Planung ist wichtig, Struktur noch wichtiger. Ob Produktion, Handel oder Gesundheitswesen – ohne eine durchdachte Einsatzplanung geraten Abläufe schnell ins Stocken. Eine durchdachte Planung stellt sicher, dass Arbeitszeiten, Qualifikationen und Personalbedarfe optimal aufeinander abgestimmt sind und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Sie verhindert Unter- und Überdeckung, reduziert Kosten und steigert gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit.
Erfahren Sie in diesem Beitrag, was Einsatzplanung bedeutet, welche Fehler Sie vermeiden sollten und wie moderne Software Ihre Planung einfacher und transparenter macht.
Einsatzplanung Mitarbeitende – Definition und Bedeutung
Die Einsatzplanung bildet das Fundament für einen reibungslosen Betriebsablauf. Diese sorgt dafür, dass Arbeitszeiten, Qualifikationen und Personalbedarfe optimal aufeinander abgestimmt sind.
Was versteht man unter Einsatzplanung?
Unter einer Einsatzplanung versteht man die Koordination von Schichten und Arbeitszeiten der Mitarbeitenden, um zur richtigen Zeit die passenden qualifizierten Mitarbeitenden vor Ort zu haben.
Zu den Kernaufgaben der Einsatzplanung zählen
- die Abdeckung von Personalbedarfen und betrieblichen Anforderungen,
- die Berücksichtigung von Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Feiertage) und
- die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. Arbeitszeitgesetz – ArbZG).
Die Einsatzplanung von Mitarbeitenden umfasst zwei Dimensionen - die operative sowie die strategische Dimension. Die operative Ebene umfasst die kurzfristige und praktische Planung von Diensten, während die strategische Dimension die langfristige und bedarfsorientierte Planung im Rahmen vom Workforce Management betrachtet.
Warum ist eine strukturierte Einsatzplanung wichtig?
Mit einer strukturierten Einsatzplanung wird zum einen die Unter- und die Überdeckung von Mitarbeitenden vermieden. Zum anderen wird die Produktivität erhöht, während die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert wird.
5 sofort umsetzbare Tipps für eine strukturierte Einsatzplanung
Eine strukturierte Einsatzplanung ist mit wenigen Best-Practices leicht umsetzbar.
Frühzeitig Wünsche und Verfügbarkeiten abfragen
Mitarbeitende frühzeitig nach Urlaubs- und Schichtwünschen zu fragen, vereinfacht die Einsatzplanung langfristig. Wenn Verfügbarkeiten frühzeitig bekannt sind, können Verantwortliche den Personaleinsatz deutlich besser planen. Dies steigern die Planungssicherheit und Effizienz erheblich. Zudem werden Mitarbeitende aktiv beteiligt, was die Akzeptanz und die wahrgenommene Fairness positiv beeinflusst.
Schulung der Planenden mit Praxisbeispielen
Auch eine effiziente Einsatzplanung erfordert umfassendes Know-how der Planenden insbesondere mit praktischem Bezug. Schulungen dienen dazu, Kompetenzen aufzubauen und gezielt den Umgang mit Tools und Prozessen zu trainieren, um Sicherheit in der Anwendung zu gewährleisten. Dabei spielen Trainings aus realen Beispielen aus dem Arbeitsalltag eine zentrale Rolle. So können typische Planungsfehler leicht vermieden und Best Practices einfach vermittelt werden.
Tools zur Auswertung von Planabweichungen nutzen
Tools zur Auswertung von Planabweichungen helfen dabei, Unterschiede zwischen geplanter und tatsächlich geleisteter Arbeitszeit systematisch zu erfassen und zu analysieren. Dadurch werden Abweichungen sichtbar gemacht, um die Ursachen für Mehrarbeit, Leerlauf oder Fehlzeiten zu identifizieren. Gleichzeitig ist die Kostenkontrolle leicht umsetzbar, da Auswirkungen von Abweichungen auf Budget und Ressourcen frühzeitig erkannt werden können. Auf Grundlage dessen können Optimierungspotenziale abgeleitet werden.
Feedback der Mitarbeitenden in die Planung einbeziehen
Weiterhin ist das Feedback der Mitarbeitenden zu Schichten, Belastungen und Präferenzen zu berücksichtigen. Diese Beteiligung schafft Vertrauen und steigert die Zufriedenheit, während die Hinweise der Mitarbeitenden helfen, Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
Notfallpläne für kurzfristige Änderungen vorbereiten
Eine umfassende Einsatzplanung beinhaltet auch einen Notfallplan, der Lösungen für kurzfristige Änderungen bereithält. Mit einem Notfallplan werden Störungen minimiert und der reibungslose Betriebsablauf sichergestellt. Ausfallszenarien wie Krankmeldungen, spontane Abwesenheiten oder Auftragsspitzen sind in die Einsatzplanung einzukalkulieren. Dabei sollte klar festgelegt sein, wer im Falle eines Ausfalls einspringt. Zudem ist es sinnvoll, flexible Mitarbeitende bzw. Springer einzuplanen.
Typische Stolperfallen vermeiden – diese Fehler kosten Sie Zeit und Geld
Ob in Excel-Tabellen, durch fehlende Kommunikation oder mangelnde Flexibilität – die größten Stolpersteine in der Einsatzplanung entstehen dort, wo Prozesse unübersichtlich, fehleranfällig und nicht zukunftssicher organisiert sind.
Warum Excel nicht immer die beste Lösung ist
Obwohl Excel eine kosteneffiziente und schnell umsetzbare Lösung ist, bringt diese eine Vielzahl von Nachteilen mit sich. Diese Nachteile sind:
- Fehler- und Manipulationsrisiko durch manuelle Eingaben
- Hoher Zeitaufwand für Pflege und Korrektur
- Begrenzte Skalierbarkeit bei wachsenden Anforderungen
- Aufwendige und zeitintensive Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen
- Mangelnde Transparenz durch fehlende Echtzeitdaten
Durch diese Nachteile entstehen vermeidbare Kosten sowie Mehraufwand für die Personalabteilung.
Kommunikationsprobleme als Erfolgsbremse
Neben den systembedingten Grenzen von Excel wirken sich auch organisatorische Faktoren negativ auf die Einsatzplanung aus – allen voran Kommunikationsprobleme, die schnell zum Erfolgshemmnis werden können. Eine unklare Kommunikation führt zu Doppelarbeit oder Lücken in der Planung, da Änderungen nicht rechtzeitig alle Beteiligten erreichen. Durch unklare Schichtpläne oder kurzfristige Änderungen kann schnell Frust bei den Mitarbeitenden entstehen. Insgesamt bremst eine unklare Kommunikation die Produktivität des gesamten Betriebes.
Fehlende Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen
Besonders kritisch wird es, wenn fehlende Abstimmungen mit kurzfristigen Änderungen zusammentreffen. Fehlende Flexibilität macht sich vor allem bei kurzfristigen Änderungen bemerkbar. Krankmeldungen oder spontane Ausfälle lassen sich ohne Puffer kaum kompensieren. Die Folge sind Engpässe, steigende Kosten durch Ad-hoc-Lösungen und eine sinkende Produktivität. Gleichzeitig führt die Überlastung einzelner Teams schnell zu Frust und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden.
Wie kann moderne Software die Einsatzplanung verbessern?
Auf dem Weg zu einer modernen Einsatzplanung gibt es verschiedene Stellschrauben – von ersten Automatisierungsschritten bis hin zum Einsatz bewährter Vorlagen bis hin zu digitalen Tools.
Erste Schritte zu mehr Automatisierung
Auf dem Weg zu mehr Automatisierung sind im ersten Schritt wiederkehrende Aufgaben zu identifizieren, die automatisiert werden können. Dafür können digitale Tools eingesetzt werden, die alle erforderlichen Daten zur Einsatzplanung zentral speichern und in Echtzeit abbilden. Im Rahmen von Pilotprojekten lassen sich diese Funktionen zunächst in einzelnen Bereichen testen, um Erfahrungen zu sammeln, Abläufe zu optimieren und die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zu sichern. Zusätzlich sind die Mitarbeitenden durch Schulungen einerseits aktiv einzubinden, andererseits im Umgang mit digitalen Tools zu befähigen.
Vorlagen nutzen und anpassen – Was wirklich hilft
Um die Einsatzplanung noch einfacher und sicherer zu gestalten, können Unternehmen auf Vorlagen zurückgreifen, die sofort einsatzbereit sind und sich individuell anpassen lassen. Mit diesen vorgefertigten Strukturen lassen sich typische Planungsfehler zuverlässig vermeiden. Dies spart Zeit und minimiert wiederkehrende Arbeitsschritte.
Praxisbeispiel: Digitale Tools im Einsatz
In der Praxis sorgen digitale Tools für eine automatisierte Schichtplanung, die Qualifikationen, Verfügbarkeiten und gesetzliche Vorgaben berücksichtigt. Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert und direkt an die Mitarbeitenden kommuniziert. Dadurch erhöht sich zum einen die Transparenz, da Einsatzpläne jederzeit eingesehen werden können. Zum anderen werden Fehler reduziert, da Planungskonflikte oder doppelte Einträge automatisch erkannt werden.
Der Einsatz digitaler Tools führt zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit und verringert den administrativen Aufwand deutlich.
Wie kann Kelio Ihre Einsatzplanung konkret verbessern?
Ob digitale Schichtplanung, die zentrale Verwaltung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten oder konkrete Praxisbeispiele – Kelio zeigt, wie moderne Software die Einsatzplanung effizienter, transparenter und rechtssicher macht.
Schichtplanung digital und fehlerfrei organisieren
Mit dem Kelio Einsatzplanung Software können Sie Ihre Schichtplanung digital und fehlerfrei organisieren. Schichtpläne werden automatisiert erstellt und berücksichtigen Verfügbarkeiten, Qualifikationen sowie betriebliche Vorgaben. Diese sind in Echtzeit einsehbar. Drag-and-Drop-, Vorlagen und Gruppierungsfunktionen reduzieren administrative Aufwände und sparen wertvolle Zeit für die Personalverantwortlichen. Bei Verstößen gegen arbeitsrechtliche Vorgaben erfolgt eine Warnung. Somit wird die Rechtskonformität sichergestellt.
Arbeitszeiten, Urlaubsanträge und Abwesenheiten zentral verwalten
Die Kelio Einsatzplanung Software bündelt alle Arbeitszeit-, Urlaubs- und Abwesenheitsdaten zentral an einem Ort. So haben Mitarbeitende und Führungskräfte jederzeit den Überblick über aktuelle Planungen – Prozesse werden einfacher, transparenter und effizienter.
Beispiele erfolgreicher Implementierung mit Kelio
Beispiel 1: Produktion
Ein mittelständischer Produktionsbetrieb konnte mit Kelio die Schichtplanung vollständig digitalisieren. Manuelle Excel-Listen wurden abgelöst, Planungskonflikte automatisch erkannt und die Transparenz über Abwesenheiten deutlich erhöht. Das Ergebnis: weniger Überstunden, mehr Planungsqualität und zufriedene Mitarbeitende.
Beispiel 2: Gesundheitswesen
Eine Klinik nutzt das Kelio Workforce Management, um Dienstpläne rechtssicher und flexibel zu gestalten. Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankmeldungen werden in Echtzeit berücksichtigt, sodass jederzeit ausreichend qualifiziertes Personal eingeplant ist. Dadurch konnte die Patientensicherheit gestärkt und gleichzeitig die Belastung der Belegschaft reduziert werden.
