Variable Arbeitszeitmodelle ermöglichen es Unternehmen, Arbeitszeiten flexibel an den tatsächlichen Personalbedarf anzupassen. Das sorgt für maximale betriebliche Effizienz – kann aber auch Herausforderungen mit sich bringen, insbesondere, was die Planbarkeit und den organisatorischen Aufwand für HR-Verantwortliche betrifft.
Erfahren Sie in diesem Artikel, was genau variable Arbeitszeit bedeutet, wie sie sich von flexiblen Arbeitszeitmodellen unterscheidet und welche Modelle Unternehmen entsprechend ihrer individuellen Anforderungen nutzen können. Zudem werden die rechtlichen Rahmenbedingungen erläutert und praktisch bewährte Best-Practices zur erfolgreichen Umsetzung vorgestellt, die sich an wissenschaftlichen Erkenntnissen orientieren.
Was bedeutet variable Arbeitszeit genau?
Arbeitszeitmodelle haben sich über die Jahre weiterentwickelt, um sowohl betrieblichen Anforderungen als auch individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden. Während klassische Arbeitszeitmodelle klare Strukturen vorgeben, bieten variable und flexible Arbeitszeiten unterschiedliche Anpassungsmöglichkeiten an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens.
Definition und Abgrenzung zu klassischen Arbeitszeitmodellen
Klassische Arbeitszeitmodelle grenzen sich klar von variablen Arbeitszeitmodellen ab. Anders als bei variablen Arbeitszeitmodellen sind bei klassischen Arbeitszeitmodellen Arbeitsbeginn, -ende und -dauer klar geregelt.
Auch flexible Arbeitszeiten sind klar von der variablen Arbeitszeit abzugrenzen.
Unterschied zwischen flexiblen und variablen Arbeitszeiten
Bei der flexiblen Arbeitszeit bestimmen Beschäftigte Beginn, Ende und Dauer ihrer Arbeitszeit innerhalb eines vorgegebenen Rahmens selbst. Hieraus ergibt sich der wesentliche Unterschied zwischen der flexiblen und der variablen Arbeitszeit. Beispiele für flexible Arbeitszeitmodelle sind unter anderem die Gleitzeit oder die Vertrauensarbeitszeit.
Bei der variablen Arbeitszeit richten sich Arbeitsbeginn, -ende und -dauer nach dem betrieblichen Bedarf und werden oft kurzfristig festgelegt. Variable Arbeitszeiten bedeuten also maximale Freiheit für den Arbeitgebenden, während flexible Arbeitszeiten maximale Freiheit für den Arbeitnehmenden bedeuten. Beispiele für variable Arbeitszeitmodelle sind unter anderem die Jahresarbeitszeit oder die Teilzeit mit variabler Verfügbarkeit.
Warum setzen Unternehmen auf variable Arbeitszeiten?
Variable Arbeitszeiten ermöglichen Unternehmen eine bedarfsgerechte Steuerung der Arbeitszeiten – insbesondere zur Anpassung an saisonale oder projektbasierte Schwankungen. Dadurch wird die betriebliche Flexibilität erheblich gesteigert.
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Welche Modelle der variablen Arbeitszeit gibt es?
Variable Arbeitszeit ist nicht gleich variable Arbeitszeit – je nach Unternehmensanforderungen gibt es verschiedene Modelle mit unterschiedlichen Schwerpunkten.
Jahresarbeitszeit – Verteilung der Stunden über das Jahr
Das Jahresarbeitszeitmodell bietet Unternehmen langfristige Flexibilität. Entscheidend ist die Arbeitszeit, die Mitarbeitende über das gesamte Jahr erbringen. So können Unternehmen ihre Mitarbeitenden bei schwankender Auftragslage bedarfsgerecht einsetzen.
Schichtarbeit mit variabler Planung
Ein weiteres variables Arbeitszeitmodell ist die Schichtarbeit mit variabler Planung. Dabei handelt es sich um eine Kombination aus Schichtarbeit und variabler Arbeitszeitgestaltung. Es gibt keine festen Anfangs- und Endzeiten der Schichten und die Schichtfolgen sind unregelmäßig sowie abhängig vom Personalbedarf. Dies ist häufig mit einer kurzfristigen Einsatzplanung und geringer Vorlaufzeit verbunden.
Teilzeit mit variabler Verfügbarkeit
Auch Teilzeit mit variabler Verfügbarkeit ist ein Beispiel für variable Arbeitszeiten. Hierbei wird die Arbeitszeit variabel und je nach Bedarf des Arbeitgebenden festgelegt. Das heißt, es gibt keine festen Arbeitszeiten, sondern Abrufarbeit gemäß §12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG).
Für Arbeitgebende bedeutet dies maximale Flexibilität bei der Personalsteuerung. Allerdings können auch die Beschäftigten unter bestimmten Bedingungen ihre Verfügbarkeit mitbestimmen.
Rechtliche Regelungen zur variablen Arbeitszeit in Deutschland
In Deutschland sind die wesentlichen rechtlichen Regelungen zur Arbeitszeit im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) festgehalten.
Gesetzliche Vorgaben laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
Auch bei variablen Arbeitszeiten sind die Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) einzuhalten.
Arbeitszeitgesetz im Überblick
- Es gilt die Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit mit einem verlässlichen, objektiven und zugänglichen System (z.B. HR-Software) gemäß §3 Abs. 2 ArbSchG.
- Die tägliche Höchstarbeitszeit darf lediglich in Ausnahmefällen von 8 Stunden auf 10 Stunden erhöht werden gemäß §3 ArbZG.
- Eine Pause muss gemäß §4 ArbZG mindestens 15 Minuten lang sein. Bei einer Arbeitszeit von 8 Stunden ist eine Pause von 30 Minuten nach maximal 6 Stunden vorgeschrieben. Ab 9 Stunden ist eine Pause von 45 Minuten erforderlich.
Rechte und Pflichten von Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden
Insbesondere bei variablen Arbeitszeiten ist ein objektives und verlässliches System zur Arbeitszeiterfassung erforderlich, damit die Vorgaben zur Höchstarbeitszeit, Pausen- und Ruhezeiten eingehalten werden. Die Pflicht, ein solches System einzuführen und die Nutzung sicherzustellen, liegt beim Arbeitgebenden. Die Erfassung der Arbeitszeit selbst kann durch den Arbeitgebenden auf den Arbeitnehmenden übertragen werden.
Dokumentationspflichten und Nachweisführung
Die Pflicht zur Dokumentation und zur Nachweisführung ergibt sich aus §3 Abs. 2 des Arbeitsschutzgesetzes ArbSchG. Die gesamte Arbeitszeit ist nicht nur mit einem objektiven System vollständig zu erfassen, sondern auch mindestens zwei Jahre aufzubewahren (Nachweisführung).
Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen: Was ist erlaubt?
Zudem zu beachten sind Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen. Tarifverträge regeln Arbeitszeiten sowohl branchen- als auch betriebsübergreifend, während Betriebsvereinbarungen firmeninterne Abmachungen zwischen Arbeitgebenden und Betriebsrat sind. Dabei müssen Betriebsvereinbarungen bestehende Tarifverträge einhalten. Individuelle Vereinbarungen dürfen tarifliche Regelungen nicht umgehen oder zum Nachteil der Beschäftigten abändern.
Vorteile und Herausforderungen variabler Arbeitszeiten für Unternehmen
Arbeitgebende profitieren bei der variablen Arbeitszeit von einer erhöhten Produktivität. Trotzdem sind mögliche Herausforderungen zu berücksichtigen, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität
Durch variable Arbeitszeiten werden Arbeitsbeginn, -ende und -dauer vom Arbeitgebenden je nach Bedarf festgelegt. Dies ermöglicht eine bessere Anpassung an betriebliche Schwankungen und optimiert den Personaleinsatz – ein Vorteil, der sich direkt auf den Unternehmenserfolg auswirkt.
Gleichzeitig können Beschäftigte unter bestimmten Bedingungen profitieren: Eine bedarfsgerechte Steuerung der Arbeitszeiten kann Überstunden reduzieren und in manchen Fällen mehr Flexibilität in auftragsschwachen Phasen bieten.
Bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
Diese Flexibilität erlaubt es Mitarbeitenden, ihren Beruf und ihr Privatleben besser miteinander zu vereinbaren. Zum Beispiel können Arztbesuche leicht wahrgenommen werden, ohne dass die Arbeitszeit beeinflusst wird.
Herausforderungen bei der Planung und Umsetzung
Ohne ein geeignetes System mit klar definierten Rahmenbedingungen können Arbeitgebende schnell den Überblick verlieren – insbesondere bei der Einhaltung und Steuerung der Arbeitszeiten.
Risiken für Überstunden und Arbeitszeiterfassung
Laut einem Bericht des Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Instituts WSI (Lott & Ahlers, 2021) führen variable Arbeitszeiten – ohne klare Richtlinien – zu unbezahlten und sogar undokumentierten Überstunden. Dies führt zu einer Überlastung der Mitarbeitenden, was in einer verringerten Produktivität resultiert.
Allerdings zeigen Lott und Ahlers (2021) auf, dass Beschäftigte, deren Arbeitszeit systematisch und objektiv erfasst wird, weniger Überstunden leisten und sich besser erholen.
Wie können Unternehmen variable Arbeitszeiten erfolgreich umsetzen?
Es gibt also praktisch bewährte und wissenschaftlich fundierte Best-Practices für Unternehmen, um variable Arbeitszeiten erfolgreich umzusetzen und von den zahlreichen Vorteilen zu profitieren.
Klare Richtlinien und transparente Kommunikation
Entscheidend für den Erfolg sind in erster Linie eine präzise Definition klarer Richtlinien sowie die transparente Kommunikation. Diese müssen schriftlich und für jeden zugänglich festgehalten werden.
Einsatz von Software zur Arbeitszeiterfassung
Neben klaren Richtlinien in Kombination mit einer transparenten Kommunikation bietet die präzise Arbeitszeiterfassung mit einer speziellen Software eine Reihe von Vorteilen.
Arbeitszeiterfassungssysteme, wie die Zeiterfassungssoftware, stellen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher. Integrierte Arbeitszeit-Rechner gewährleisten die Einhaltung von Pausen- Workforce Management Software sowie Ruhezeiten und vermeiden unzulässige Überstunden. Zusätzlich liefern Analysetools wichtige Erkenntnisse zur Optimierung von Betriebsprozessen und zur Steigerung der Effizienz.
Flexible Schichtplanung und digitale Lösungen
Nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wird durch digitale Softwarelösungen gewährleistet. Vielmehr dienen digitale Lösungen der effizienten Planung und Steuerung von Schichten, was die dynamische Schichtplanung ermöglicht. Dadurch sind schnelle Anpassungen an veränderte Bedingungen (z.B. Krankmeldungen oder Auftragsspitzen) leicht umsetzbar. Für HR-Verantwortliche bedeutet dies einen deutlich geringeren organisatorischen Aufwand bei gleichzeitig höherer Effizienz.
Regelmäßige Evaluation und Anpassung der Arbeitszeitmodelle
Regelmäßige Meetings und Feedbackrunden helfen dabei, Arbeitszeitmodelle regelmäßig zu bewerten und entsprechend zu optimieren.
Wichtige Punkte für HR-Verantwortliche auf einen Blick
- Variable Arbeitszeit bedeutet maximale Flexibilität für den Arbeitgebenden, da die Arbeitszeiten entsprechend der aktuellen Auftragslage angepasst werden können.
- Auch bei variablen Arbeitszeiten besteht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes. Mit einer Zeiterfassungssoftware wird die Einhaltung dieser Vorgaben sichergestellt.
- Zur erfolgreichen Umsetzung der variablen Arbeitszeit sind klare Richtlinien und transparente Kommunikation unerlässlich.
Wie Kelio Sie bei der Verwaltung variabler Arbeitszeiten unterstützt
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Weiterführende Literatur
Lott, Y., & Ahlers, E. (2021). Flexibilisierung der Arbeitszeit: Warum das bestehende Arbeitszeitgesetz und eine gesetzliche Arbeitszeiterfassung wichtig sind (WSI Report Nr. 68) [Bericht]. Wirtschafts- und Sozialwissenschaftliches Institut (WSI), Hans-Böckler-Stiftung.
