Spätestens seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs steht fest: Unternehmen müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden vollständig und präzise erfassen – auch im Homeoffice. Doch wie lässt sich die Arbeitszeit im Homeoffice rechtssicher und praxisnah erfassen – ohne zusätzlichen Aufwand für Unternehmen oder Mitarbeitende?
Erfahren Sie in diesem Artikel, welche gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung gelten, welche Herausforderungen HR-Abteilungen im Homeoffice-Alltag meistern müssen und warum eine digitale Lösung der Schlüssel zu mehr Transparenz, Produktivität und Rechtssicherheit ist. Zudem erfahren Sie, was bei der Auswahl der passenden Software erfolgsentscheidend ist – inklusive Vergleich aktueller Anbieter.
Warum ist die Zeiterfassung im Home Office unverzichtbar?
Unternehmen sind auch bei der Zeiterfassung im Homeoffice an gesetzliche Vorgaben gebunden, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Zu beachten sind unter anderem das Arbeitszeitgesetz sowie das Arbeitsschutzgesetz.
Rechtliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland
Gesetzliche Vorgaben im Überblick
- Es gilt die Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit mit einem verlässlichen, objektiven und zugänglichen System (z. B. HR-Software) gemäß §3 Abs. 2 ArbSchG.
- Die tägliche Höchstarbeitszeit darf lediglich in Ausnahmefällen von 8 Stunden auf 10 Stunden erhöht werden gemäß §3 ArbZG.
- Eine Pause muss gemäß §4 ArbZG mindestens 15 Minuten lang sein. Bei einer Arbeitszeit von 8 Stunden ist eine Pause von 30 Minuten nach maximal 6 Stunden vorgeschrieben. Ab 9 Stunden ist eine Pause von 45 Minuten erforderlich.
Herausforderungen für Unternehmen und HR-Abteilungen
Vor allem bei der Arbeitszeiterfassung im Homeoffice kann es zu Herausforderungen für Unternehmen und HR-Abteilungen kommen. Besonders herausfordernd ist die Einhaltung von Vorgaben zu Überstunden, Pausen und täglichen Höchstarbeitszeiten.
Risiken fehlender Zeiterfassung: Von Überstunden bis Datenschutzproblemen
Insbesondere im Homeoffice neigen Mitarbeitende dazu, die gesetzlichen Vorgaben zu Höchstarbeitszeiten, Pausenzeiten und Ruhezeiten nicht einzuhalten. Deshalb ist ein objektives und verlässliches System zur Arbeitszeiterfassung erforderlich, damit die Einhaltung dieser Vorgaben zuverlässig sichergestellt wird.
Die Pflicht, ein solches System einzuführen und die Nutzung zu gewährleisten, liegt beim Arbeitgebenden. Die Erfassung der Arbeitszeit selbst kann allerdings durch den Arbeitgebenden auf den Arbeitnehmenden übertragen werden.
Bei der digitalen Zeiterfassung ist der Schutz personenbezogener Daten nach DSGVO essenziell. Der Zugriff muss klar geregelt sein – Unbefugte dürfen keinen Einblick erhalten. Auch die versehentliche Weitergabe oder Löschung ist auszuschließen. Änderungen an den Daten müssen lückenlos dokumentiert und getrennt von anderen Informationen aufbewahrt werden.
Zeiterfassung
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Welche Methoden zur Zeiterfassung im Home Office gibt es?
Zur präzisen Zeiterfassung im Homeoffice können Unternehmen auf digitale oder manuelle Systeme zurückgreifen. Hier sind die Vor- und Nachteile abzuwägen, um eine passende Lösung für das eigene Unternehmen auszuwählen.
Digitale Zeiterfassungssysteme – Effiziente Lösungen für Unternehmen
Digitale Zeiterfassungssysteme erleichtern die Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten erheblich. Arbeitszeiten können per PC, Stempeluhr, Smartphone und Tablet leicht erfasst werden und sind in Echtzeit übersichtlich aufrufbar. Integrierte Arbeitszeit-Rechner ermöglichen die automatische Berechnung der Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten sowie Überstunden. Dies trägt erheblich zur Reduzierung des Fehlerrisikos bei. Gesetzliche Vorgaben werden einfach und automatisch eingehalten. Zusätzlich wird der administrative Aufwand für HR wesentlich reduziert, wodurch Zeit für weitere wichtige HR-Themen bleibt.
Excel-Tabellen und manuelle Zeiterfassung – Noch zeitgemäß?
Mit einer Excel-Tabelle erfassen Arbeitnehmende ihre Arbeitszeit manuell. Dieses manuelle Verfahren ist fehleranfällig, leicht manipulierbar und verursacht zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Mobile Apps und Self-Service-Portale für Mitarbeitende
Mit mobilen Apps und Self-Service-Portalen können Mitarbeitende Aufgaben wie die Änderung ihrer Stammdaten oder den Download ihrer Gehaltsabrechnungen flexibel und dezentral selbst erledigen. Das entlastet die Personalabteilung, reduziert Fehlerquellen und sorgt für schnellere Prozesse im Unternehmen.
Integration in bestehende HR-Software: Automatisierung und Effizienz
Gerade im Homeoffice ist eine nahtlose Integration der Zeiterfassung in bestehende HR- und Unternehmenssysteme entscheidend. Nur wenn die Software mit vorhandenen Tools wie Lohnabrechnung oder Projektmanagement vernetzt ist, gelingt eine effiziente, ortsunabhängige Zeiterfassung ohne doppelte Datenpflege. Lösungen wie Kelio bieten hierfür flexible Schnittstellen, die die Integration in bestehende HR-Software ermöglichen.
Anforderungen an eine rechtskonforme Zeiterfassung im Home Office
Auch bei der Zeiterfassung im Homeoffice sind die gesetzlichen Vorgaben – Arbeitszeitgesetz und Datenschutzgrundverordnung – verpflichtend. Dies zeigt auch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs.
Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und EuGH-Urteil – Was ist verpflichtend?
Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Unternehmen ein objektives, verlässliches und leicht zugängliches System einführen müssen, um die Arbeitszeit der Mitarbeitenden präzise und zuverlässig zu erfassen. Die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind somit verpflichtet, die täglich geleistete Arbeitszeit zu messen. Ziel ist, die Rechte der Arbeitnehmer zu stärken.
Das Arbeitszeitgesetz verpflichtet Unternehmen zur Einhaltung der Vorgaben von Höchstarbeitszeit, Pausen- und Ruhezeit. Eine Pause muss gemäß §4 ArbZG mindestens 15 Minuten lang sein. Bei einer Arbeitszeit von 8 Stunden ist eine Pause von 30 Minuten nach maximal 6 Stunden vorgeschrieben. Ab 9 Stunden ist der Arbeitnehmende zu einer Pause von 45 Minuten gesetzlich verpflichtet.
Datenschutz und Sicherheit: So schützen Unternehmen die Daten ihrer Mitarbeitenden
Im Homeoffice ist der Schutz sensibler Daten der Mitarbeitenden bei der Zeiterfassung besonders kritisch. Damit Unternehmen DSGVO-konform handeln, braucht es Systeme mit klaren Rollen- und Zugriffsrechten sowie lückenloser Protokollierung aller Änderungen. Nur so lässt sich Transparenz schaffen und der Datenschutz auch außerhalb des Unternehmensstandortes zuverlässig gewährleisten.
Transparenz für Arbeitnehmende: Warum klare Regeln entscheidend sind
Klar definierte Regeln haben sich als Best-Practice zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice bewährt. Konflikte aufgrund von unklaren oder unverständlichen Prozessen werden im Vorhinein vermieden. So werden die Transparenz und die Produktivität erhöht.
Wie setzt man eine effektive Zeiterfassung im Home Office um?
Durch wenige einfache Maßnahmen können Unternehmen die effektive Zeiterfassung im Homeoffice sicherstellen. Dazu gehört neben der Definition klarer Richtlinien auch die Auswahl der richtigen HR-Software und die Schulung der Mitarbeitenden.
Klare Richtlinien für Mitarbeitende definieren
Um Verbindlichkeit und Sicherheit zu schaffen, sind klare Richtlinien zu definieren und schriftlich festzuhalten. Diese Vorgaben müssen verständlich formuliert, allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht und einheitlich angewendet werden. Zudem sollten sie regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden.
Die richtige Software für das Unternehmen auswählen
Mit einer Zeiterfassungssoftware wird die Einhaltung geltender gesetzlicher Vorgaben und die Verbesserung von Prozessen – auch im Homeoffice – sichergestellt. Umso erfolgsentscheidender ist die Auswahl einer maßgeschneiderten Software. Dabei sind folgende Faktoren zu beachten:
- Arbeitszeiterfassung per Terminal, PC, Smartphone und Tablet
- Benötigter Funktionsumfang
- Einfache Integration in bestehende Systeme
- Hohe Benutzerfreundlichkeit
- Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Einführung und Schulung: Akzeptanz bei den Mitarbeitenden fördern
Gerade bei der Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung sind Widerstände von Mitarbeitenden keine Seltenheit. Häufig zeigt sich das daran, dass das System nicht genutzt oder umgangen wird. Frühzeitige Kommunikation und begleitende Schulungen sind daher entscheidend, um Akzeptanz zu schaffen und Unsicherheiten abzubauen. Strukturiert vermittelte Inhalte geben den Mitarbeitenden Sicherheit im Umgang mit dem neuen System – auch im mobilen Arbeitskontext.
Kontinuierliche Optimierung und Kontrolle der Zeiterfassung
Klare Richtlinien und Schulungen in Verbindung mit kontinuierlichen Optimierungen und Kontrollen gewährleisten die effektive Zeiterfassung im Homeoffice. Dazu ist zum einen das Feedback der Mitarbeitenden, zum anderen die Datenanalyse erforderlich. Moderne Systeme bieten neben der klassischen Zeiterfassung auch integrierte Auswertungs-Tools, die Optimierungspotenziale sichtbar machen.
Welche Vorteile hat eine digitale Zeiterfassung im Home Office?
Bei effektiver Umsetzung ergeben sich wichtige Vorteile bei der Zeiterfassung im Homeoffice.
Weniger Bürokratie und effizientere HR-Prozesse
Bei einer Zeiterfassungssoftware mit integriertem Arbeitszeit-Rechner profitieren HR-Abteilungen von einer erheblichen Verringerung der administrativen Aufwände. Überstunden und Pausen müssen nicht mehr manuell berechnet werden, sondern werden automatisch ermittelt und übersichtlich dargestellt.
Mehr Transparenz für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Intuitive Dashboards bieten einen klaren Überblick über Arbeitszeiten – sowohl für Mitarbeitende als auch für Führungskräfte.
Bessere Work-Life-Balance und Vermeidung von Überstunden
Eine digitale Zeiterfassung im Homeoffice schafft Transparenz und schützt vor unbezahlten Überstunden. Automatische Benachrichtigungen erinnern an Pausen oder Tageslimits – und fördern so eine gesunde Work-Life-Balance und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Automatische Reports und Compliance-Sicherheit
Automatische Reports liefern Echtzeit-Einblicke in Arbeitszeiten und Abwesenheiten, während integrierte Compliance-Funktionen sicherstellen, dass gesetzliche Vorgaben auch im Homeoffice jederzeit zuverlässig eingehalten werden.
Die besten Software-Lösungen für die Zeiterfassung im Home Office
Bei der Auswahl einer passenden Zeiterfassungslösung spielen zahlreiche Faktoren eine Rolle – von technischer Infrastruktur über Kosten und Funktionen bis hin zur langfristigen Effizienz im HR-Alltag.
Cloud-basierte vs. On-Premise-Lösungen – Was passt besser?
Im Gegensatz zu On-Premise-Lösungen bieten cloudbasierte Systeme einen flexiblen, ortsunabhängigen Zugriff auf HR-Daten – ideal für die Zeiterfassung im Homeoffice. Weitere Vorteile von cloudbasierten Lösungen sind:
- Hohe Flexibilität und Skalierbarkeit
- Schnellere und einfachere Implementierung
- Änderungen in Echtzeit einsehbar
Kostenfaktoren und ROI: Wann lohnt sich die Investition?
Mit der Einführung digitaler Zeiterfassung vermeiden Unternehmen Folgekosten, die aus ineffizienten HR-Prozessen entstehen – etwa durch manuelle Dateneingaben oder fehlerhafte Abrechnungen. Besonders bei hybriden Arbeitsmodellen wie dem Homeoffice sorgt eine automatisierte Lösung für klare Strukturen und weniger Abstimmungsaufwand. Die Investition zahlt sich schnell durch eingesparte Zeit, geringere Fehlerquoten und einen spürbar reduzierten Verwaltungsaufwand aus.
Must-have-Funktionen: Worauf HR-Verantwortliche achten sollten
Wichtige Kriterien bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware sind Funktionsumfang, Anpassungsfähigkeit, Nutzerfreundlichkeit und die Qualität des Supports.
Vergleich der beliebtesten Anbieter auf dem Markt
Der folgende Vergleich basiert auf einer aktuellen, tiefgehenden Analyse gängiger Zeiterfassungssoftwares und zeigt, wie verschiedene Anbieter in den zentralen Kriterien wie Funktionsumfang, Anpassungsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Serviceleistung abschneiden.
Referenzen (Capterra) 4,6/5 2,5/5 4,2/5 2/5 k.A. k.A.
| Kriterien/ Software | Kelio | Atoss | UKG | GFOS | Isgus | PCS | Tisoware |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Unterneh- mensgröße | Klein-groß | Klein – groß | Ab 100 | Ab 100 | k.A. | Klein - groß | Ab 100 |
| Funktions- vielfalt | +++ | +++ | +++ | ++ | ++ | + | +++ |
| Anpassungs- fähigkeit | +++ | ++ | ++ | +++ | +++ | ++ | ++ |
| Benutzerfreun- dlichkeit | +++ | ++ | ++ | + | ++ | ++ | ++ |
| Kunden- service | +++ | ++ | ++ | + | ++ | +++ | ++ |
| Referenzen (Capterra) | 4,6/5 | 2,5/5 | 4,2/5 | 2/5 | k.A. | k.A. | k.A. |
Die Vergleichstabelle zeigt, dass Kelio in den Bereichen Funktionsumfang, Anpassungsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Kundenservice besonders überzeugt – und damit eine leistungsstarke Lösung für Unternehmen jeder Größe darstellt.
