungsstarke Schichtplanung + Anpassbare Workflows + Detaillierte Auswertungen |
| Nachteile | - Komplexe Bedienung bei großen Systemen - Höhere Investitionskosten - Anpassungen oft zeitaufwendig |
4. Aida Orga:
| Kriterium | Aida Orga |
|---|---|
| Funktionen | Aida Orga bietet Zeiterfassung über mobile Apps und stationäre Terminals mit NFC- und RFID-Technologie, ergänzt durch Dienstplanerstellung, Echtzeit-Übersichten und Anbindung an Lohnabrechnungssysteme. |
| Vorteile | + Mobile und stationäre Zeiterfassung + Echtzeit-Übersichten + Nahtlose Integration in Lohnabrechnungssysteme |
| Nachteile | - Begrenzte Reportingfunktionen - Bedienoberfläche weniger modern - Weniger skalierbar |
5. AZS System AG:
| Kriterium | AZS System AG |
|---|---|
| Funktionen | AZS System AG fokussiert sich auf zuverlässige Zeiterfassung mit modularen Lösungen, die einfache Zeiterfassung, flexible Auswertung und Integration in Personalmanagementsysteme ermöglichen. |
| Vorteile | + Modulare und flexible Lösungen + Einfache Bedienung + Flexible Auswertungen |
| Nachteile | - Weniger umfangreiche Funktionen - Eingeschränkte Integration - Fokus auf Mittelstand, weniger skalierbar |
6. ISGUS:
| Kriterium | ISGUS |
|---|---|
| Funktionen | ISGUS bietet moderne Zeiterfassungslösungen mit webbasierten Terminalsystemen, mobiler App und vielfältigen Schnittstellen, um Zeiten präzise zu erfassen und in die Lohnabrechnung zu überführen. |
| Vorteile | + Webbasierte Zeiterfassung + Mobile Apps + Vielfältige Schnittstellen |
| Nachteile | - Komplexe Bedienung für Einsteiger - Teils hoher Schulungsaufwand - Zusatzmodule erhöhen Kosten |
7. HR works:
| Kriterium | HR works |
|---|---|
| Funktionen | HR works stellt eine benutzerfreundliche Zeiterfassung bereit, die neben Arbeitszeiterfassung auch Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement unterstützt, mit Fokus auf kleine und mittelständische Unternehmen. |
| Vorteile | + Einfache und benutzerfreundliche Bedienung + Unterstützung von Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement + Fokus auf KMU |
| Nachteile | - Eingeschränkte Funktionen für große Unternehmen - Weniger Automatisierung - Fokus auf KMU begrenzt Einsatz |
8. TimeTac:
| Kriterium | TimeTac |
|---|---|
| Funktionen | TimeTac ermöglicht flexible Arbeitszeiterfassung via Web und App, unterstützt Projekt- und Pausenerfassung und liefert übersichtliche Berichte zur Arbeitszeit. |
| Vorteile | + Cloudbasierte Zeiterfassung + Projekt- und Pausenerfassung + Übersichtlich gestaltete Berichte |
| Nachteile | - Begrenzte Funktionen im Vergleich zu Großsystemen - Weniger Individualisierung - Support nicht immer schnell |
9. Clockin:
| Kriterium | Clockin |
|---|---|
| Funktionen | Clockin bietet eine mobile und einfach zu bedienende Zeiterfassung mit Fokus auf Außendienst- und Projektzeiten sowie GPS-Tracking zur Nachverfolgung von Arbeitsorten. |
| Vorteile | + Mobile Zeiterfassung mit GPS + Fokus auf Außendienst und Projekte + Einfache Bedienung |
| Nachteile | - Fokus auf mobile Nutzung kann Desktop-Nutzer einschränken - Begrenzte Funktionen für komplexe Zeitmodelle - Weniger Integrationsmöglichkeiten |
10. SAP SuccessFactors Time Tracking:
| Kriterium | SAP SuccessFactors Time Tracking |
|---|---|
| Funktionen | SAP SuccessFactors bietet eine integrierte Zeiterfassung innerhalb seiner HR-Cloudlösung, die standardisierte Arbeitszeiterfassung mit umfangreichen Compliance- und Reportingfunktionen kombiniert. |
| Vorteile | + Integrierte Cloudlösung + Compliance und Standardprozesse + Reportingfunktionen |
| Nachteile | - Hohe Komplexität und Kosten - Weniger flexibel als spezialisierte Lösungen - Einarbeitung und Anpassung aufwendig |
11. Lucca:
| Kriterium | Lucca |
|---|---|
| Funktionen | Lucca bietet eine schlanke Zeiterfassungslösung mit Fokus auf einfache Erfassung, Urlaubsverwaltung und übersichtliche Zeitkontrolle für kleinere Unternehmen. |
| Vorteile | + Schlanke und einfache Zeiterfassung + Fokus auf kleine Unternehmen + Übersichtliche Zeitverwaltung |
| Nachteile | - Sehr einfache Funktionen, nicht für komplexe Anforderungen - Weniger skalierbar - Eingeschränkte Reportingtools |
Zeiterfassung
Vereinfachen Sie alle Prozesse der Zeiterfassung mit Kelio – vom Stempeln bis hin zur Planung. Automatisieren Sie die Zeiterfassung und sorgen Sie für eine reibungslose Lohnabrechnung!
Die beste Zeiterfassungssoftware für Kleinbetriebe mit bis zu 50 Mitarbeitenden
Kleine Unternehmen benötigen kosteneffiziente, anpassbare Zeiterfassungssoftware mit einfacher Bedienung und gutem Support. Anhand einer umfassenden Analyse, die Benutzerfreundlichkeit, Skalierungsmöglichkeiten, Automatisierungspotenzial, Integrationsfähigkeit und Supportqualität bewertet, ergeben sich folgende Top-Lösungen:
- Kelio
- Personio
- HR works
- TimeTac
- Clockin
- Lucca
- AZS System AG
Die beste Zeiterfassungssoftware für HR-Abteilungen mit hohem Verwaltungsbedarf
Für HR-Abteilungen mit hohem Verwaltungsbedarf sind umfassende, skalierbare Zeiterfassungssoftwares mit hohem Automatisierungsgrad, nahtloser Integration in bestehende Systeme, ausgezeichneter Datensicherheit und zuverlässigem Support entscheidend. Anhand einer gründlichen Analyse dieser Merkmale ergeben sich folgende Top-Lösungen:
- Kelio
- Atoss
- Personio
- ISGUS
- SAP SuccessFactors Time Tracking
- Aida Orga
Die beste Zeiterfassungssoftware für mobile Teams und im Außendienst
Mobile Teams und Außendienst benötigen flexible, benutzerfreundliche Zeiterfassungssoftwares mit zuverlässiger Offline-Funktion, GPS-Tracking und schneller Synchronisation. Wichtig sind zudem Integration, Sicherheit und Support. Eine umfassende Analyse dieser Kriterien führte zu folgenden Top-Lösungen:
- Kelio
- Clockin
- TimeTac
- Aida Orga
- ISGUS
Vergleichstabelle der besten Zeiterfassungssoftware
| Anbieter | Zielgruppe | Funktionen | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|---|---|
| Kelio | Kleine bis große Unternehmen | Arbeitszeiterfassung, Schichtplanung, Urlaubsverwaltung, Zutrittskontrolle, Reporting | Modular, flexibel, Echtzeitdaten, Automatisierung, gute Integration | Einarbeitung erforderlich, individuelle Konfiguration kostet Zeit |
| Personio | Kleine bis mittelständische Unternehmen | Arbeitszeiterfassung, HR-Management, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Reporting | Integrierte HR & Zeitlösung, Self-Service, Automatisierung | Eingeschränkte Tiefe bei Zeiterfassung, weniger flexibel |
| Atoss | Mittelständische bis große Unternehmen | Arbeitszeit- und Leistungserfassung, Schichtplanung, Auswertung | Leistungsstarke Schichtplanung, anpassbare Workflows, detaillierte Analysen | Komplexe Bedienung, höhere Kosten |
| AidaOrga | Mittelständische bis große Unternehmen | Mobile & stationäre Zeiterfassung, Dienstplanung, Echtzeitübersichten, Lohnabrechnung | Mobile und stationäre Erfassung, Echtzeitübersicht, Integration in Lohnabrechnung | Weniger skalierbar, begrenzte Reportingfunktionen |
Welche Vorteile bietet eine Zeiterfassungssoftware?
HR-Verantwortliche profitieren von den vielfältigen Vorteilen einer Zeiterfassungssoftware. Arbeitszeiten werden automatisiert und präzise erfasst, so wird auch die Rechtssicherheit hinsichtlich arbeitsrechtlicher Vorgaben sichergestellt. Egal ob im Büro, im Außendienst oder im Homeoffice Mitarbeitende haben flexible Erfassungsmöglichkeiten per Smartphone, Terminal oder PC.
Weiterhin können Mitarbeitende mit Self-Service Funktionen einfach Tätigkeiten, wie das Einsehen der Gehaltsabrechnung und das Erstellen von Urlaubs- oder Abwesenheitsanträgen flexibel selbst übernehmen. Dadurch sinkt der administrative Aufwand für HR-Verantwortliche erheblich – insbesondere bei der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung. Auf dieser Grundlage wird unter anderem die Planung von Schicht- und Einsatzzeiten optimiert.
Welche Funktionen sollte eine gute Zeiterfassungssoftware bieten?
Im Jahr 2025 erwartet man von einer Zeiterfassungssoftware nicht nur präzise Zeiterfassung, sondern auch smarte Funktionen, die Flexibilität, Automatisierung und nahtlose Integration in moderne Arbeitsabläufe gewährleisten. Folgende Funktionen sollte eine moderne Zeiterfassungssoftware bieten:
- Flexible Erfassungsmöglichkeiten per Stempeluhr, PC oder Smartphone
- Automatisierte Workflows und Genehmigungen
- Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
- Dienst- und Schichtplanung
- Reporting- und Analysetools für datenbasierte Entscheidungen
- Umfassende Schnittstellen für Integration in Lohnabrechnung und HR-Systeme
- Echtzeit-Übersicht über alle erfassten Arbeitszeitdaten
- Automatisierte Benachrichtigungen bei Überschreitungen von Arbeitszeitgrenzen oder anderen Verstößen
Worauf sollten Sie bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware achten?
Die Arbeitszeiterfassung ist die Grundlage von Lohn- sowie Gehaltsabrechnung und Personaleinsatzplanung. Umso wichtiger ist eine zuverlässige Zeiterfassungssoftware, die die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellt. Folgende Faktoren sind bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware wesentlich:
- Funktionen zur Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Personaleinsatzplanung
- Einfache Integration in bestehende Systeme
- Hohe Benutzerfreundlichkeit
Welche Vorteile bietet eine cloudbasierte Zeiterfassungssoftware?
Im Gegensatz zu On-Premise-Lösungen bieten cloudbasierte Systeme einen flexiblen, ortsunabhängigen Zugriff auf HR-Daten – ideal für die flexible Arbeitszeiterfassung im Homeoffice, im Außendienst oder für kleinere Unternehmen ohne eigene Serverstruktur. Weitere Vorteile von cloudbasierten Lösungen sind:
- Hohe Flexibilität und Skalierbarkeit
- Schnellere und einfachere Implementierung
- Änderungen in Echtzeit einsehbar
Wie sicher sind die Daten in einer Zeiterfassungssoftware?
Verschlüsselung, Zugriffsrechte und regelmäßige Updates gewährleisten die Datensicherheit von Zeiterfassungslösungen jederzeit. Cloud-Lösungen von Kelio bieten darüber hinaus ISO-zertifizierte Rechenzentren, mehrstufige Authentifizierung und rollenbasierte Zugriffskontrollen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff und zur Einhaltung strenger Datenschutzvorgaben.
Wie kann Zeiterfassungssoftware bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften helfen?
Eine moderne Zeiterfassungssoftware unterstützt Unternehmen dabei, arbeitsrechtliche Vorgaben rechtssicher umzusetzen. Sie dokumentiert Arbeitszeiten präzise, überwacht Pausenregelungen und Höchstarbeitszeiten automatisch, sendet Benachrichtigungen bei Verstößen und erstellt verlässliche Nachweise für Prüfungen durch Behörden. So minimiert sie Compliance-Risiken und erleichtert die gesetzeskonforme Personalverwaltung.
Welche Zeiterfassungssoftware eignet sich am besten für Remote-Teams?
Für Remote-Teams kommt es besonders auf flexible, standortunabhängige und mobile Lösungen an. Empfehlenswert sind cloudbasierte Zeiterfassungslösungen, die per App, Browser oder Terminal den Zugriff auf Arbeitszeiten ermöglichen. Funktionen wie GPS-Tracking, Offline-Erfassung und die einfache Synchronisation sorgen dafür, dass auch Mitarbeitende im Homeoffice oder im Außendienst ihre Zeiten jederzeit korrekt dokumentieren können.
Wie lange dauert die Implementierung einer Zeiterfassungssoftware?
Die Implementierung einer Zeiterfassungssoftware dauert, je nach Unternehmensgröße und Funktionsumfang, meist zwischen wenigen Wochen und mehreren Monaten. Kleinere Betriebe sind oft schneller startklar, während umfangreiche Systeme in großen Unternehmen mehr Zeit für die individuelle Konfiguration und Schulung benötigen.
