Sie haben vielleicht schon von Workforce-Management gehört. Das ist ein Konzept, das heute das Gebot der Stunde ist und das immer mehr Unternehmen in Betracht ziehen. Aber was bedeutet das und worauf ist zu achten? Wir werden sehen!
Was ist Workforce-Management und was ist zu beachten?
Workforce-Management bedeutet „Verwaltung des Personalbestands“. Es handelt sich um eine Disziplin, die sich mit der Planung und der effizienten Verwaltung des Personals in einer Organisation befasst.
Das Hauptziel von Workforce-Management ist die Optimierung von Produktivität und Effizienz durch die Anpassung der Personalverfügbarkeit an den Personalbedarf. Dies ermöglicht eine perfekte Verwaltung und eine höhere Produktivität und verbessert die Abläufe.
Zu beachtende Hauptaspekte
Viele Unternehmen verfolgen das Ziel, die Personalverfügbarkeit jederzeit mit dem Personalbedarf in Einklang zu bringen, um die Kosten zu optimieren und die Produktivität zu steigern.
Um dies zu erreichen, müssen die folgenden Aspekte berücksichtigt werden:
1. Planung des Personalbestands
Zunächst muss die Zahl der in jeder Abteilung oder jedem Bereich der Organisation benötigten Mitarbeiter ermittelt werden.
Wenn ein Unternehmen von Grund auf neu gegründet wird und keine Vorkenntnisse oder Erfahrungen vorhanden sind, ist dies nicht einfach. Faktisch stellen viele Arbeitgeber nur einige wenige Mitarbeiter ein und stocken die Belegschaft auf, sobald sie dies für notwendig erachten. Auf diese Weise stellen sie nicht mehr Leute ein, als sie wirklich brauchen.
Im Idealfall sollten die Arbeitszeiten festgelegt und das Personal entsprechend eingeteilt werden. Die Möglichkeit, auf Daten aus der Vergangenheit zurückzugreifen, und die Fähigkeit, die Nachfrage und Markttrends einzuschätzen, sind der Schlüssel zum Erfolg. Es ist daher wichtig, diese Daten zur Hand zu haben, um den Personalbestand richtig planen zu können.
Die Alternative heißt Trial & Error. Wenn es keine Daten aus der Vergangenheit gibt, wissen wir, dass es schwierig sein kann, die Anzahl der benötigten Arbeitskräfte zu bestimmen. In diesem Fall ist es daher ratsam, mit wenigen Arbeitskräften anzufangen und mit zunehmender Nachfrage weitere Arbeitskräfte einzustellen.
2. Verwaltung der Arbeitszeiten der Arbeitnehmer
Beim Workforce-Management ist als nächster Aspekt die Überwachung und Kontrolle der Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu berücksichtigen.
Um hier ein gutes Ergebnis zu erzielen, werden idealerweise Komm- und Gehzeiten, genehmigte Fehlzeiten, Urlaub und andere Abwesenheitszeiten erfasst. Um Verwirrung oder Missverständnisse zu vermeiden, sollte dies mit Hilfe von Systemen und Tools geschehen, die die genaue Erfassung dieser Informationen erleichtern.
3. Schichtplanung
Ein weiterer wichtiger Aspekt von Workforce-Management ist die Schichtplanung für die Mitarbeiter. Dies bedeutet, dass faire und effiziente Arbeitszeiten geschaffen werden müssen, die sowohl den betrieblichen Erfordernissen als auch den Bedürfnissen der Arbeitnehmer Rechnung tragen.
Dies ist von entscheidender Bedeutung, da so eine Über- oder Unterbesetzung zu bestimmten Zeiten vermieden werden kann, in denen der Personalbedarf nicht wirklich durch viel Arbeit gedeckt wird. Daher können u. a. Faktoren wie die Verfügbarkeit und die Fähigkeiten der Mitarbeiter berücksichtigt werden.
4. Verwaltung der Arbeitsbelastung
Ein weiterer sehr wichtiger Aspekt, wenn ein Unternehmen die Dinge richtig machen will, ist eine ausgewogene Verteilung der Arbeitsbelastung auf die Mitarbeiter.
Wir wissen, dass es anfangs schwierig sein kann, vor allem, wenn keine Erfahrung in diesem Bereich vorliegt oder man Dinge zum ersten Mal tut. Daher sollten Sie versuchen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten gerecht zu verteilen und dabei die Fähigkeiten und Fertigkeiten der einzelnen Mitarbeiter zu berücksichtigen, um Überarbeitung oder Arbeitsüberlastung zu vermeiden.
Der letzte Aspekt wurde schon häufig vernachlässigt, findet jedoch zunehmend Berücksichtigung. Ein optimales Arbeitsumfeld ist für die Mitarbeiter immer besser, da sie sich an ihrem Arbeitsplatz gut aufgehoben fühlen und zufrieden sind. Wenn Ihre Mitarbeiter zufrieden sind, werden sie bessere Leistungen erbringen und nicht zur Konkurrenz gehen wollen.
5. Produktivitätsmanagement
Nicht zuletzt muss Workforce-Management auch die Arbeitsleistung der erbrachten Arbeit und der Mitarbeiter angemessen überwachen und analysieren.
Dies sollte mit der Zielsetzung geschehen, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln und diese dann zu optimieren. Zu diesem Zweck können die wichtigsten Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators – KPIs) in Bezug auf die Produktivität und Effizienz des Personals gemessen und analysiert werden und es können Maßnahmen zur Verbesserung dieser Indikatoren getroffen werden.
Schlussfolgerungen
Workforce-Management ist für Ihr Unternehmen nur von Vorteil. Es ist der Schlüssel, der ein Unternehmen gut funktionieren lässt und es perfekt optimiert, wodurch die Produktivität maximiert wird und damit bestmögliche Ergebnisse erzielt werden, wobei gleichzeitig auf ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeitsbelastung und Wohlbefinden der Mitarbeiter geachtet wird.
In vielen Fällen benötigen Sie eine gute Software, um alles zu erfassen, damit keine Aufgabe in Sachen Personal unter den Tisch fällt.
Haben Sie noch irgendwelche Zweifel?
